Viele PMO-Leiter stehen heute im Fadenkreuz, sei es, weil sie für lange Projektlaufzeiten oder nicht so gute Projektergebnisse verantwortlich gemacht werden. Niemand möchte beschuldigt werden, langsam oder prozesslastig zu sein, wenn es um die Planung der Ressourcenkapazität geht. Aber PMO-Leiter und Ressourcenmanager können die Ressourcen nicht projektweise verwalten. Stattdessen muss der Weg nach vorn darin bestehen, die Ressourcenkapazitäten auf hoher Ebene an das gesamte Projektportfolio anzupassen, bevor Projekte überhaupt genehmigt werden.
Wenn Sie daran interessiert sind, das Ressourcenmanagement zu einer Aufgabe für alle zu machen, werden Sie diesen neuen Gartner-Bericht PMO Leaders Can Improve Project Delivery with Better Resource Management , sehr hilfreich finden . Sie erklären, dass ein schwacher Matrix-Ansatz bei der Personalbeschaffung einem Projektteam Schaden zufügen kann, so dass es fast unmöglich ist, ein Projekt auf Kurs zu halten. Gartner versucht auch, die immer drängendere Frage zu beantworten: Wie kann ich Mitarbeiter von ihren alltäglichen Aufgaben für Projekte freistellen, wenn diese eine erhebliche Zeitspanne ohne Unterbrechung benötigen?
Dies sind schwierige Fragen, aber Gartner hat einige großartige Erkenntnisse. Sie legen einen pragmatischen, fünfstufigen Ansatz dar, der mit der Planung der Ressourcenkapazität beginnt und mit dem persönlichen Arbeitsmanagement endet. Ich denke, Sie werden ihn besonders nützlich finden, da er sich sowohl mit dem Aufstieg agiler und fester Teams befasst als auch mit der Frage, ob PPM-Führungskräfte immer noch eine Rolle bei der Planung von Ressourcenkapazitäten und dem Ressourcenmanagement spielen.
Gartner empfiehlt PPM-Führungskräften, die ihr Projektportfolio besser verwalten möchten, Folgendes:
- Beginnen Sie damit, die für die Arbeit an den Projekten verfügbaren Ressourcen auf hohem Niveau zu ermitteln. Bleiben Sie bei der Identifizierung auf der Ebene der Jobrolle und des FTE. Unabhängig davon, wo Sie sich auf der Reifeskala befinden, sollten Sie dies als erstes tun, denn es ist einfach und erfordert keine speziellen Werkzeuge.
- Beginnen Sie mit dem "Soft-Booking" von benannten Ressourcen für Projekte, sobald das Portfolio genehmigt wurde. Indem Sie die spezifischen Fähigkeiten und Fertigkeiten der einzelnen Personen berücksichtigen, können Sie realistischer sein, da nicht alle Menschen die gleichen Fähigkeiten haben.
- Personalisieren Sie das Ressourcenmanagement mit der Zuweisung von Aufgaben und dem Abgleich von Fähigkeiten - oder selbst ein gut besetztes Projekt wird in Schwierigkeiten geraten. So kann der PM die Aufgaben richtig zuweisen.
- Initiieren Sie Praktiken zur Verwaltung der Teamarbeit, um das Team zu einer produktiven Einheit zu formen. Lassen Sie das Team durch Zusammenhalt, Dynamik und Struktur den Leistungsstandard der einzelnen Mitglieder diktieren.
- Nutzen Sie das Konzept des persönlichen Arbeitsmanagements, um sicherzustellen, dass die Person, die mit der Arbeit betraut ist, diese auch erledigen kann. Jedes System der Ressourcenverwaltung, das den Einzelnen nicht direkt in den Prozess einbezieht, führt zu suboptimalen Ergebnissen.
Selbst wenn Sie alle oben genannten Punkte beherrschen, bin ich mir sicher, dass kein einziger PMO-Leiter alle diese Probleme lösen kann. Wenn Sie sich jedoch auf die Bereitstellung von Ressourcen konzentrieren, können Sie sich als echte Führungspersönlichkeit erweisen. Ihre Aufgabe ist es, andere davon zu überzeugen, sich Ihrer Suche nach einer Ressourcenumgebung anzuschließen, damit Sie den Geschäftswert besser mit den Anforderungen des Unternehmens in Einklang bringen können.
Ich denke auch, dass Gartner sehr gut darauf hinweist, wie kleine Erfolge in einem der fünf oben genannten Bereiche zu längerfristigen Gewinnen führen können. Warum sollten wir diese Forschung nicht nutzen, um zu beurteilen, wo die Dinge funktionieren oder - in manchen Fällen - nicht funktionieren? Dann können Sie mit Quick Wins vorankommen und das Ressourcenmanagement in die richtige Richtung lenken.
Optimieren Sie Ihre Ressourcenumgebung mit diesen fünf Schritten. Erfahren Sie mehr im vollständigen Bericht .
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