Auf seiner Horizons-Konferenz im Oktober brachte Planview eine große Gruppe seiner Kunden für zwei Tage zusammen, um über die Herausforderungen und Ziele zu diskutieren, die für Projektmanagement-Profis und ihre Unternehmen anstehen. Während der Veranstaltung hatte ich die Gelegenheit, während einer der Keynotes einige der Ansichten von 451 Research darüber darzulegen, wie man den Wandel umarmt und das PMO relevant hält. Wenn Sie die Präsentation verpasst haben oder sie noch einmal sehen möchten, klicken Sie auf diesen Link, um das vollständige Video anzusehen.
Es ist an der Zeit, ein 'liquides' Unternehmen zu werden.
Die größte Herausforderung für Unternehmen bei der Arbeitsausführung ist die Überwindung von Informations-, Personal- und Datensilos, die zu allgegenwärtigen technologischen und produktiven Reibungsverlusten geführt haben, um besser auf neue Markt- und Benutzeranforderungen reagieren zu können, die durch die Digitalisierung entstehen. Diese Reibung schwächt in fast allen Unternehmen die Arbeitsausführung erheblich und führt zu dem, was wir als strategische Schulden bezeichnen - die Differenz zwischen der Notwendigkeit, sich zu verändern, und der Fähigkeit, dies zu tun.
Um diese Herausforderungen zu überwinden, sollte das Ziel unserer Meinung nach darin bestehen, das zu werden, was wir "flüssig" nennen. In die Technologien und Arbeitsmethoden zu investieren, die es Ihnen ermöglichen, nicht nur Ihre verschiedenen menschlichen, digitalen und physischen Ressourcen, sondern auch Ihr eigentliches Unternehmensdesign in hohem Maße reaktionsfähig zu gestalten.
Das 'liquide Unternehmen' ist der Endzustand, auf den wir die nächste Generation von digital nativen Unternehmen hinarbeiten sehen. Sie bietet die Grundlage für eine effektive Ausführung, wenn die Geschwindigkeit der Arbeitsausführung insgesamt zunimmt, wenn mehr Arbeit ein offenes Ende hat und weniger Arbeit einen begrenzten Anfang und ein begrenztes Ende hat und wenn die Gestaltung und Ausführung von Arbeit flexibler und kontextabhängig intelligenter werden muss.
Der Weg dorthin ist unweigerlich vielschichtig. Zuallererst müssen Sie dieses Dilemma erkennen und dem Wandel zuvorkommen. Sie müssen erkennen, dass Sie Ihre Arbeitskonstruktionen so gestalten müssen, dass bestehende Silos abgeschwächt werden, dass sie skalierbar sind, dass alles berichtspflichtig ist, dass Sie Ihre Arbeitsszenarien modellieren können, dass Sie Ihre Mitarbeiter stärker einbinden, indem Sie ihnen mehr Handlungsspielraum geben, und dass Sie in Ihrem gesamten Unternehmen Transparenz in Bezug auf Ziele, Ausführung und Beiträge schaffen. Wenn Sie auch nur einen dieser Punkte nicht beachten, werden Sie bei der Planung, Ausführung und Nachverfolgung Ihrer Arbeit auf Schwierigkeiten stoßen.
Genauer gesagt, erkennen Sie, dass mit einer wachsenden Anzahl von Anwendungen, die durch SaaS katalysiert werden, mehr Arbeit in verschiedenen Anwendungen stattfinden muss, die durch benutzerdefinierte Workflows erleichtert wird.
Sorgen Sie für Flexibilität bei den Tools, die Sie verwenden.
Schauen Sie sich die Werkzeuge an, mit denen Sie neue Arbeitskonstrukte erstellen können, indem Sie die umfassende Konnektivität zwischen den verschiedenen Arbeitsknotenpunkten nutzen. Versuchen Sie, die Zusammenarbeit stärker in den Kontext der strukturierten Arbeit einzubinden und nicht als separaten Ort, der nicht mit ihr verbunden ist.
Denken Sie darüber nach, wie Sie die Verantwortung für die Gestaltung und Verwaltung der Arbeit dezentralisieren können, einschließlich komplexer Arbeitsszenarien, Geschäftsbereiche, Teams und Einzelpersonen sowie denjenigen, die am nächsten am Ort der Arbeitsleistung sind.
Denken Sie darüber nach, wie Sie mehr von dem ermöglichen können, was wir als "WorkOps" bezeichnen, d.h. eine reaktionsschnelle Arbeitsausführung durch intelligenten Kontext, Workflow-Automatisierung, Zusammenarbeit und Berichterstattung über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Lokale Teams erhalten die Freiheit, neue Arbeitsprozesse auf lokaler Ebene zu entwickeln und zu schaffen, die neue Wege zur Organisation von Ressourcen im gesamten Unternehmen eröffnen. Und wo Einzelpersonen sich selbst in temporären und permanenten Arbeitsgruppen organisieren können. Diese Art von Flexibilität, da sich die Knoten, einschließlich der Menschen, viel leichter mosaikartig anordnen lassen, um Arbeiten auszuführen, wird unserer Meinung nach ein Schlüsselmerkmal für die zukünftige digitale Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen sein.
Übernehmen Sie WorkOps-Praktiken, um reaktionsfähiger zu werden.
Für PMOs und Projektmanagement-Profis hat dieses neue Manifest für moderne Arbeitsausführung eine Reihe von Auswirkungen. In erster Linie geht es darum, "Projekte" und "Portfolios" neu zu überdenken. Es wird weniger streng sequentiell gearbeitet, Ziele und Anforderungen werden zunehmend außerhalb eines begrenzten Start- und Endlebenszyklus konzipiert. Im Gegensatz zur traditionellen PMO-zentrierten Arbeit wird bei WorkOps auch immer mehr Wert auf die Dezentralisierung der Arbeit gelegt - jeder wird im Grunde zum Projektmanager. Anstelle von endlichen Projekten werden mehr Arbeitsszenarien operationalisiert, wobei die Sichtbarkeit und die Erkenntnisse über den gesamten Lebenszyklus hinweg die kontinuierliche Ausführung von im Wesentlichen fortlaufenden, sich wiederholenden und ineinandergreifenden Arbeitsströmen fördern. Diese Arbeitsabläufe sorgen dafür, dass das Unternehmen schnell auf sich ändernde Markt- und Benutzeranforderungen reagieren kann.
Wie bei den Lean- und Agile-Methoden liegt auch bei WorkOps der Schwerpunkt auf dem kontinuierlichen Lernen, um ein System der Bereitstellung zu optimieren. Diejenigen, die die Arbeit erledigen, sind am besten in der Lage zu entscheiden, wie sie erledigt wird, und der Schwerpunkt liegt darauf, schnell auf Veränderungen zu reagieren, anstatt einen vereinbarten Plan zu erfüllen. Es behandelt alle physischen, digitalen und menschlichen Knotenpunkte eines Unternehmens so, als ob sie alle programmierbar wären. Das Ziel ist es, so viel Intelligenz und Automatisierung wie möglich in diese Knotenpunkte einzubringen.
Diese Verschiebung bedeutet für das PMO ein viel empfindlicheres Gleichgewicht zwischen Zentralisierung und Lokalisierung. Die Gewährleistung einer standardisierten Definition, Dokumentation und Lieferung von Arbeit und die Verallgemeinerung von Best Practices mit mehr Spielraum für variable Arbeitsumgebungen, Ressourcen und Anforderungen; die Notwendigkeit einer viel schnelleren Entscheidungsfindung, die Priorisierung des Arbeitsflusses und die Ermöglichung eines hohen Maßes an Spezialisierung bei der lokalen Ausführung. Es braucht eine noch klarere Sichtlinie von der Strategie zu den Ergebnissen, es erfordert eine durch und durch datengesteuerte Arbeit und ist auf umfassende Transparenz angewiesen.
Für den modernen Projektmanager müssen sich die Fähigkeiten weiterentwickeln. Die Fähigkeit, Arbeitsabläufe zu konzipieren und Erkenntnisse zu generieren und Arbeitsmanagement bewährte Praktiken aus verschiedenen Arten von Arbeitsszenarien zu synthetisieren. Der Schwerpunkt muss stärker auf Kommunikation, Verhandlung, Einflussnahme und Stakeholder-Management liegen. Es erfordert auch technisches Verständnis, wenn nicht gar Spezialisierung, in diesen neuen Arbeitsadern, die die Zukunft der Arbeit gestalten.
Es handelt sich um eine Evolution, nicht um eine Revolution. In den Unternehmen besteht nach wie vor ein enormer Bedarf an Fachkenntnissen in Bezug auf die Gestaltung, Verwaltung und Berichterstattung von Arbeit. Wenn es seine Karten richtig ausspielt, wird sich das PMO zu einem strategischen organisatorischen Aktivposten in den zukünftigen digital nativen Unternehmen entwickeln, die gewinnen werden.
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