Automatisierung ist eine Möglichkeit, einen Prozess zu verbessern, indem man den manuellen Aufwand reduziert oder eliminiert. Es kann die Geschwindigkeit oder Genauigkeit eines wiederholbaren Prozesses verbessern und so Ihre Ressourcen freisetzen, damit Sie sich auf differenziertere Aufgaben konzentrieren können. Automatisierung kann auch dazu beitragen, dass jeder mit wenig oder gar keinem Vorwissen in einen Prozess einsteigen kann.
Der Wert der Automatisierung liegt auf der Hand, aber es ist oft schwierig zu bestimmen, was automatisiert werden sollte - und in welcher Reihenfolge. Das 5 Whys ist ein hilfreiches Denkwerkzeug, das wir bei Planview AgilePlace verwenden, um die Ursachen von Problemen aufzudecken und sie methodisch zu priorisieren.
Menschen sind schreckliche Roboter
Die meisten IT-Teammitglieder, die ich kenne, sind von ihrem Fachgebiet begeistert, weil es interessante Probleme zu lösen gilt. Leider verbringen sie einen Großteil ihrer Zeit mit langweiliger, sich wiederholender Arbeit, die weder Spaß macht noch interessant ist - aber dennoch erledigt werden muss.
Seien wir ehrlich - Menschen sind schreckliche Roboter. Wir langweilen uns und sind frustriert, wenn wir uns wiederholende Arbeiten ausführen müssen. Besonders ärgerlich ist es, wenn wir etwas wegen eines Fehlers, den wir gemacht haben, überarbeiten müssen. Das heißt, wenn wir sie erkennen können - menschliches Versagen kann schwer aufzuspüren sein. Bei dieser Art von Arbeit können Sie Ihren Stress lindern, indem Sie die Automatisierungsroboter die sich wiederholenden und mühsamen Dinge erledigen lassen.
Um es klar zu sagen: Ich spreche nicht von bösen Robotern, die unsere Arbeitsplätze übernehmen - Roboter sind auch schreckliche Menschen. In unserem Bereich wird es nie einen Mangel an Problemen geben, die eine kreative Problemlösung erfordern, wie sie nur Menschen bieten können. Durch den Einsatz von IT-Automatisierung kann sich das Team auf Probleme konzentrieren, die einen Mehrwert schaffen und kreative Problemlösungen erfordern - und gleichzeitig die Geschwindigkeit und Genauigkeit der sich wiederholenden Aufgaben verbessern.
Identifizieren von Reibung
Der Aufbau der Automatisierung in Ihrem Unternehmen kann überwältigend sein. Wenn Sie versuchen zu entscheiden, wo Automatisierung einen Mehrwert bringen kann, kann es zu einer Analyse-Lähmung kommen.
Eine Möglichkeit, die Schlüsselstellen zu finden, an denen die Automatisierung den größten Nutzen bringt, besteht darin, sich auf die Beseitigung unnötiger Reibungen zu konzentrieren. Reibungsverluste können alles sein, was das Team stört, was zeitaufwändig ist, was nicht allen klar ist, was verschwinden muss oder was den Austausch von Wissen erfordert, das nicht einfach zu teilen ist. Sobald die wichtigsten Reibungspunkte identifiziert und priorisiert sind, sollten Sie einen Weg finden, wie die Automatisierung dazu beitragen kann, die Reibung an diesem einen, spezifischen Punkt zu verringern. Legen Sie die Reibungsverluste immer wieder offen und automatisieren Sie sie, bis Sie keine sinnvollen Maßnahmen mehr haben.
Diese häufigen Reibungspunkte sind in vielen IT-Organisationen eine Chance für die Automatisierung:
- Wiederholbare Aufgaben
- Lästige Aufgaben
- Aufgaben, die kein kritisches Denken oder Problemlösungsvermögen erfordern
- Aufgaben mit einer hohen Fehleranfälligkeit
The 5 Whys
Die 5 Whys ist ein Denkwerkzeug, das Sie verwenden können, um die Ursache eines Problems zu finden. Sie beginnen mit Ihrem Problem und fragen so lange nach dem "Warum", bis Ihre Antwort absurd wird. Es ist ein iterativer Weg, um Aktionspunkte innerhalb eines größeren Problems aufzudecken.
Schon früh hatte mein Team ein Problem: Alle unsere Lieferaufgaben wurden manuell erledigt. Diese Reibung führte dazu, dass die Übergabe von Fehlerkorrekturen an die QA - und damit an die Produktion - sehr zeitaufwändig war. Anstatt uns beim Brainstorming auf Annahmen zu verlassen, nutzten wir die 5 Whys, um die zugrunde liegende Ursache des Problems zu ermitteln.
Das Problem: Fehlerbehebungen an die QA zu liefern ist schwierig
Warum? - Es ist zeitaufwändig, neue Anwendungskandidaten zu erstellen
Warum? - Die Build-Schritte müssen sorgfältig beachtet werden
Warum? - Wenn Sie einen Fehler machen, müssen Sie wieder von vorne anfangen
Warum? - Es gibt eine bestimmte Build-Sequenz, um erfolgreiche Release-Kandidaten zu liefern
Warum? - So funktionieren mobile Plattformen
Warum? - Weil ...
An diesem Punkt sind die Antworten auf die Frage "Warum?" absurd. Diese Gedankenübung zeigt, dass ein Grund für die Schwierigkeit, Fehlerkorrekturen an die Qualitätssicherung zu übermitteln, darin liegt, dass es eine bestimmte Build-Sequenz gibt, die eingehalten werden muss. Das heißt, wenn wir die Build-Schritte automatisieren könnten, um sicherzustellen, dass sie in der richtigen Reihenfolge ablaufen, hätten wir es leichter, Fehlerkorrekturen zu liefern. Das ist genau das, was wir getan haben.
Seitdem haben wir unsere Reibungspunkte iterativ abgearbeitet. Was als eine Reihe kleiner Skripte begann, ist heute ein wachsendes Automatisierungssystem. Wir haben Build-Automatisierung, Test-Automatisierung und Einsatz-Automatisierung. Wir haben sogar die Erstellung und den Empfang von Test-Builds durch QA vereinfacht, indem wir Chat-Bots die Arbeit auf der Grundlage einfacher Chat-Nachrichten erledigen lassen. Wenn Sie eine Chat-Nachricht senden können, können Sie unsere Testpipeline ausführen.
Kontinuierliche Optimierung
Es ist leicht, den geschäftlichen Nutzen der Automatisierung in einer IT-Organisation zu erkennen, aber es ist ebenso leicht, von der Menge der Arbeit, die vor Ihnen liegt, überwältigt zu werden. Treten Sie einen Schritt zurück. Sie werden nicht alle Ihre Probleme auf einen Schlag lösen, aber das ist in Ordnung! Konzentrieren Sie sich auf kontinuierliche Verbesserung.
Kümmern Sie sich um eine Automatisierungsmöglichkeit und lassen Sie sich von Ihrem Prozess den nächsten Reibungspunkt zeigen, den Sie angehen müssen. Wenn Sie diesen iterativen Ansatz beim Aufbau der Automatisierung verfolgen, können Sie unnötigen Aufwand vermeiden, die Gesundheit Ihres Teams fördern und schließlich einige Schwierigkeiten aus dem Prozess Ihres Teams entfernen.
![Ein globaler Plan für kollaboratives Arbeitsmanagement [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
