Die Aufwandsschätzung ist ein entscheidender Faktor, der zwischen erfolgreichen und schwierigen Projekten unterscheidet. Dieser informative und leicht zu lesende Artikel behandelt die Grundlagen der Aufwandsschätzung, und enthält einen Blick auf die Program Evaluation and Review Technique (PERT).
Die Planung eines Projekts ist keine leichte Aufgabe; sie ist ein Projekt für sich. In den meisten Fällen gibt es keine Abkürzungen, aber es gibt bewährte Verfahren und Online-Softwarelösungen für das Projektmanagement, die Ihnen bei der Planung eines erfolgreichen Projekts helfen können.
Eine kritische Phase in jeder Projektplanung ist die Phase der Aufwandsabschätzung. Viele Projekte fangen auf dem falschen Fuß an, weil die Menschen dazu neigen, den Aufwand zu unterschätzen, der mit der Durchführung der Arbeit verbunden ist. Als Projektmanager müssen wir dafür sorgen, dass das Team ein paar Dinge versteht:
- Was Kunden brauchen
- Anforderungen
- Wie viel es kosten wird, das zu produzieren, was die Kunden wünschen
Die Menschen neigen dazu, zu optimistisch zu sein.
Die Tendenz, zuversichtlich zu sein, dass das eigene Projekt wie geplant verlaufen wird, obwohl man weiß, dass die große Mehrheit ähnlicher Projekte in Verzug geraten ist, wird als die Planungsirrtum (Kahneman & Tversky, 1979). In den meisten Fällen basieren die Projektpläne und Aufwandsschätzungen auf optimistischen Annahmen, was zu falschen Schätzungen und überfälligen Zeitplänen führt. So kann es vorkommen, dass unerwartete Ereignisse oder dringende Arbeiten mit hoher Priorität nicht berücksichtigt werden und dass die Komplexität der Aufgabe nicht in vollem Umfang berücksichtigt wird.
Eine genaue Aufwandsabschätzung ist ein Schlüsselelement für den Projekterfolg.
Mit dem Konzept des Planungsfehlers im Hinterkopf sollten Projektmanager bei der Schätzung des Aufwands in einem Projekt eine objektivere Sichtweise einnehmen. Eine einfache Methode, um eine objektivere und realistischere Aufwandsabschätzung zu erhalten, ist die Technik der Programmbewertung und -überprüfung (PERT)eine Schätzungstechnik, die auf einem berechneten gewichteten Durchschnitt von drei Zahlen basiert.
(P) - Der pessimistischste Fall, wenn alles schief geht
(O) - Der optimistischste Fall, in dem alles gut geht
(M) - Der wahrscheinlichste Fall angesichts normaler Probleme und Möglichkeiten
Die resultierende PERT-Schätzung ist ein "gewichteter Durchschnitt", bei dem der wahrscheinlichste Fall mehr Gewicht hat als die pessimistischen und optimistischen Fälle.
Der gewichtete Durchschnitt wird berechnet als (O + 4M + P)/6. Sie werden feststellen, dass die endgültige PERT-Schätzung entweder zum optimistischen oder zum pessimistischen Wert hin verschoben wird - je nachdem, welcher Wert am weitesten vom wahrscheinlichsten entfernt ist.
Die Aufwandsabschätzung sollte ständig überwacht und optimiert werden.
Nach Abschluss eines Projekts kann der Projektmanager die drei verschiedenen Schätzungen noch einmal durchgehen und feststellen, ob die Aufwandsschätzungen im Vergleich zum tatsächlichen Aufwand zu optimistisch oder zu pessimistisch waren. Die Abweichung des tatsächlichen Aufwands vom gewichteten PERT-Durchschnitt liefert den Projektmanagern eine messbare Kennzahl. Die Metrik kann im Laufe der Zeit dazu verwendet werden, die Fähigkeiten des Projektmanagers zur Aufwandsschätzung zu optimieren, indem er die Abweichungsmetrik ständig überwacht und darauf abzielt, die durchschnittliche Plan-Ist-Abweichung über alle Projekte im Portfolio hinweg zu verringern.
KPIs für die Aufwandsabschätzung.
Nachdem Sie eine Weile mit PERT gearbeitet haben, können Sie zusätzliche Metriken verwenden, um die Fähigkeiten zur Aufwandsschätzung weiter zu optimieren. Der Projektmanager kann die Standardabweichung der Aufwandsschätzung berechnen, indem er die Differenz zwischen dem optimistischen Fall und dem ungünstigsten Fall dividiert und die Differenz durch 6 (O + P6) dividiert. Die Arbeitspakete, bei denen die Standardabweichung höher ist als die durchschnittliche Standardabweichung, sollten bei den Projektmanagern eine Warnung auslösen, die anzeigt, dass für das jeweilige Arbeitspaket ein hohes Maß an Unsicherheit besteht. Je größer die Standardabweichung, desto weniger Vertrauen haben Sie in Ihre Aufwandsschätzung. Wenn die Standardabweichung klein ist, können Sie Ihrer Schätzung mehr Vertrauen schenken, da die optimistischen und pessimistischen Schätzungen näher beieinander liegen.
Erinnern Sie sich an die PERT-Formel und verwenden Sie sie, um Schätzungen vorzunehmen, wenn Sie ein hohes Maß an Unsicherheit haben.
Verbessern Sie ständig Ihre Projektmanagementfähigkeiten.
Obwohl ein Projekt per Definition ein einmaliger Aufwand ist, ist die Verbesserung Ihrer Projektmanagementfähigkeiten ein langfristiger Prozess. Erinnern Sie sich daran, Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten ständig zu verbessern und halten Sie Ausschau nach Tools wie Zeitmanagement-Software oder Best Practices, die Ihnen helfen, Ihre Fähigkeiten und Prozesse zu verbessern.
