Jede Branche hat ihre eigenen Herausforderungen. Aber in der heutigen beschleunigten Geschäftswelt sind schneller Service und pünktliche Lieferung für praktisch alle Dienstleistungsunternehmen von großem Wert.
![[Blog] Image- Wie Sie Ihre Dienstleistungen pünktlich liefern können](https://media.planview.com/changepoint-blog/hubfs/[blog]-image--how-to-keep-your-services-delivery-on-time.png)
Die wichtigste Eigenschaft eines Managers für die Erbringung von Dienstleistungen ist natürlich die pünktliche Lieferung. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie Projekte für Ihre Kunden innerhalb ihres Zeitrahmens abschließen. Wenn Sie es nicht tun? Kunden fangen an, Dienstleister als Hindernis für den Unternehmenserfolg zu betrachten und nicht mehr als wertschöpfende Unterstützung.
Indem sie die rechtzeitige Erbringung von Dienstleistungen in den Vordergrund stellen, können Unternehmen die Kundenabwanderung verringern, die Kundenzufriedenheit verbessern und Effizienzgewinne in ihren eigenen Abläufen erzielen, die Kosten senken und die Produktivität steigern. Wenn Sie über eine Unternehmensinfrastruktur verfügen, die eine konsistente, termingerechte Leistung ermöglicht, können Sie Prozesse mit einer größeren Sicherheit planen, dass diese Fristen eingehalten werden, was die Messlatte für die zu bewältigende Arbeitslast höher legt und die Bereitstellung von Diensten in großem Umfang erleichtert.
Aber diese konsistente, rechtzeitige Bereitstellung von Dienstleistungen geschieht nicht von allein. Es erfordert Planung, unternehmensweite Akzeptanz und Verfahren, die Korrekturmaßnahmen vorsehen, wenn der Zeitplan aus dem Ruder läuft. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die rechtzeitige Bereitstellung von Dienstleistungen in Ihrem Unternehmen sicherstellen können.
Erwartungen für Ihr Team und Ihre Kunden festlegen
Der erste Schritt, um die rechtzeitige Lieferung von Dienstleistungen zu gewährleisten, ist die Verankerung dieser Erwartung in Ihrer Arbeitskultur. Die Festlegung von Fristen und Terminen ist keine Garantie für einen pünktlichen Service. Es muss sowohl auf individueller als auch auf kollektiver Ebene ein tiefes Verständnis dafür vorhanden sein, welche entscheidende Rolle der zeitnahe Service für den Erfolg des Unternehmens spielt.
Die Unternehmensleitung muss eine Botschaft formulieren, die deutlich macht, wie wichtig es ist, pünktlich zu liefern. Sie muss diese Position rechtfertigen, indem sie den Wert der Pünktlichkeit für Ihre Kunden und die potenziellen Risiken, die mit der Nichteinhaltung dieses Versprechens verbunden sind, definiert. Aber die Akzeptanz Ihrer Teams lässt sich nicht allein durch Lippenbekenntnisse erreichen: Sie müssen sie wahrscheinlich durch zusätzliche Schulungen unterstützen und ihnen Tools zur Verfügung stellen, die die Probleme bei den Arbeitsabläufen im Dienstleistungsbereich beheben.
Automatisierung kann hier helfen. Durch einen zweiseitigen Dialog mit ihren Mitarbeitern können die Führungskräfte von Dienstleistungsunternehmen die größten betrieblichen Herausforderungen bei der termingerechten Erbringung von Dienstleistungen ermitteln und nach Lösungen für die Automatisierung professioneller Dienstleistungen suchen, die diese Herausforderungen angehen und reibungslosere, schnellere Arbeitsabläufe ermöglichen, um Engpässe zu vermeiden, die die termingerechte Erbringung von Dienstleistungen behindern können. Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen Chatbot-Tools zur Optimierung von Kundeninteraktionen, mobile Arbeitslösungen zur Unterstützung von Außendienstmitarbeitern, Tools zur Ressourcenverwaltung oder alles zusammen benötigt, die richtige Technologie kann den Unterschied ausmachen.
Und natürlich muss die Führung in der Lage sein, Protokolle und Verfahren zur Verwaltung dieser Arbeitsabläufe anzubieten, damit die zeitlichen Ziele unabhängig von den operativen Herausforderungen der Mitarbeiter erreicht werden können.
Erreichbare Zeitpläne aufstellen
Die Fristen für die Erbringung von Dienstleistungen können nicht pauschal festgelegt werden. Wenn Sie schnelle, qualitativ hochwertige Dienstleistungen wünschen, die den spezifischen Bedürfnissen jedes Kunden entsprechen, müssen diese Zeitpläne von Fall zu Fall mit Vertretern der jeweiligen Kundenorganisation entwickelt werden.
Durch die Festlegung von Zeitplänen, die für beide Seiten vorteilhaft sind, können sowohl das Dienstleistungsunternehmen als auch seine Kunden einen Aktionsplan aufstellen, der angesichts der Herausforderungen bei der Erbringung von Dienstleistungen realistisch ist und mit dem vom Kunden erwarteten Detailgrad und der Qualität erreicht werden kann. Diese Zeitpläne erleichtern auch eine bessere Kommunikation während des gesamten Prozesses der Dienstleistungserbringung, indem sie Meilensteine identifizieren, die den Fortschritt verfolgen und die Transparenz verbessern können.
Dank dieser Meilensteine können die Kunden die Fortschritte bei der termingerechten Bereitstellung der Dienstleistungen überwachen und sich stärker einbringen, wenn sie befürchten, dass das Projekt nicht den Erwartungen entspricht. Dienstleistungsunternehmen können diese Meilensteine nutzen, um ihre künftige Lieferstrategie zu bewerten. In einigen Fällen kann ein verpasster Meilenstein zu strategischen oder operativen Änderungen führen, die Arbeitsabläufe anpassen, Aufgaben und Prioritätsstufen neu organisieren und interne Ressourcen verwalten, um den Rückstand aufzuholen und das endgültige Lieferdatum früher als geplant einzuhalten.
Zeitpläne sind kein Instrument, mit dem Sie die Erbringung von Dienstleistungen in den Boden stampfen können. Sie sind vielmehr eine Möglichkeit, die Kommunikation zu verbessern und das interne und externe Bewusstsein für die Herausforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens zu schärfen. In Fällen, in denen ein Mangel an Struktur zu verpassten Terminen und unzufriedenen Kunden führen könnte, kann dieser organisierte Ansatz eine Katastrophe abwenden und ein Win-Win-Szenario für alle Parteien schaffen.
Festgelegte Zeitpläne einhalten
Auf Unternehmensebene ist die Bereitstellung von Dienstleistungen ein fließender Geschäftsprozess. Die Bedürfnisse und Herausforderungen können sich im Laufe des Projekts verändern. Es ist unmöglich, alle Variablen zu berücksichtigen, die sich auf die rechtzeitige Erbringung von Dienstleistungen auswirken könnten. Daher können die Zeitpläne, die Sie mit Ihren Kunden vereinbaren, zu wichtigen Instrumenten werden, die Ihnen helfen, Bedürfnisse und Erwartungen zu steuern und in einigen Fällen Ihre Lieferstrategie anzupassen.
Dieser fließende Betriebszustand kann sowohl Ihr Management von Projektteams als auch Ihre Gespräche mit Kunden leiten - vor allem, wenn spontane Entscheidungen oder Anpassungen getroffen werden müssen.
Wenn es um die Verwaltung Ihrer Teammitglieder geht, können Sie Zeitleisten verwenden, um den Fortschritt zu verfolgen und sich über die Herausforderungen zu informieren, denen sie gegenüberstehen. Unvorhergesehene Herausforderungen könnten den Fortschritt verlangsamen, oder es könnten zusätzliche Ressourcen erforderlich sein, um die zu Beginn des Projekts festgelegten Ziele zu erreichen. Sie können diese Zeitpläne aber auch nutzen, um Ihr Team an die Risiken zu erinnern, die Sie eingehen, wenn die Liefertermine nicht eingehalten werden, und zwar sowohl in Bezug auf die finanziellen als auch auf die zeitlichen Verluste, die durch ein Projekt entstehen, das sein Budget überschreitet.
Wenn Sie mit Kunden zu tun haben, können Sie das Feedback Ihres Teams nutzen, um Zeitpläne und Ziele neu zu bewerten. In manchen Fällen reicht der ursprüngliche Umfang eines Projekts nicht aus, um die Bedürfnisse Ihres Teams zu erfüllen. Die Führungskräfte müssen mit den Kunden zusammenarbeiten, um die Pläne zur Erbringung der Dienstleistungen zu überprüfen und zu entscheiden, ob Änderungen erforderlich sind.
Fehltritte ansprechen, Kurskorrekturen vornehmen
Ganz gleich, wie ausgefeilt Ihre Verfahren zur Verwaltung der Dienstleistungserbringung auch sein mögen, Unterbrechungen sind vorprogrammiert. Dies kann aus allen Richtungen kommen: Kundenanfragen in letzter Minute, unvorhergesehene geschäftliche Herausforderungen, interne Fluktuation, schlechtes Ressourcenmanagement oder sogar rechtliche Einschränkungen, die zu Rückständen führen oder neue Verfahren erfordern, um diese zu umgehen.
Dies sind keine Situationen, in denen Ihr Unternehmen auf seinen Business Continuity Plan zurückgreift, aber diese Komplikationen können Ihre termingerechte Lieferung von Dienstleistungen an einen oder mehrere Kunden beeinträchtigen und damit den Ruf Ihrer Marke und Ihre Umsatzaussichten gefährden.
Es kann schwierig sein, das Schiff wieder auf den richtigen Kurs zu bringen, aber es gibt bewährte Methoden zur Kurskorrektur (und unterstützende Tools), die Ihnen helfen können. Auch wenn Sie diese Probleme nicht in jedem Fall vermeiden können, so können Sie doch über die nötige Infrastruktur verfügen, um eine Kurskorrektur vorzunehmen, die Ihre Projekte wieder auf den richtigen Weg bringt und Ihren ursprünglichen Zeitplan einhält.
Eine Möglichkeit, den Zeitplan zu verbessern? Die Automatisierung in größerem Maßstab. Unabhängig davon, ob Sie die Vorteile von Tools zur Service-Automatisierung ignoriert oder diese Technologie nur in begrenzten Situationen eingesetzt haben, können Sie mit Hilfe der Automatisierung Ihre Abläufe rationalisieren und die Bereitstellung für Ihr Unternehmen beschleunigen.
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Gleichzeitig können Projekt-Dashboards, die einen Überblick über die Arbeitsabläufe und die Ressourcenzuweisung bieten, Ihnen helfen, die Aktivitäten neu zu ordnen, wenn Verzögerungen oder andere Störungen ein Projekt aus dem Ruder laufen lassen. Sie können Echtzeit-Überwachungstools verwenden, um Projekte genau zu verfolgen, wenn Sie versuchen, Zeit aufzuholen und kein Spielraum für Fehler besteht. Dies kann auch ein besseres Ressourcenmanagement sowie ein Zeit- und Kostenmanagement ermöglichen, um die Abläufe so zu optimieren, dass Ihr Projekt wieder auf Touren kommt - in der Hoffnung, dass Sie Ihren ursprünglichen Termin einhalten und Ihren Kunden damit begeistern können.
Fazit
Unternehmen haben nicht die Zeit oder die Ressourcen, um alles intern zu erledigen. Hier kommen Dienstleistungsunternehmen ins Spiel, die ihre Spezialisierung und ihr umfassendes Wissen nutzen, um eine Qualitätsleistung zu erbringen, die andere Unternehmen nicht selbst erbringen können.
Aber Geschwindigkeit ist wichtig. Die rechtzeitige Bereitstellung von Dienstleistungen ist entscheidend für die Unterstützung anderer Geschäftsaktivitäten, ohne dass es zu Engpässen in den Arbeitsabläufen Ihrer Kunden kommt. Die richtige Technologie kann den entscheidenden Unterschied bei der Unterstützung des Managements von Dienstleistungen ausmachen. Erfahren Sie mehr über die Auswirkungen der Technologie, indem Sie The Ultimate Guide to Services Automation lesen.
