Es gibt zwei Hauptgründe, warum Projektübergaben stattfinden. Es kann ein geplanter Teil eines ProjektplansDabei wird das Projekt am Ende einer bestimmten Phase an ein anderes Team zur weiteren Bearbeitung oder sogar zur endgültigen Übergabe an den Kunden selbst übergeben. Der andere Grund ist der zwischen Projektmanagern, wenn ein PM aus dem einen oder anderen Grund die Kontrolle über ein Projekt abgeben muss.
In diesem Artikel befassen wir uns mit der letztgenannten Situation, obwohl wir auch gesunde Ratschläge für die Übergabe von Projekten innerhalb des Teams und an den Kunden geben werden. Wenn Sie sich in einer Situation befinden, in der Sie ein Projekt übergeben müssen, finden Sie hier einige Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die Übergabe so reibungslos wie möglich verläuft.
Erstellen Sie einen ordnungsgemäßen Aufgabenstrang für die Übergabe und nutzen Sie das Projektmanagement, um sicherzustellen, dass die Dinge erfolgreich verlaufen. Da Sie höchstwahrscheinlich einen Projektplan verwenden oder Gantt-Diagramm zum Organisieren und Delegieren von Aufgabenist es sinnvoll, auch bei der Übergabe von Projekten bewährte Projektmanagementverfahren anzuwenden. Entwerfen Sie ein Arbeitsablaufdiagramm und decken alle Elemente ab, die für eine erfolgreiche Übergabe erforderlich sind. Scheuen Sie sich nicht, den Umfang der einzelnen Aufgaben zu ändern, um sicherzustellen, dass alle Bereiche abgedeckt sind.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine angemessene Übergabezeit haben.. Die Einarbeitungszeit, bevor der neue Projektmanager das Projekt übernimmt, ist Ihre Gelegenheit, den Staffelstab mit voller Kraft zu übergeben und dafür zu sorgen, dass der neue Projektmanager sofort durchstartet. So bald wie möglich, d.h. sobald der neue oder Interims-PM gewählt wurde, ist es gut, sich zumindest zu melden und Ihnen Zugang zu Ihrem Projektstatus und -fortschritt. Versuchen Sie danach, einen angemessenen Zeitraum - je nach Komplexität der Aufgabe bis zu einer Woche - für die Zusammenarbeit zu sichern, damit sie über jeden Bereich des Projekts umfassend informiert werden können.
Unterteilen Sie das Projekt in verschiedene Bereiche so dass es einfacher ist, Fragen zu stellen. Einfühlungsvermögen ist zwar in fast allen Lebensbereichen eine gute Eigenschaft, aber im Projektmanagement kann es bei der Übergabe sehr hilfreich sein, die Rolle Ihres Nachfolgers zu berücksichtigen. Sobald Sie mit der Übergabe begonnen haben, versuchen Sie, die Informationsflut zu reduzieren, indem Sie die Aufgaben, Ziele und Rollen der Teammitglieder in einzelne Abschnitte unterteilen. Dies wird verhindern, dass der nächste Premierminister einfach mit Informationen überschwemmt wird und nicht weiß, wo er anfangen soll. Indem sie selbst herausfinden, wozu sie mehr Informationen benötigen, können sie dazu beitragen, die Lücken im Übergabeprozess zu erkennen.
Holen Sie die Zustimmung von Vorgesetzten oder anderen Beteiligten ein. Das kann in beide Richtungen funktionieren, da der nächste PM nicht für Ungereimtheiten oder Probleme verantwortlich gemacht werden möchte, die das Projekt hatte, als er es übernahm, aber auch, um sicherzustellen, dass Sie nicht als Sündenbock für Dinge herhalten müssen, die nach Ihrem Ausscheiden auftauchen. Nicht nur Ihr Ruf kann darunter leiden, sondern auch Boni, Beschäftigungsmöglichkeiten oder sogar mögliche rechtliche Schritte sind in Gefahr.
