Kommunikation am Arbeitsplatz kann ein Minenfeld sein, das die Produktivität steigern oder senken kann - je nachdem, wie gut sie ist. Es ist also durchaus verständlich, dass dies eine der wichtigsten Fähigkeiten eines Projektmanagers ist. Um positive Ergebnisse von Direktunterstellten zu erzielen, ist oft eine heikle Mischung aus Ermutigung und Druck erforderlich, wobei das richtige Maß von Person zu Person unterschiedlich ist. Eines ist jedoch sicher: Nur wenige, wenn überhaupt, genießen das Gefühl, dass ihnen ein Manager über die Schulter schaut und sie ständig fragt, wann etwas fertig sein wird.
Wenn Sie Ihre Fähigkeiten als Projektmanager verbessern und bei der Arbeit effektiver kommunizieren möchten, finden Sie hier einige Tipps für den Anfang.
Respektieren Sie ihre Zeit und Situation
Im Gegensatz zu dem, was manche Führungskräfte denken, liegt es wahrscheinlich nicht daran, dass jemand an seinem Schreibtisch eingeschlafen ist oder zwei Stunden Mittagspause gemacht hat, wenn sich die Arbeit verzögert. Ein erster Schritt zu mehr Verständnis und besserer Kommunikation am Arbeitsplatz besteht darin, zu erkennen, woher die andere Person kommt. Wenn sie etwas nicht geliefert haben, liegt das höchstwahrscheinlich daran, dass sie beschäftigt sind und etwas anderes zu tun haben.
Sicher, in 100% der Fälle mag dies nicht der Fall sein, aber wenn Sie das Beste annehmen, können Sie von einer respektvollen Basis ausgehen, die den Weg für eine ehrlichere Kommunikation in der Zukunft ebnet. Oft werden Sie feststellen, dass eines von zwei Dingen zutrifft: Ihr direkter Mitarbeiter hat tatsächlich zu viel um die Ohren, oder seine Produktivität ist aus irgendeinem Grund, der sich Ihrer Kontrolle entzieht, nicht so, wie Sie sie brauchen. In jedem Fall kann ein ehrliches und respektvolles Hin und Her Ihnen helfen, die Situation gemeinsam zu verbessern.
Fragen Sie nach Aktualisierungen von Aufgaben
Je nach dem Workflow-System, das Sie verwenden, haben Sie vielleicht schon einen fertigen Prozess, damit Sie niemanden direkt fragen müssen, wo diese Arbeit liegt. Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool verwenden, wie z.B. die Software-Suite von Planview AdaptiveWork, bei dem jedes verantwortliche Mitglied den Fortschritt in der Aufgabenleiste aktualisieren muss, können Sie einfach um eine schnelle Statusaktualisierung bitten, wenn die Aufgabe in den Verzögerungsmodus übergegangen ist.
Auf dieselbe Seite kommen
Die Überbrückung der Kluft zwischen Management und Berichten ist eine der wichtigsten Fähigkeiten eines Projektmanagers, und eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, ist die Schaffung eines Team-Ethos. Ein Franchise-Quarterback mag zwar das wichtigste Mitglied eines Football-Teams sein, aber ohne eine O-Line würde er die meiste Zeit des Spiels damit verbringen, in den Dreck getackelt zu werden. Für das Management bedeutet dies, alle auf die gleiche Seite zu bringen und die Produktivität zu fördern, anstatt auf Fehler hinzuweisen.
Wenn zum Beispiel bestimmte Aufgaben nicht übermäßig dringend sind, Sie aber ständig nach dem Stand der Dinge fragen, erwecken Sie ein Gefühl der Dringlichkeit, das nicht notwendig ist. Dieser Stress und diese Panik mögen die Leute dazu bringen, sich zu beeilen, um das zu tun, was Sie wollen, aber auf lange Sicht ist das kein gutes Bild für ein Büro oder die Produktivität Ihres Teams. Es kann sogar nach hinten losgehen, indem es zu unnötig überstürzter (und schlampiger) Arbeit führt.
Bauen Sie eine Atempause in die Fristen ein
Wenn jemand eine Frist überschreitet, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er es selbst weiß und daran arbeitet, sie einzuhalten. In dieser Situation können Sie sich etwas Zeit nehmen, bevor Sie nachfassen müssen.
Erstellen Sie dazu zwei Schätzungen zur Aufgabenerledigung, eine "optimistische" und eine "tatsächliche". Geben Sie Ihren Berichten eine "optimistische" Frist und stellen Sie sicher, dass es ihnen tatsächlich möglich ist, sie innerhalb dieser Frist zu erledigen. Dann nutzen Sie die Differenz zwischen dem Abgabetermin Ihrer Berichte und dem "tatsächlichen" Abgabetermin als flexible "Puffer" oder Atempause.
CCing: Machen Sie nicht öffentlich, was leicht privat bleiben kann
CCing hat sich zu einem der heißesten Schlachtfelder am Arbeitsplatz entwickelt. Dieser einfache, stille und nicht im Geringsten passiv-aggressive Zusatz zu einer E-Mail kann sich jedoch wie ein Overkill anfühlen, wenn er unnötig ist. Es ist, als hätte Ihnen ein Barista einen dünnen Kaffee statt eines halb-halb Kaffees serviert. Aber anstatt Sie auf das Problem hinzuweisen, zuzugeben, dass wir alle Fehler machen, und höflich nach einem neuen Kaffee zu fragen, beschließen Sie, ein Gespräch mit dem Manager des Cafés darüber zu beginnen, und zwar direkt in Hörweite des Barista, der Ihr Getränk zubereitet hat.
Natürlich ist es immer gut, ein Protokoll zu führen und die relevanten Interessengruppen bei Bedarf zu informieren. Aber wenn Sie sich einfach nur über den Arbeitsfortschritt informieren möchten, sollten Sie sicherstellen, dass die CCs tatsächlich notwendig sind, bevor Sie sie wie Konfetti auf einer sehr voreingenommenen Hochzeit in die Runde werfen. Ein zusätzlicher Bonus ist, dass Sie damit auch die Überlastung des Posteingangs anderer Personen verringern können.
Ausgezeichnete Kommunikation am Arbeitsplatz ist für eine effektive Zusammenarbeit unerlässlich. Wir von Planview AdaptiveWork wissen, was Teams brauchen, um produktiv zusammenzuarbeiten. Deshalb war die Kommunikation schon immer ein Schwerpunkt unserer Software, die es Teams ermöglicht, nahtlos zu kommunizieren, sei es in aufgabenspezifischen Arbeitsbereichen oder auf der Ebene des gesamten Projekts. Um herauszufinden, wie Planview AdaptiveWork Ihrem Team helfen kann, besser zu kommunizieren, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf, um eine geführte Demonstration zu erhalten.
