Der legendäre Investor Warren Buffet hat gesagt, dass die wichtigste Angewohnheit, die erfolgreiche Menschen von sehr erfolgreichen Menschen unterscheidet, darin besteht, dass letztere zu fast allem Nein sagen. Offensichtlich leihen sich sehr erfolgreiche agile Marketingteams das Spielbuch von Mr. Buffet aus, denn im Vergleich zu ihren Kollegen sind sie äußerst talentiert in der Kunst, Nein zu sagen.
Was diese Eigenschaft noch beeindruckender macht, ist die Tatsache, dass herkömmliche Marketingteams - auch sehr erfolgreiche - in der Regel dazu verdrahtet sind, zu praktisch allen Anfragen und Änderungen ja zu sagen. In einigen Unternehmen wird die Zustimmung des Marketings sogar so selbstverständlich vorausgesetzt, dass Anfragen nicht wirklich Anfragen sind. Sie sind im Grunde Befehle, wenn auch mit einem flüchtigen "Würde es Ihnen etwas ausmachen?" oder "Können Sie dabei helfen?", das aus ästhetischen Gründen eingefügt wird.
Doch wenn konventionelle Projektteams ein agiles Paradigma übernehmen, müssen sie als erstes lernen, nein zu sagen. Und das nicht, weil sie es wollen. Das liegt daran, dass Agile auf drei integrierten Säulen aufgebaut ist:
- Setzen Sie Prioritäten bei der Arbeit und konzentrieren Sie sich auf das, was am wichtigsten ist, und nicht auf das, was am wenigsten wichtig ist.
- Priorisierte Arbeit durch einen standardisierten Arbeitsablauf leiten (z.B. erstellen, Überprüfung 1, Überprüfung 2, Start bereit, zu starten, abgeschlossen).
- Begrenzung der Anzahl der Aufgaben in jeder Phase des Arbeitsablaufs.
Agile Teams, die nicht Nein sagen können, untergraben diese Integration - und öffnen die Tür zu Chaos und Misserfolg. Niemand weiß mehr, welche Aufgaben Priorität haben, denn alles hat Priorität. Arbeitsabläufe kommen nicht mehr in Gang, weil Aufgaben ineinander krachen. Und die Teammitglieder leiden unter einer überwältigenden, endlosen Arbeitslast, die zu Desengagement und Burnout führt, zusammen mit Qualitätsproblemen, verpassten Terminen, unzufriedenen Kunden und minderwertigen Ergebnissen.
Wie können agile Teams also lernen, Nein zu sagen, ohne dabei endlose Konflikte auszulösen oder unfairerweise als chronisch uneinig und unverhohlen wenig hilfreich wahrgenommen zu werden? Offen gesagt, es ist nicht einfach. Aber es kann (und muss) getan werden. Hier finden Sie einige praktische Tipps, die Sie beachten sollten:
1. Außenstehende aufklären
Viele konventionelle Teams und Kunden außerhalb der agilen Welt denken, dass agil im Grunde genommen konventionelles Projektmanagement ist, aber mit etwas mehr Flexibilität und Flinkheit. Aber wenn ihre Anträge abgelehnt statt angenommen werden, sind sie frustriert - und manchmal empört. Der beste Weg, diese Turbulenzen zu vermeiden, besteht darin, dass agile Teams Außenstehende darüber aufklären, wie agil funktioniert - und wie es nicht funktioniert. Dieses Bewusstsein trägt wesentlich zur Klärung der Erwartungen bei und macht aus potenziellen Gegnern hilfreiche Verbündete.
2. Sichtbarkeit herstellen
Selbst wenn Sie wissen, wie agil funktioniert und wie nicht, können sich einige externe Teams und Kunden immer noch dagegen sträuben, dass ihre "dringende Anfrage" in ein Backlog verschoben wird, insbesondere wenn dies in der Vergangenheit kein Problem war. Um diese zentrale Herausforderung zu bewältigen, sollten agile Teams ein einfaches und rationalisiertes Aufgabenmanagement-Tool wie Planview AdaptiveWork Go verwenden, mit dem Führungskräfte und das PMO auf eine aktualisierte Übersicht über die Aufgaben im Workflow zugreifen können, so dass sie klar sehen können, was wirklich vor sich geht - und ihren Teil dazu beitragen, dass die Workflows im Fluss bleiben.
3. Grenzen für den Arbeitsfortschritt durchsetzen
Agile Teams, die die Kanban- oder Scrumban-Methode (Kanban + Scrum) verwenden, sollten sich darauf konzentrieren - oder besser gesagt: darauf besessen sein -, realistische Grenzen für den Arbeitsfortschritt (WIP) in jeder Phase des Arbeitsablaufs durchzusetzen. Wenn die Teams beispielsweise festlegen, dass die Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig in der "Überprüfungsphase" existieren können, 10 beträgt, dann sollte unter keinen Umständen eine 11-te Aufgabe hinzugefügt werden, bis ein Platz frei wird. Zugegebenermaßen ist die Durchsetzung von WIP-Limits viel leichter gesagt als getan. Aber agile Teams, die an dieser Front nachgeben, werden es später außerordentlich schwer haben, sie zurückzuerobern.
4. Anfragen aufschlüsseln, um (möglicherweise) Nein in Ja zu verwandeln
Agile Teams sollten in ihren diplomatischen Werkzeugkasten greifen und sehen, ob es eine Möglichkeit gibt, Anfragen in etwas Kleineres, Schnelleres und Durchführbareres zu zerlegen. Es gibt zwar keine Garantie dafür, dass ein solches Gegenangebot angenommen wird, aber es ist die Mühe wert.
5. Installieren Sie einen Scrum Master
Nicht zuletzt sollten agile Teams einen Scrum Master (oder eine andere entsprechend autorisierte Person) einsetzen, der als Gatekeeper fungiert, um Anfragen zu überprüfen, bevor sie dem Backlog hinzugefügt werden. Diese unverzichtbaren Personen schirmen die Teammitglieder vor Belastungen, Lärm und Ablenkungen ab, während sie die Kunden aufklären und die Erwartungen verwalten.
Das Fazit
Der Wechsel vom konventionellen Projektmanagement zu agilem Projektmanagement kann schwierig sein. Nicht nur für die agilen Teams selbst, sondern auch - und manchmal besonders - für externe Teams und Kunden, die die Dinge so machen wollen, "wie sie schon immer gemacht wurden". Nun, die Uhr lässt sich nicht zurückdrehen. Es gibt nur ein Vorwärtskommen, und agile Teams, die die Kunst des NEIN-Sagens beherrschen, sind auf dem besten Weg zu langfristigem Erfolg.
