Viele Unternehmen zögern, ein formelles PMO einzuführen, aber diejenigen, die es bereits eingeführt haben, erkennen die Vorteile und das Potenzial einer solchen Organisation. Laut PMI Pulse of the Profession verzeichnen Unternehmen mit einem PMO einen 27%igen Rückgang der gescheiterten Projekte und eine 45%ige Steigerung der Projektausrichtung auf die Unternehmensziele. Darüber hinaus erkennen Unternehmen schnell, dass ein erfolgreiches Projektmanagement von entscheidender Bedeutung ist, da sie mit dem Tempo der Veränderungen auf den heutigen Märkten einfach nicht Schritt halten können. Es gibt immer mehr zu beachten, da die Belegschaften immer weiter verteilt werden, der Wettbewerb zunimmt und die Kundenanforderungen immer höher werden. Die Agilität des Unternehmens ist überlebenswichtig und es gibt keine Organisation, die direkt für die Steuerung des Unternehmens angesichts der sich ändernden Rahmenbedingungen verantwortlich ist. Es ist offensichtlich, dass Projektmanagement in der Wirtschaft mehr denn je geschätzt wird, da die Erfolgsquote von Projekten in direktem Zusammenhang mit dem Umfang des formellen Projektmanagements steht. Dies gilt für alle Projekte, ob Wasserfall, agil oder hybrid. Unternehmen erkennen die Vorteile des Projektmanagements bei der Markteinführung von Produkten, der Modernisierung von Systemen oder was auch immer das Projekt beinhaltet. Es gibt bestimmte Dinge, die Projektmanager heute tun können, um die Zukunft ihres PMOs zu gestalten und ihren Status als Werttreiber im Unternehmen zu stabilisieren.
Verwenden Sie relevante Metriken
Gewinnen Sie Vertrauen, indem Sie Daten zu KPIs liefern, die für das Unternehmen wichtig sind. Stakeholder interessieren sich für das Endergebnis und Glaubwürdigkeit entsteht durch Daten. Es kommt häufig vor, dass Emotionen bei der Entscheidungsfindung eine zu große Rolle spielen und zu Rückschritten führen können. Metriken wie die Kundenzufriedenheit, die Auswirkungen auf die Mitarbeiter und natürlich die finanziellen Vorteile sagen mehr über den Wert von Projekten aus als die Anzahl der erledigten Aufgaben.
Förderung der Sichtbarkeit
Für PMOs ist es von großem Vorteil, nicht nur den Projektstatus und die Zeitpläne, sondern auch Engpässe und Risiken im Blick zu haben. Es ist üblich, Projekte, die gut laufen, oder positive Meilensteine mitzuteilen und negative Ergebnisse zurückzuhalten oder zu minimieren. Das ist eine gefährliche Falle, die PMOs auf lange Sicht verhindert. Projektmanager können sich für den langfristigen Erfolg des Projekts einsetzen, indem sie sich einen Überblick über alle Projektangelegenheiten verschaffen, sowohl über die guten als auch über die schlechten, und indem sie realistisch und nicht idealistisch über Projektfragen kommunizieren. Transparenz schafft eine Kultur des Vertrauens und kann so einfach sein wie regelmäßige Updates, Statusberichte oder der Zugang zu einem Projekt- oder Portfoliomanagementsystem, in dem die Daten leicht zugänglich und immer auf dem neuesten Stand sind.
Vorausschauend sein
Es ist zwar unmöglich, alle möglichen Ergebnisse eines Projekts vorherzusagen und zu planen, aber der Einsatz verfügbarer Prognosetools kann Projektmanagern helfen, Notfallpläne zu erstellen und ihre Rolle zukunftssicher zu gestalten. Ein gewisses Maß an Ungewissheit ist zu erwarten, aber das Verständnis der Abhängigkeiten innerhalb eines Projekts und die Erstellung von Notfallplänen für Bereiche mit höherem Risiko minimieren das Gesamtrisiko und schaffen zudem Vertrauen in die Organisation. PMOs, die prädiktive Technologien einsetzen, können in sich verändernden Umgebungen der Zeit voraus sein und schnell Pläne entwickeln, wenn Veränderungen eintreten. Das Verständnis für die Auswirkungen der Veränderungen und die effektive Kommunikation dieser Auswirkungen und Veränderungen erleichtern die Entscheidungsfindung und fördern das Vertrauen.
Legen Sie die Messlatte höher
PMOs, die konsequent Projekte durchführen und einen Beitrag zum Geschäft leisten können, sind von unschätzbarem Wert. Da das PMO weiterhin erfolgreich hochkarätige Projekte durchführt, wird es mit immer mehr und größeren Projekten betraut werden und muss in der Lage sein, mit dem Unternehmen zu wachsen. Dies kann geschehen, wenn die Prozesse in Ordnung sind, ein Managementsystem vorhanden ist und die Unternehmensführung etabliert ist.
PMOs tragen erheblich zum Unternehmenserfolg bei, und jedes wachsende Unternehmen, das strategische Initiativen verwaltet, kann von der Einrichtung eines formellen PMOs profitieren. Die Zukunft des PMO hängt von seiner Fähigkeit ab, zu skalieren und zu wachsen, um den Geschäftserfolg weiter voranzutreiben.
