Wenn eifrige neue Projektmanager auf der Bildfläche erscheinen - oder wenn erfahrene Fachleute aus anderen Disziplinen den Mantel des Projektmanagements übergestülpt bekommen - erwarten sie im Allgemeinen, dass sie eine ganze Menge schreiben müssen.
Eine ganze Menge, ja. Aber genug, um ein paar Romane im Jahr zu schreiben? Nein. Aber das ist die Norm in einer Projektmanagement-Landschaft, in der "papierlos" nicht im Entferntesten gleichbedeutend ist mit "schreiblos". Im Gegenteil, die Bedeutung einer effektiven schriftlichen Kommunikation nimmt mit der zunehmenden Komplexität der Projekte, der zunehmenden Flexibilität der Arbeitsabläufe und der Unternehmen setzen mehr Telearbeiter ein die es sich nicht leisten können, außen vor zu bleiben.
Die gute Nachricht ist, dass Projektmanager, die kein Talent zum Schreiben haben, sich keine Katze zulegen, übermäßig viel Kaffee trinken, einen Filzhut aufsetzen oder andere Klischees über Schriftsteller übernehmen müssen. Stattdessen können sie sich an die folgenden fünf Gebote halten, um ihre Fähigkeit, durch das geschriebene Wort zu kommunizieren, zu verbinden und zu überzeugen, deutlich zu verbessern:
Gebot #1: Kenne dein Publikum
Projektmanager tun sich selbst - und allen anderen - einen großen Gefallen, wenn sie einen Schritt zurücktreten, bevor sie die Finger auf die Tastatur legen, und sich klar machen, wen sie eigentlich ansprechen und informieren wollen.
Teammitglieder, die mit dem Projektalltag bestens vertraut sind, wünschen sich in der Regel kurze Nachrichten und Aktualisierungen (mehr zum Umfang in Kürze), während Sponsoren und Kunden oft einen Kontext benötigen, der ihnen hilft, die Informationen zu verstehen - und Missverständnisse und Überreaktionen zu vermeiden.
Gebot #2: Nenne deinen Zweck
"Es ist gut, wenn in Romanen, Filmen und sogar in Liedern die wichtigsten Details bewusst zurückgehalten werden, um Intrigen und Geheimnisse zu schaffen. Aber diese altehrwürdige Taktik aus dem kreativen Bereich hat in der Projektkommunikation nichts zu suchen.
Daher sollten Projektmanager im ersten Satz (oder zumindest im ersten Absatz) ihrer Dokumente den Zweck der Mitteilung klar angeben, damit die Empfänger wissen und nicht raten müssen, ob sie allgemeine Informationen, erforderliche Hintergrundinformationen für ein bevorstehendes Meeting, eine Reihe neuer oder geänderter Anweisungen und Aktionspunkte usw. lesen werden.
Gebot #3: Sei prägnant - aber nicht kryptisch
Wenn es um Projektkommunikation geht, ist Kürze eine Tugend, vor allem, da selbst relativ kleine und unkomplizierte Projekte Hunderte oder manchmal sogar Tausende von Dokumenten, Kommentaren und Aktualisierungen hervorbringen können (und dies in der Regel auch tun), wenn die Dinge abgeschlossen sind. Das ist eine Menge Schreibarbeit... und eine Menge Lesestoff!
Es gibt jedoch einen qualitativen Unterschied zwischen prägnanter schriftlicher Kommunikation und kryptischer Kommunikation. Projektmanager, die Ersteres erreichen, bemühen sich, die Dinge so kurz und auf den Punkt zu bringen wie möglich, aber sie opfern Klarheit und Verständlichkeit nicht für Größe. Wenn eine Aktualisierung zum Beispiel legitimerweise zwei Absätze - oder vielleicht zwei Seiten - benötigt, dann passen sie sich entsprechend an. Umgekehrt können Projektmanager, die auf der falschen Seite des prägnant-kryptischen Spektrums stehen, auf viele winzige Mitteilungen verweisen, aber leider nicht auf viele informierte Teammitglieder.
Gebot #4: Fürchte dich nicht vor der Grammatik-Bestie
Dieser Ratschlag wird den Zorn einiger hartgesottener Schreiber auf sich ziehen, aber Projektmanagement ist sowieso nichts für Überempfindliche, also hier ist er: Projektmanager, die sich nicht sicher sind, ob ihre Partizipien hängen bleiben oder ihre Infinitive gespalten werden, sollten sich keine Sorgen machen. Ja, gute Grammatik ist wichtig. Aber nein, das ist nicht notwendig.
Daher sollten Projektmanager, die sich wirklich von der Masse abheben wollen - und die sofortige Loyalität und Liebe der Englischstudenten, mit denen sie in Kontakt kommen, gewinnen wollen - regelmäßig Zeit in die Verbesserung ihrer Grammatik investieren. Schon bald werden sie getrennte Infinitive und verhedderte Partizipien mit der Geschicklichkeit eines Redakteurs wiederherstellen.
Gebot #5: Zweimal lesen, einmal senden
Tischler in der Ausbildung sollen zweimal messen und einmal schneiden. In diesem Sinne wird Projektmanagern empfohlen, ihre schriftliche Kommunikation vor dem Absenden noch einmal zu lesen.
Der erste Durchlauf sollte erfolgen, nachdem das Dokument geschrieben wurde. Hier geht es darum, alle grundlegenden Fehler zu erkennen. Der zweite Durchgang sollte nach einer gewissen Zeit erfolgen und sich auf die Zielgruppe, Klarheit und Prägnanz konzentrieren (d.h.. Schreiben der Gebote 1, 2 und 3).
Wie viel Zeit ist eine "Lücke"? Im Idealfall ist es etwa ein Tag. Es kann überraschend hilfreich sein, ein Stück schriftlicher Kommunikation mit neuen Augen zu betrachten. Aber in der Praxis müssen manchmal Dinge wie Aktualisierungen oder Anfragen so schnell wie möglich verschickt werden. In solchen Fällen kann sogar eine Pause von ein oder zwei Minuten von Vorteil sein.
Das Fazit
Ganz gleich, ob Sie sich darüber freuen, dass Projektmanager viel Zeit mit Schreiben verbringen - oder ob Ihnen der Gedanke so sympathisch ist wie ein Stau - Tatsache ist, dass das Schreiben ein immer wichtigerer Teil der Arbeit ist. Die obigen fünf Gebote werden Sie nicht sofort in einen Meister des Wortschatzes verwandeln. Aber sie werden Ihnen helfen, Ihre Schreibfähigkeiten zu verbessern, was zu besser informierten Teammitgliedern und Stakeholdern sowie zu erfolgreicheren Projekten und Portfolios führt.
