Wir alle kennen die Geschichte von How the Grinch Stole Christmas. Jede Organisation hat ihren eigenen "Grinch", insbesondere den project portfolio management (PPM) Grinch. Der Grinch ist der Pessimist, der den Vorteilen des Portfoliomanagements immer skeptisch gegenübersteht, der die Augen nicht über die anfänglichen Kosten hinaus öffnen kann, um den Return on Investment (ROI) zu sehen, und der Sie letztendlich davon abhält, Verbesserungen in Ihrem PMO vorzunehmen.
Hier sehen Sie, wie der Grinch Sie bestiehlt:
Projekt Erfolg
Eine der wichtigsten Aufgaben jedes Projektmanagements oder PMOs ist es, Projekte erfolgreich durchzuführen. Erfolg ist ein weit gefasster Begriff und variiert von Organisation zu Organisation - in der Regel wird Erfolg an der termingerechten und budgetgerechten Projektabwicklung gemessen. Laut dem Project Management Institute (PMI) liegt die branchenweite Projekterfolgsrate bei 64%. In Anbetracht der Tools und Prozesse, die PMOs zur Verfügung stehen, sollte dies als Misserfolg betrachtet werden. Vieles liegt nicht in unserer Hand, aber viele erfolglose Projekte können durch richtige Kommunikation, Nachverfolgung und Entscheidungsfindung verhindert werden. Im Falle der termingerechten Lieferung werden beispielsweise 71% der Projekte in Unternehmen mit einem hohen Reifegrad des Portfoliomanagements termingerecht durchgeführt, im Vergleich zu 41% in Unternehmen mit einem niedrigen oder keinem Portfoliomanagement. Dasselbe gilt für Projekte, bei denen das Budget eingehalten wird, wobei Organisationen mit einem hohen Reifegrad des Portfoliomanagements 74% der Projekte mit einem hohen Budget melden, gegenüber 46% (Quelle: PMI). Wenn Sie das Portfoliomanagement nicht in einem PPM-System implementieren, verpasst Ihr Unternehmen die Chance, mehr Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets durchzuführen.
Wert liefern
Eine der größten Herausforderungen für IT-PMOs ist es, Werte zu schaffen oder den Eindruck zu erwecken, dass sie Werte schaffen. Laut State of the CIO betrachten 56% der Führungskräfte in Unternehmen die IT immer noch als Kostenstelle. Diese Wahrnehmung ist auch der Grund dafür, dass 72% behaupten, ihr PMO werde von der Geschäftsleitung immer wieder in Frage gestellt (Quelle: ESI International). Ihr PMO liefert einen Mehrwert, aber die Unfähigkeit, diesen Wertbeitrag nachzuweisen, schadet Ihnen. Es gibt viele Möglichkeiten, wie PPM helfen kann, den Wert zu demonstrieren - Priorisierung auf der Grundlage der geschäftlichen Ausrichtung, Portfolios für eine bessere Entscheidungsfindung, detaillierte Ressourcenpläne und genaue Prognosen oder Roadmaps. Mein Favorit ist die Möglichkeit, den ROI für strategische Projekte oder Initiativen zu bestimmen. Laut PMI können Unternehmen, die sich selbst als "Portfoliomanagement-Führer" bezeichnen, für 30% ihrer strategischen Initiativen einen ROI nachweisen, im Vergleich zu den angegebenen 7% anderer Unternehmen. Eine erstklassige PPM-Lösung bietet Top-Down-Transparenz und konfigurierbare Berichte zum Nachweis des ROI, unabhängig davon, wie Ihr Unternehmen den ROI definiert.
Kommunikation & Berichterstattung
Eine weitere wichtige Erwartung an die Projektmanager und das PMO ist die genaue Kommunikation und Berichterstattung über Projekte und Initiativen. Dies kann den Projektstatus, Risiken, Aktualisierungen des Zeitplans oder andere von der Organisation vereinbarte Leistungsindikatoren (KPIs) umfassen. Mehr als 80% der Führungskräfte sind der Meinung, dass Projektmanagement-Teams über den Projektstatus als eines ihrer Hauptziele berichten sollten. Dies ist jedoch nicht der Fall - nur 33% der Führungskräfte sind der Meinung, dass die Projektmanager die Statusberichte gut erstellen (Quelle: Gartner). Warum ist dies der Fall, wenn die meisten nicht behaupten würden, dass dies ein Schwerpunktbereich für diese Rolle ist? Viele Unternehmen haben ihren Projektmanagement-Teams nicht die richtigen Werkzeuge an die Hand gegeben, um effektive und effiziente Berichte zu erstellen. Eine PPM-Lösung bietet mehrere konfigurierbare Berichte und Dashboards, um die Kommunikation mit allen Beteiligten zu erleichtern - von den Teammitgliedern über das Management bis hin zur Geschäftsleitung (LOB).
Geschäftliche Agilität
Entscheidungen werden auf der Grundlage aktueller Informationen getroffen, aber wenn sich das Umfeld ändert, sollte das PMO organisatorische Beweglichkeit anstreben. Die Anpassung an Veränderungen ist von entscheidender Bedeutung, denn in der heutigen Geschäftswelt ist nichts statisch - Prioritäten ändern sich, Ressourcen werden verschoben (oder verlagert), und die geschäftlichen Anforderungen entwickeln sich weiter, um wettbewerbsfähig zu bleiben. PMOs sollten ständig nach Möglichkeiten suchen, ihre Flexibilität zu erhöhen und sich an den Unternehmenszielen zu orientieren. Organisationen mit Portfoliomanagement weisen eine 6x höhere strategische Anpassungsfähigkeit auf - sie sind also eher in der Lage, sich an den Geschäftszielen auszurichten als Organisationen ohne Portfoliomanagement (Quelle: PMI). Ein hohes Maß an geschäftlicher Agilität führt zu einem Dominoeffekt: Die Ausrichtung stellt sicher, dass priorisierte Aufgaben bearbeitet werden, die Priorisierung stellt sicher, dass man sich auf den Wert konzentriert, die Bereitstellung von Wert führt zu einer veränderten Wahrnehmung und so weiter. PPM-Lösungen, die sowohl die Portfolioplanung als auch die Projektausführung unterstützen, ermöglichen es Unternehmen, ihre geschäftliche Agilität zu steigern und von den Vorteilen zu profitieren.
Während Sie das Jahr ausklingen lassen und mit der Planung für das nächste beginnen, lassen Sie sich nicht vom PPM-Grinch bestehlen. Entwickeln Sie Argumente und Begründungen für die Investition in PPM-Software. Wir von Innotas haben einen neuen Leitfaden zusammengestellt, "Building a Business Case for Project Portfolio Management (PPM): Enabling Every Level of the Organization" zusammengestellt, der Ihnen helfen wird, die Vorteile von PPM für jede Rolle und Ebene in Ihrem Unternehmen zu vermitteln.
Schöne Feiertage!
