Erstmals veröffentlicht auf ProjectManagement.com am 4. Dezember, 2012
Wir alle kennen das Sprichwort: "Wer nicht plant, plant zu scheitern", aber für IT-Abteilungen, die versuchen, ständig unzählige Arbeitsanfragen zu bearbeiten, wäre ein passenderes Sprichwort: "Wer nicht Prioritäten setzt, plant zu scheitern". Dieser Artikel soll Ihnen einen Überblick darüber verschaffen, wie IT-Teams Projekte priorisieren können, warum dies wichtig ist und wie das gesamte Unternehmen davon profitiert.
Die meisten IT-Abteilungen entwickeln einen Plan für die Bearbeitung von IT-Anfragen, von dem sie glauben, dass er absolut sicher ist, aber äußere Faktoren stören die effektive Umsetzung dieses Plans. Zu diesen Faktoren gehören das "quietschende Rad" (ein leitender Angestellter oder eine hartnäckige Person, die Druck auf das IT-Team ausübt, um ein Projekt an die Spitze der Liste zu setzen), Personen innerhalb oder außerhalb der IT-Abteilung, die unabhängig voneinander entscheiden, dass bestimmten Projekten eine höhere Priorität eingeräumt werden sollte, und die "Just do it"-Mentalität, bei der die IT-Abteilung beschließt, sich auf bestimmte Projekte zu stürzen, ohne zu berücksichtigen, wie gut das Projekt mit den Geschäftszielen des Unternehmens übereinstimmt.
Eine reaktive Priorisierung von Aufgaben kann nicht nur Verwirrung und Ärger stiften, sondern auch kontraproduktiv sein. Ohne ein System zur Priorisierung von IT-Projekten und zur Verknüpfung des erfolgreichen Abschlusses von Projekten mit den Geschäftszielen des Unternehmens wird den IT-Teams oft vorgeworfen, dass sie sich nicht auf ihre Rolle bei der Erreichung der allgemeinen Geschäftsziele konzentrieren und eher als Engpass denn als Ressource betrachtet werden.
Wie kann ein IT-Team die Priorisierung von Projekten effektiv so "demokratisieren", dass alle oben genannten Hindernisse beseitigt werden? Die Einrichtung und Umsetzung ist einfacher als Sie vielleicht denken: Es handelt sich um ein System der Projektbewertung.
Bei der Projektbewertung handelt es sich im einfachsten Fall um einen Prozess, bei dem eingehende Anfragen auf der Grundlage eines allgemein anerkannten Bewertungsrahmens bewertet werden. Die Projektbewertung schafft gleiche Voraussetzungen und ermöglicht es der IT-Abteilung, die Projektpriorität auf der Grundlage objektiver Kriterien festzulegen. Die Vorteile der Einführung eines Bewertungs- und Priorisierungsprozesses sind unmittelbar und messbar, einschließlich:
- Sicherstellen, dass die Arbeit, die direkt zu den Geschäftszielen beiträgt, die höchste Priorität für das IT-Team hat
- Bestätigung, dass die Projekte, die sich derzeit in der Pipeline befinden, mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen
- Freisetzung von Ressourcenkapazitäten von irrelevanter Arbeit, wodurch die Ressourcen für strategische Projekte mit hoher Priorität optimiert werden
- Beseitigung der Tendenz der IT-Abteilung, Arbeitsanfragen auf der Grundlage politischer Entscheidungen reaktiv zu priorisieren
Im Allgemeinen empfehle ich einen dreiteiligen Rahmen, um Projekte vollständig und genau zu bewerten.
1. Projekte kategorisieren
Anstatt die Kriterien auf den voraussichtlichen finanziellen Ertrag eines Projekts zu stützen, empfehlen wir die Verwendung einer Kriterienskala. Wir sind der Meinung, dass Gartner Research mit seiner "Fünf-Perspektiven-Methode", die Projekte nach folgenden Kriterien kategorisiert, eine brillante (und anwendbare) Idee hatte:
- Strategische Ausrichtung: Wie gut ist die IT-Investitionsstrategie auf die langfristigen Ziele des Unternehmens abgestimmt?
- Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse: Inwieweit würde die Initiative das Unternehmen zwingen, bestehende Geschäftsprozesse zu ändern?
- Technische Architektur: Wie skalierbar, belastbar und leicht in die bestehende Technologie zu integrieren sind die Datenbanken, Betriebssysteme, Anwendungen und Netzwerke, die implementiert werden sollen?
- Direkte Amortisation: Welchen Nutzen hat die Initiative in Form von Kosteneinsparungen, Zugang zu mehr Informationen oder anderen Vorteilen?
- Risiko: Wie wahrscheinlich ist es, dass die Initiative die Erwartungen nicht erfüllt, und wie hoch sind die damit verbundenen Kosten?
2. Wählen Sie ein Projektbewertungsmodell
Genauso wichtig wie die Auswahl der Kriterien für die Bewertung empfehle ich den Unternehmen, sich für eine Bewertungsmethode zu entscheiden. Es gibt im Allgemeinen drei Arten von Scoring-Methoden:
- Keine Spanne und ungewichtet: Ein Projekt erhält einen Punkt für jedes erfüllte Kriterium. Die Projekte werden auf der Grundlage der Gesamtpunktzahl ausgewählt.
- Spanne und ungewichtet: Anstatt für jedes Kriterium null oder einen Punkt zu erhalten, wird das Projekt mit einer Spanne bewertet (d.h. von eins bis fünf). Diese Option bietet eine detailliertere Analyse, wie Projekte mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
- Gewichtet: Zusätzlich zur Bewertung der Kriterien auf einer Skala weist diese Option jedem Kriterium eine gewichtete Punktzahl zu, um festzustellen, wie wichtig jedes Kriterium für die Organisation insgesamt ist. Mit diesem Scoring-Modell lässt sich am besten beurteilen, wie gut ein Projekt zu den Prioritäten des Unternehmens passt.
3. Priorisieren Sie Projekte auf der Grundlage der aufgezeichneten Punktezahl
Sobald sich ein Unternehmen für eine Scoring-Methode entschieden hat, sollte es in einem letzten Schritt eine Priorisierung der Projekte auf der Grundlage von Werten wie der Relevanz des Projekts für die Gesamtstrategie, der potenziellen Kapitalrendite und der Höhe des damit verbundenen Risikos vornehmen. Aufgezeichnete Ergebnisse helfen bei der Priorisierung von Projekten mit weniger sicheren Ergebnissen. In diesen Fällen empfehle ich die Verwendung visueller Modellierungstools. Die Optionen für die visuelle Modellierung umfassen:
- Ein Blasendiagramm, das die Strategie (x-Achse), die Rendite (y-Achse) und die Projektgröße (Blasengröße) darstellt
- Ein Blasendiagramm, das Strategie (x-Achse), Risiko (y-Achse) und Rendite (Blasengröße) veranschaulicht
- Eine geordnete Liste, sortiert nach Gesamtbewertung, von hoch bis niedrig
Schließlich sollten Sie sich bewusst sein, dass es bei der Einführung eines Projektbewertungssystems einige Fallstricke zu vermeiden gibt: Das System sollte ohne Beteiligung von Führungskräften aus allen Abteilungen so entwickelt werden, dass es nicht leicht zu manipulieren ist. Ein System sollte einfach genug sein, um es zu benutzen, aber auch hart genug, um zu verhindern, dass die Leute die Punktzahlen für ihre Lieblingsprojekte künstlich aufblähen.
![Der Wert einer Kombination aus robustem PPM und leichtgewichtiger Arbeitsausführung [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/03/Combining-Robust-PPM-with-Lightweight-Work-Execution.gif)
