Für eine effektive Verwaltung ihrer Portfolios müssen Führungskräfte ein Gleichgewicht zwischen kurzfristiger flexibler Anpassung und langfristiger strategischer Ausrichtung finden. Bei den meisten Portfoliomanagement-Plattformen liegt der Fokus auf nur einer dieser beiden Kompetenzen auf Kosten der anderen. Organisationen, die Anpassungsfähigkeit priorisieren, verlieren so möglicherweise ihre strategischen Ziele aus den Augen, während Organisationen, die den Schwerpunkt auf die Strategie legen, zu unflexibel für kurzfristige Reaktionen und Kursänderungen sein können.
In diesem Blogbeitrag wird erläutert, wie Führungskräfte Anpassungsfähigkeit und strategische Ausrichtung miteinander in Einklang bringen können. Mit den richtigen Prozessen und Tools können Organisationen die Art von Flexibilität erreichen, die es ihnen ermöglicht, jederzeit Chancen zu ergreifen, ohne dabei langfristige Ziele zu opfern.
Was ist adaptives Portfoliomanagement?
Adaptives Portfoliomanagement ist auf kurz- und mittelfristige Lösungen ausgerichtet. Es geht darum, häufiger – manchmal sogar täglich – kleinere Entscheidungen zu treffen, um effizient zu bleiben, wenn sich die Umstände ändern.
Anpassungsfähige Teams nutzen aktuelle historische Daten und kurzfristige Prognosen, die bis auf die Ebene der einzelnen Ressourcen heruntergebrochen werden, um die Workflows zu optimieren. Mithilfe von Kennzahlen zu Kostenmanagement und Kapazität können Teams ihre Pläne schnell anpassen, wenn sich die Projektprioritäten, der Umfang, die Marktbedingungen oder die Ressourcenbeschränkungen ändern. Diese kleinen, regelmäßigen Anpassungen bringen mit der Zeit erhebliche Vorteile.
Was ist strategisches Portfoliomanagement?
Beim strategischen Portfoliomanagement liegt der Fokus auf dem langfristigen Erfolg des Unternehmens. Führungskräfte müssen über komplexe Portfolios und Projekte hinweg übergeordnete Entscheidungen treffen sowie Abwägungen vornehmen und dabei die allgemeinen Geschäftsziele im Blick haben. Diese Entscheidungen werden bestenfalls monatlich oder vierteljährlich getroffen. Jährliche Überprüfungen sind ebenfalls üblich, können aber in diesem dynamischen digitalen Zeitalter dazu führen, dass man sich schnell von den geschäftlichen Realitäten entfernt.
Die Daten, auf denen das strategische Portfoliomanagement basiert, sind zukunftsorientiert und reichen oft mehrere Jahre voraus. Die Kennzahlen beziehen sich in der Regel auf Geschäftsergebnisse wie Gewinn und Verlust sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen und Kund:innen. Aggregierte Daten zu Ressourcen und Kosten sind ebenfalls hilfreich.
Herausforderungen im Zusammenhang mit Projektportfoliomanagement-Lösungen
Einige Lösungen unterstützen das adaptive Management, andere das strategische Management. Zwischen diesen beiden Ansätzen gibt es erhebliche Unterschiede. Ihnen liegen beispielsweise häufig verschiedene Datensätze zugrunde, die für unterschiedliche Anwendungsfälle und Workflows erstellt wurden.
Kaum eine Plattformen vereint beides – eine Analogie wäre ein Wasserfahrzeug, das sowohl als Schnellboot als auch als Kreuzfahrtschiff dienen kann.
Ein weiterer Unterschied ist die Basis der Benutzer:innen. Viele Stakeholder – in der Regel Hunderte oder Tausende – können an dem adaptiven Prozess teilnehmen. Allerdings nehmen nur relativ wenige Personen, meist leitende Angestellte, am Strategieprozess teil.
Die Herausforderung besteht darin, diese beiden einzigartigen und wichtigen Capabilitys miteinander zu vereinen. Wenn Organisationen das eine dem anderen vorziehen, laufen sie Gefahr, Chancen zu verpassen und ihre langfristigen Ziele aus den Augen zu verlieren.
Was passiert, wenn Sie die Anpassungsfähigkeit konstant priorisieren?
Wenn Unternehmen sich zu sehr auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit fokussieren, versuchen sie in der Regel eines von zwei Dingen: Entweder sie passen die strategischen Prozesse zwangsweise an Entscheidungen an, die mit einem ungeeigneten Tool getroffen wurden, oder die strategisches Prozesse finden in Silos statt, sind statisch und werden offline festgehalten, zum Beispiel in einer Excel-Tabelle.
Das Ergebnis ist ein unzusammenhängender Prozess, bei dem die langfristige Strategie bei den täglichen Entscheidungen nicht berücksichtigt wird und den strategischen Planer:innen wertvolle Einblicke in die tägliche Arbeit fehlen. Daher sind sie gezwungen, sich auf manuelle Berichte zu verlassen, die fehleranfällig und zeitaufwändig sind.
Was passiert, wenn Sie zu stark an Ihrer Strategie festhalten?
Diese Situation kommt zwar seltener vor, ist jedoch nicht weniger problematisch. In der heutigen, sich schnell verändernden Geschäftswelt ist Agilität unerlässlich.
Ohne eine Lösung für ein adaptives Portfoliomanagement werden Sie Chancen verpassen, in einem Trott stecken bleiben und letztendlich Projekte Monate oder Jahre später als geplant umsetzen.
Kombination von Strategie und Anpassungsfähigkeit
Portfoliomanager:innen benötigen einen rationalisierten und kollaborativen Ansatz, um die Vorteile eines strategischen und eines adaptiven Managements zu nutzen. Im Hinblick auf die Strategie benötigen die Führungskräfte eine Möglichkeit zur einfachen und zeitnahen Visualisierung von Daten rund um die gesamte Arbeit. Gleichzeitig müssen die Führungskräfte auf Teamebene verstehen, wie ihre täglichen Entscheidungen das Erreichen der übergeordneten Geschäftsziele fördern oder beeinträchtigen.
Die Integration von adaptiven und strategischen Lösungen wird durch Planview AdaptiveWork und Planview Advisor ermöglicht.
Mit den folgenden drei Schritten gelangen Sie ans Ziel:
1. Erstellung von Plänen in Planview AdaptiveWork
Planview AdaptiveWork hilft Ihnen, sich auf die Ausführung zu konzentrieren. Sie können die Produktivität verfolgen, die Zusammenarbeit visualisieren, Risiken angehen und die Ressourcenkapazität verwalten.
2. Vernetzung von Plänen und Strategie mit Planview Advisor
Planview Advisor hält Sie auf Kurs, damit Sie Ihre langfristigen Geschäftsziele erreichen. Mithilfe übergeordneter Finanzdaten können Sie Risiken und Chancen analysieren, ohne sich in den Untiefen der Teamkennzahlen zu verlieren. Im Wesentlichen helfen Ihnen die Erkenntnisse von Advisor dabei, strategiekonforme Entscheidungen über Ihre Projekte in AdaptiveWork zu treffen, wodurch Sie Zeit, Ressourcen und Verwaltungsaufwand sparen.
3. Abwägung von Alternativen mit der Szenarioanalyse von Planview Advisor
Planview Advisor verfügt zudem über integrierte Funktionen zur Szenarioanalyse, die Ihnen zeigen, wie sich Ihre Ziele verändern würden, wenn Sie bestimmte Kompromisse eingehen und Änderungen vornehmen würden. Mit diesen „Was-wäre-wenn“-Analysen können Sie die Auswirkungen von Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und alternativen Ressourcenzuteilungen auf den Portfoliowert veranschaulichen.
Bei der Erstellung von Szenarien können Sie bestehende Initiativen, zukünftige Projekte und potenzielle Investitionen, Partnerschaften oder Übernahmen einbeziehen. Die in Planview integrierten Funktionen zur Risikoanalyse, einschließlich Monte-Carlo-Simulationen, ermöglichen es Ihnen, die Auswirkungen alternativer Vorgehensweisen schnell zu erfassen – das ist vorausschauende Planung in ihrer umfassendsten Form!
Mit zwei Arten des Portfoliomanagements zum Erfolg
Die Integration von adaptivem und strategischem Management ist entscheidend für die langfristige Profitabilität Ihres Unternehmens. Einerseits sind Teams und Teamleiter:innen, die der Arbeit am nächsten sind, bestmöglich in der Lage, sich auf Risiken einzustellen und neu aufkommende Chancen zu ergreifen. Andererseits können strategische Führungskräfte langfristige Pläne auf der Grundlage weitreichender Einblicke erstellen. Ein integrierter, zweigleisiger Ansatz ist der sicherste Weg, um die Anforderungen jeder Führungskraft zu erfüllen.
Planview AdaptiveWork und Planview Advisor sorgen für einen optimierten Datenfluss zwischen kurz- und langfristiger Planung. Dies reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und ermöglicht den Führungskräften, schneller intelligente Entscheidungen zu treffen. Mithilfe der Szenarioanalyse können Sie die Ergebnisse in Ihrem gesamten Portfolio ganzheitlich visualisieren, damit Sie Ihre Ziele mit Zuversicht verfolgen können.
Erfahren Sie hier mehr über den integrierten Ansatz für das Produktportfoliomanagement.
