Wissen Sie, ob Ihre Organisation über genügend Ressourcen verfügt, um die Arbeit zu erledigen? Und sind diese Ressourcen auf die richtige Arbeit konzentriert? Wenn es um Prognosen und Optimierung geht, sind die richtigen Tools für das Ressourcenmanagement von entscheidender Bedeutung, um die Auslastung der Ressourcen zu verstehen, bestehende Anforderungen zu erfüllen, neue Projekte zu verfolgen und die Projektabwicklung zu beschleunigen.
Wenn Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben will, muss es seine Ressourcen genau unter die Lupe nehmen und prüfen, wie sie ausgerichtet und verteilt werden. In einer typischen Organisation führt beispielsweise eine 5%ige Effizienzsteigerung bei 150 Ressourcen zu jährlichen Einsparungen von etwa $858,000 oder 15,600 Stunden. Allein diese Statistik könnte ein Grund sein, dafür zu sorgen, dass Ihr Unternehmen ein geeignetes Tool zur Ressourcenverwaltung einsetzt.
Seien wir ehrlich, niemand möchte, dass Ressourcen durch die Maschen fallen. Aber wissen Sie, worauf Sie bei einem Tool zur Ressourcenverwaltung achten müssen? Eine Lösung für das Ressourcen- und Nachfragemanagement sollte auf drei grundlegenden Stufen beruhen:
- Planung , damit Sie Ihre Ressourcen für maximalen Nutzen und Wert priorisieren und prognostizieren können
- Ausführung und Änderung hilft Ihnen, die Reaktionsfähigkeit auf Ihren Ressourcenplan zu erhöhen und Änderungen zu priorisieren.
- Nachverfolgung und Messung hilft Ihnen, den ROI Ihrer eingesetzten Ressourcen sicherzustellen; so können Sie die tatsächlichen Kosten für die Bereitstellung von Geschäftslösungen ermitteln.
Ja, alle diese Phasen sind für sich genommen wichtig. Sie sind jedoch jeweils für unterschiedliche Aufgaben gedacht. Das Führungsteam wird sich zum Beispiel auf die Ressourcenplanung konzentrieren, während die Teammitglieder auf eine einfache Verfolgung ihrer Aufgaben und ihrer Zeit Wert legen. In der Zwischenzeit haben das PMO und die Ressourcenmanager die schwierigste Aufgabe: Sie müssen alles über das gesamte Portfolio hinweg zusammenbringen, um die Ressourcen während des gesamten Lebenszyklus zu verwalten.
Jetzt können Sie sich Gedanken darüber machen, was die wichtigsten Eigenschaften bei der Auswahl eines Tools zur Ressourcenverwaltung sind. Hier sind einige allgemeine Richtlinien, um sicherzustellen, dass eine Lösung Folgendes bietet:
- Die Fähigkeit zu empfehlen, wie Sie Ihre Ressourcenkapazität nutzen können, um angesichts Ihrer Einschränkungen den höchsten Geschäftswert zu erzielen
- Planung von Was-wäre-wenn-Szenarien, um festzustellen, ob die Organisation Änderungen des Plans aufnehmen und sich darauf einstellen kann
- Eine zentrale Ressourcen-Workbench zum Prüfen, Genehmigen und Planen von Ressourcen, um Ihr Unternehmen optimal für eine termingerechte und budgetkonforme Ausführung zu positionieren
- Ein standardisierter Arbeitsablauf für Ressourcenanfragen für Projektmanager und Ressourcenmanager, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern und die Verantwortlichkeit zu fördern.
- Unterstützung für Zeitanwender und eine benutzerfreundliche mobile Anwendung für die Ressourcen zur Erfassung und Protokollierung der Zeit, was einen großen Unterschied in der Datengenauigkeit ausmachen kann
Letztendlich möchten Sie sicherstellen, dass Sie weit mehr als nur die Ressourcen auf Projekt- oder Teamebene verwalten. Ihr Ziel sollte es vielmehr sein, alle Phasen des Lebenszyklus zu erfassen - von der Planung über die Ausführung bis hin zur Verfolgung der Ist-Zustände über das gesamte Projekt hinweg. Hier können die richtigen Tools oder Lösungen eine entscheidende Rolle spielen. Indem Sie sicherstellen, dass jede Rolle zu den richtigen Ergebnissen beiträgt und bereit ist, sich anzupassen und zu verändern, können Sie einen intelligenteren Ansatz für die Ressourcenprognose, -verwaltung und -verantwortung gewährleisten.
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