Im Mittelpunkt jeder Arbeit - ganz gleich, ob es darum geht, einen Roboter zu bauen, ein Gebäude zu errichten, eine Marketingkampagne zu starten oder etwas anderes - stehen Aufgaben, Aufgaben und noch mehr Aufgaben. Wenn Aufgaben richtig organisiert und ausgeführt werden, unterstützen sie optimierte Arbeitsabläufe, engagierte Mitarbeiter und erfolgreiche Ergebnisse. Am anderen Ende des Spektrums führen unorganisierte und schlecht ausgeführte Aufgaben zu Frustration und Misserfolg. Ersteres zu erreichen und letzteres zu vermeiden, ist der wesentliche Zweck von Software zur Verwaltung von Unternehmensaufgaben.
Vorteile von Software für das Aufgabenmanagement in Unternehmen
Software für das Aufgabenmanagement in Unternehmen hat mehrere entscheidende Vorteile:
- Sie geben den Teammitgliedern einen klaren Überblick darüber, welche Aufgaben sie erledigen müssen und in welcher Reihenfolge.
- Ermöglicht es Managern, Ressourcen (sowohl personelle als auch materielle) effektiv zuzuweisen und umzuverteilen, um die Produktivität und Effizienz zu steigern - und gleichzeitig eine Überlastung der Mitarbeiter zu verhindern. Wie bereits von Harvard Business Review: "Burnout hat mit Ihrem Arbeitsplatz zu tun, nicht mit Ihren Mitarbeitern."
- Förderung und Verbesserung der Zusammenarbeit, da die Teammitglieder ein gemeinsames Verständnis davon entwickeln, was zu tun ist, und die Möglichkeit haben, Verbesserungen des Arbeitsablaufs zu diskutieren.
- Verbesserung von Qualität und Effizienz, da mehr Arbeit gleich beim ersten Mal korrekt erledigt wird, Meilensteine erreicht und Fristen eingehalten werden.
Die Wahl des richtigen Task-Managers für Unternehmen
Es gibt viele Softwarelösungen für das Aufgabenmanagement in Unternehmen. Um Ihrem Unternehmen zu helfen, die richtige Entscheidung zu treffen, sollten Sie sich diese zehn Fragen stellen:
1. Unterstützt es die Zusammenarbeit Ihrer Teams?
Die Zusammenarbeit ist eines der Kernelemente der Software zur Verwaltung von Unternehmensaufgaben. Entscheiden Sie sich für eine Cloud-basierte Lösung, die alle Mitglieder Ihres Teams zusammenbringt und eine effektive, effiziente und produktive Teamarbeit ermöglicht - anstatt sie zu behindern. Alle Informationen sollten zentralisiert werden, wobei die Kommentare direkt auf die einzelnen Aufgaben angewandt werden, und es sollte einfach sein, Dokumente, Videos und Links an die Aufgaben anzuhängen, damit keine Zeit verschwendet wird (oder Panikalarm ausgelöst wird!). auf der Suche nach einer fehlenden Datei.
2. Unterstützt es die Projektplanung?
Konzentrieren Sie sich auf eine Lösung, die Projektaktualisierungen in Echtzeit liefert, so dass Manager schnell Änderungen an verschiedenen Aspekten des Projekts vornehmen können. Projektplan (z.B. Zeitplan, Ressourcenzuweisung, Budget usw.) sowie die Strukturierung von Produkten in Phasen, einschließlich Teilaufgaben.
3. Erhöht es die Sichtbarkeit?
Die richtige Software für die Verwaltung von Unternehmensaufgaben erhöht die Transparenz auf drei wichtige Arten. Erstens sollte es eine zentrale Ansicht bieten, die anzeigt, wer wann an was arbeitet, und die es einfach macht, Prioritäten, Aufgaben und Zeitpläne zu ändern - alles von einem einzigen Bildschirm aus. Zweitens sollte es die Phasen im gesamten Arbeitsbereich konsolidieren, so dass es einfach ist, den Fortschritt zu überwachen, unabhängig davon, wie jedes Team seine jeweiligen Workflowphasen gestaltet hat. Drittens sollte es Managern ermöglichen, die Arbeitsbelastung nach geschätztem oder verbleibendem Aufwand (pro Vorstand, Epic, Mitglied usw.) zu sehen.
4. Bietet es ein übersichtliches visuelles Layout?
Die Lösung sollte maßgeschneiderte Boards unterstützen, die die Bedürfnisse verschiedener Projekte, Teams, Kunden und Produkte widerspiegeln und die an veränderte Entwicklungen angepasst werden können. Ohne ein sauberes visuelles Layout sind Verwirrung, Chaos und Konflikte nicht nur wahrscheinlich - sie sind praktisch garantiert.
5. Lässt es sich mit anderen Lösungen in der Umgebung integrieren?
Ihre Teams müssen sofort loslegen. Entscheiden Sie sich für einen Aufgabenmanager, der sich in die vorhandenen Lösungen in Ihrer Umgebung integrieren lässt, einschließlich der Projektmanagementsysteme (mehr dazu im nächsten Abschnitt). Darüber hinaus sollte die Lösung eine öffentliche API bieten, um aufgabenbezogene Daten zu/von verschiedenen Systemen und Dashboards zu schieben/zu ziehen und durch verschiedene Apps und Erweiterungen ergänzt werden.
6. Unterstützt es Agile?
Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die die agile Entwicklung durch Epics, Stories, Sprint Management, Retrospektiven und mehr erleichtert. Gleichzeitig sollte die Lösung auch Teams unterstützen, die noch nicht vollständig und formell die Agile Methodik, aber dennoch einige grundlegende agile Tools und Ansätze nutzen möchten.
7. Unterstützt es den Gastzugang?
Nicht jeder, der eine Software für die Verwaltung von Unternehmensaufgaben verwenden muss, ist ein Manager oder ein vollwertiges Teammitglied. Wählen Sie eine Lösung, die einen Gastzugang bietet, um externe Interessengruppen wie Kunden, Lieferanten und Partner auf dem Laufenden zu halten - aber nicht zu behindern.
8. Wird es von einem hervorragenden Support unterstützt?
Ausgezeichneter Support, der 24/7 zur Verfügung steht, sorgt dafür, dass Sie den kürzesten Weg zum Wert nehmen. Zu den Ressourcen, die Ihren Teams helfen können, schnell und einfach loszulegen, gehören Webinare, Tutorials, Schnellstartanleitungen und individuelle Beratungen.
9. Ist es sicher?
Der Schutz von Daten und die Verhinderung von Verstößen und Lecks hat höchste Priorität. Wählen Sie eine Lösung, die ein Höchstmaß an Sicherheit für Unternehmen bietet und Ihre Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand schützt.
10. Wie detailliert ist die Produktdemo?
Zu guter Letzt: Wählen Sie eine Lösung, bei der Sie sich selbst von den Merkmalen und Funktionen überzeugen können. Die Demo sollte auf Ihre spezifischen Anwendungsszenarien zugeschnitten sein und Sie sollten die Möglichkeit haben, mit dem Team, das die Demo vorführt, zu interagieren und detaillierte Fragen zu stellen. Vergessen Sie nicht, eine Anfrage in letzter Minute zu stellen, um zu sehen, wie flink das Demo-Team auf den Beinen ist. Schließlich ist es das, was mit Ihrem Team passieren wird, wenn die Lösung erst einmal eingeführt ist. So können Sie wirklich feststellen, ob eine Lösung in Ihrer Umgebung und in Ihren Teams langfristig funktionieren wird.
Integration von Projekt- und Aufgabenmanagement-Software
Wie bereits erwähnt, ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Auswahl von Projektmanagement-Software für Unternehmen die nahtlose Integration mit Ihrer bestehenden Portfolio- und Projektmanagement-Plattform. Dies ermöglicht es den Teammitgliedern, so zu arbeiten, wie sie es möchten, und verschafft ihnen einen besseren Überblick über ihre Fortschritte. Es stellt auch sicher, dass alle Programm- und Projektdaten automatisch synchronisiert werden, was in schnelllebigen Unternehmensumgebungen, in denen sich Dinge täglich - oder besser gesagt stündlich - ändern können, extrem wichtig ist.
Das letzte Wort über ein Aufgabenverwaltungssystem und Software für Unternehmen
Der bahnbrechende Guru der Selbstverbesserung, Paul J. Meyer, sagte, dass "Produktivität niemals ein Zufall ist. Es ist immer das Ergebnis einer Verpflichtung zu Spitzenleistungen, intelligenter Planung und konzentrierten Anstrengungen." Mit dem richtigen System und der richtigen Software für die Verwaltung von Unternehmensaufgaben können Sie diese Ziele erreichen - und leistungsstarke Teams und Organisationen vorantreiben.
