Dieser Blog bildet den Auftakt zu einer Reihe von Beiträgen, die sich mit den sechs Merkmalen reifer Unternehmen in den Bereichen Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement befassen.
Ausgehend von einer neuen Studie über den Stand der Kapazitätsplanung und des Ressourcenmanagements in großen Unternehmen haben sich sechs Merkmale herauskristallisiert, die reifere Unternehmen gemeinsam haben. Ich habe sie hier aufgelistet und werde im heutigen Blog-Beitrag näher auf die erste Eigenschaft eingehen.
Organisationen, die sich durch Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement auszeichnen:
- Sie haben Einblick in die Arbeit der Mitarbeiter, können Engpässe erkennen und Szenarien bei Bedarf ausführen, um sich an Veränderungen anzupassen.
- Verschmelzen Sie Top-Down- mit Bottom-Up-Ansätzen zur Kapazitätsplanung und zum Ressourcenmanagement
- eine eigene Funktion für die Verwaltung von Ressourcen und die Kapazitätsplanung haben
- Einigen Sie sich auf diese bewährten Praktiken: Priorisierung, Was-wäre-wenn-Analyse, Einbindung der Führungskräfte
- das Projekt gut einschätzen können und über gute unterstützende Prozesse verfügen
- Verwenden Sie die Software project portfolio management , um Ihre Ressourcen zu optimieren.
Merkmal #1: Ausgereifte Unternehmen haben Einblick in die Arbeit ihrer Mitarbeiter, erkennen schnell Engpässe und sind in der Lage, bei Bedarf Was-wäre-wenn-Szenarien durchzuführen, um sich an Veränderungen anzupassen.
Einblicke und Transparenz sind die Grundlage für die Verwaltung von Nachfrage und Kapazität. Überlegen Sie Folgendes: Können Sie leicht feststellen, an welchen Produkten oder Projekten Ihre Mitarbeiter arbeiten, welche Fähigkeiten sie haben, wer auf der Ersatzbank sitzt oder wem mehr Arbeit zugewiesen wurde, als er bewältigen kann? Wenn Ihre Antwort Nein lautet, sind Sie nicht allein.
Laut dem Bericht ist eine überraschende Anzahl von Produktorganisationen der Meinung, dass mangelnder Einblick in die Ressourcen eine ihrer größten Frustrationen ist. Wir haben festgestellt, dass die Sichtbarkeit und die Beschäftigung mit bestimmten Bereichen von Prozessen und Technologien direkt mit dem Fortschritt der Reife korreliert.
Auf dem einfachsten oder Ad-hoc-Reifegrad ist die Sichtbarkeit praktisch nicht vorhanden und die Manager sind nicht in der Lage, die Arbeitslast und die Aktivitäten aus der Ressourcenperspektive zu betrachten; daher fehlt ihnen ein klares Bild der Kapazität oder des Bedarfs. Wenn sie auf die mittlere Stufe der Reifeskala aufsteigen, erhalten sie einen grundlegenden Überblick darüber, woran die Ressourcen arbeiten, haben aber nur einen begrenzten Einblick in die Zeit, in der die Ressourcen wieder verfügbar sind. Stellen Sie sich vor, Sie müssten versuchen, eine komplexe, expandierende Produktlinie unter diesen Bedingungen zu besetzen (vielleicht ist das Ihre Realität). Das kann nicht einfach sein und führt zu einer Vielzahl von Engpässen und übermäßigen Verpflichtungen.
Werfen wir einen Blick auf andere Praktiken reiferer Unternehmen:
- Planungsprozess
Ausgereifte Unternehmen verfügen über einen effektiven Planungsprozess mit Einblick in den Bedarf auf Rollenebene, bevor die Arbeit vergeben wird. Sie verfügen über die Prozesse und Technologien, die es jedem ermöglichen, Informationen konsistent und wiederholbar zu erfassen. Tatsächlich ist der Mangel an Prozessen die Hauptursache für diesen Schmerz, der jedoch um mindestens 10-20% abnimmt, je weiter die Unternehmen auf der Reifeskala aufsteigen. In Korrelation dazu sinkt der Mangel an Sichtbarkeit bei reiferen Unternehmen um 15-20%. Zu diesen Prozessen gehören die Art und Weise, wie und wo Projektmanager und Ressourcenmanager Informationen melden, die Verwendung von Zeiterfassungsbögen und die Meldung von Fortschritten im Vergleich zu Produktzeitplänen.
- Technologie
Was die Technologie betrifft, so gaben 60% der Unternehmen mit niedrigerem Reifegrad an, dass die Ursache für dieses Problem darin liegt, dass sie sich auf Tabellenkalkulationen und einfache Projektmanagement-Tools verlassen, die nicht mehr in der Lage sind, die Komplexität der Ressourcen zu bewältigen, mit denen die heutigen Produktorganisationen konfrontiert sind. In Unternehmen mit geringerem Reifegrad verbleiben die Informationen in den Köpfen der Produktentwicklungsmanager und Ressourcenmanager oder sie befinden sich in unintegrierten Tabellen auf dem Desktop und bieten wenig bis gar keinen Einblick in die Verfügbarkeit und Nutzung von Ressourcen.
Während fast 70% der Unternehmen mit geringerem Reifegrad auf Tabellenkalkulationen und einfache Projektsoftware setzen, haben die reifsten Unternehmen Software für das Produktportfolio-Management (PPM) implementiert. Unternehmen, die Unternehmenssoftware einsetzen, haben eine 27%ige und 22%ige Verbesserung der Transparenz in Bezug auf Kapazität und Nachfrage erfahren.
- Management im ständigen Wandel
Im Zusammenhang mit der Herausforderung der Sichtbarkeit ist der größte Schmerzpunkt für 47% der Umfrageteilnehmer das Problem der ständigen Veränderung. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem reifere Unternehmen im Vergleich zur Gruppe mit geringerem Reifegrad glänzen. Das reifere Unternehmen hat nicht nur Einblick in die Ressourcen, sondern auch die erforderlichen On-Demand-Daten, um Was-wäre-wenn-Szenarien durchzuführen, mit denen es die Auswirkungen veränderter Prioritäten und Marktveränderungen auf seine Ressourcen durchspielen kann. Wenn zum Beispiel ein Konkurrent ein neues Produkt auf den Markt bringt und das Unternehmen darauf reagieren muss, können die Führungskräfte sehen, wie sich Entscheidungen und Ressourcenverschiebungen auf verschiedene Produkte oder Projekte auswirken würden. Allzu oft werden diese Änderungen vorgenommen, ohne die Auswirkungen zu berücksichtigen, die sich daraus ergeben können. Auch hier sind ähnliche Prozess- und Technologieansätze erforderlich, um Transparenz und Zugang zu Echtzeitdaten zu erlangen, die die Grundlage für Geschäftsentscheidungen bilden.
Die Lektion hier ist, dass die Sichtbarkeit von von entscheidender Bedeutung für den Erfolg ist und dass es möglich ist, einen besseren Zugang dazu zu bekommen. Um dieses Ziel zu erreichen, benötigen Unternehmen die richtige Software, wie z.B. eine PPM-Lösung, um Informationen zu erfassen, und die Verpflichtung, Best Practices und Prozesse zu implementieren, um dies konsequent zu tun. Diese Investition ist entscheidend, um die Markteinführung zu beschleunigen und das Reifemodell voranzutreiben.
Zitate von Teilnehmern, die es gut auf den Punkt brachten:
"Als wir anfingen, hatten wir ein großes Problem mit der Visualisierung von Daten. Jetzt, da wir Software und Prozesse haben, sind wir in einer viel besseren Verfassung und arbeiten daran, über die Sichtbarkeit hinaus zu reifen."
- Programm-Manager, Unternehmen für Konsumgüterprodukte
"Unsere größte Herausforderung ist es, auf die sich ändernde Nachfrage zu reagieren, was sehr wichtig ist. Sie verändert sich ständig und der durchschnittliche Planer muss die richtigen Werkzeuge haben, um sie zu verwalten."
- Programm-Manager - Große klinische Ressourcenorganisation
Lesen Sie den vollständigen Bericht!
Bleiben Sie dran für das #2 Charakteristikum reifer Organisationen: Verschmelzung von Top-Down- und Bottom-Up-Ansätzen zur Kapazitätsplanung und zum Ressourcenmanagement.
Ich würde gerne von Ihnen hören. Welche Methoden verwenden Sie, um zu erfahren, woran Ihre wertvollen Ressourcen arbeiten?
