Im letzten Blogbeitrag, Wie strukturiert ist Ihr Kapitalplanungsprozess? habe ich über mein Interview mit Madison Laird, Executive-in-Residence bei Planview, geschrieben. Wir haben die Extreme von stark strukturierten Prozessen und stark unstrukturierten Prozessen in der Kapitalplanung diskutiert, inspiriert durch den kürzlich veröffentlichten Bericht der Studie The State of Capital Planning. Wir haben auch die Notwendigkeit einer flexiblen Struktur hervorgehoben und die Schlüsselkriterien erörtert, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass die Finanzplanungsstruktur die erforderliche Flexibilität aufweist, um den sich ändernden Marktanforderungen gerecht zu werden. Hier ist eine kurze Zusammenfassung der Kriterien, die Madison für eine "flexible Struktur" genannt hat:
- Der Prozess entspricht den strategischen Anforderungen der Entscheidungsträger.
- Im Rahmen dieses Prozesses werden sowohl quantitative als auch strategische Beiträge von Interessenvertretern aus den Geschäftsbereichen gesammelt.
- Der Prozess erleichtert den Austausch von Informationen, die für die Abstimmung zwischen den Geschäftsbereichen erforderlich sind.
Schließlich sprachen wir über die Ironie der Struktur - dass ein stark strukturierter Prozess ein flexiblerer Prozess sein kann. Da bei stark strukturierten Prozessen in der Regel alle Datenflüsse, Besprechungspläne sowie Rollen und Verantwortlichkeiten definiert sind, ist es einfacher, Änderungen vorzunehmen und dann die nachgelagerten Konsequenzen und Auswirkungen zu ermitteln und anzupassen. Eine Planungsstruktur ohne so viel strukturelle Definition befindet sich im "Blindflug", wenn sie mit unerwarteten Änderungen umgehen muss. Im Allgemeinen ist also ein stark strukturierter Planungsprozess wünschenswert.
Einige Unternehmen führen jedoch einen stark strukturierten Planungsprozess ein und nutzen dann nicht die Vorteile seiner Flexibilität. Madison bezeichnet dies als "Schattenboxen" durch den Kapitalplanungsprozess und erklärt, dass ein "einigermaßen strukturierter" Planungsprozess die Finanzwelt in einem falschen Gefühl der Sicherheit wiegen kann. Dies führt in der Regel zu sehr unzufriedenen Planungsbeteiligten und einem dysfunktionalen Planungsprozess. Einer der häufigsten Feinde eines flexiblen Prozesses ist die Schattenbox, die Sie bei der Kapitalplanung durchlaufen.
Ihr Weg durch die Kapitalplanung im Shadowboxing
Schattenboxen ist eine Übung, die im Training für Kampfsportarten wie Boxen verwendet wird, um den Rhythmus und die Form eines Kämpfers zu erhalten. Als Teil des Trainings wirft der Kämpfer Schläge auf niemanden bestimmten, manchmal sogar auf seinen eigenen Schatten. Der Zweck ist die Vorbereitung auf den eigentlichen Boxkampf. Ähnlich wie beim Boxen ist auch bei der Kapitalplanung ein gewisses Maß an Struktur erforderlich, die im Idealfall flexibel, aber dennoch rigoros und definiert ist. Der eigentliche Planungsprozess ähnelt einem Preiskampf über mehrere Runden, bei dem derjenige gewinnt, der seine Strategie anpasst, um seinen Gegner zu besiegen. Der Verlierer wird derjenige sein, der sich weigert, sich an die veränderte Dynamik des Kampfes anzupassen und das Live-Ereignis so behandelt, als hätte er in der Vorbereitung Schattenboxen gemacht.
Die meisten Kapitalplanungsprozesse umfassen eine Reihe von Präsentationsvorlagen, Besprechungen und Finanztabellenvorlagen. Diese Werkzeuge stehen für die Strategie und den Plan des Kämpfers, seinen Titel zu verteidigen. Wenn die Finanzabteilung über diese Instrumente verfügt, hat man oft das Gefühl, dass es eine Struktur oder eine "Strategie für den Kampf" gibt, aber oft bleibt wenig Raum für Ermessensspielraum oder Flexibilität.
Wenn der strukturierte Prozess geschaffen wird, um die Beteiligten durch vordefinierte Pfade zu führen, ist es außerdem wichtig zu fragen, ob die drei Kriterien für eine flexible Struktur wirklich erfüllt werden.
Um die Analogie noch weiter auszudehnen: Stakeholder, die die Schläge des Körpers nicht absorbieren, nehmen an einer Aktivität teil, die nicht die realen Bedingungen simuliert. Es ist schwer, einen Geschäftsinhaber auf den Kampf des nächsten Jahres vorzubereiten, wenn er nicht im Planungsring gestanden hat.
Dies steht im Gegensatz zu einer "flexiblen Struktur", bei der es zu einem Nahkampf mit den Daten kommt. Ein flexibel strukturierter Planungsprozess gewährleistet Daten, auf die man sich verlassen kann, um Szenarien durchzuspielen und Ressourcen und Möglichkeiten zu optimieren. Die Unternehmen, die angaben, weniger strukturiert zu sein als andere, gaben beispielsweise auch ein viel höheres Risiko an, Chancen, Ressourcen und Budgets nicht optimal nutzen zu können (18% gegenüber 45%).
Vielleicht ist etwas strukturiert zu sein im Gegensatz zu wirklich strukturiert wie der Unterschied zwischen Nahkampf und Schattenboxen. Ein Unternehmen, das die Kriterien für eine wirklich flexible Planungsstruktur erfüllt, ist in der Lage, den Einsatz von Ressourcen und Budgets im Hinblick auf die höchsten Renditechancen rigoros zu überprüfen.
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