Egal, ob Sie ein professioneller oder "zufälliger" Projektmanager sind, die Last der Bewertung von Softwarelösungen wird wahrscheinlich irgendwann auf Ihren Schultern lasten. Ich sage Last und nicht Verantwortung, weil der Druck, etwas zu liefern, real ist, die Sichtbarkeit bei den Stakeholdern der Geschäftsleitung hoch ist und das Veränderungsmanagement ein schwieriger Prozess ist, der zu bewältigen ist.
Wie können Sie also erfolgreich einen Prozess zur Bewertung, Auswahl und Implementierung einer bestimmten Software einleiten?
Bewertung: 60%-70% Misserfolg mit einem Bottoms-Up-Ansatz
Traditionell gehen Leute in Ihrer Position von unten nach oben vor - sie betreiben Marktforschung auf hohem Niveau, bitten Anbieter um Demos, führen Interviews mit potenziellen Endbenutzern und entwickeln umfassende Anforderungsmatrizen, bevor sie sich mit dem Sponsor in der Geschäftsleitung zusammensetzen, um die Unterstützung für die Initiative und die Durchführbarkeit des für den Kauf zur Verfügung stehenden Budgets zu prüfen.
Das überwältigende Ergebnis dieses Bottoms-Up-Ansatzes ist, dass viel Zeit verschwendet wird und keine Software gekauft wird. Unsere internen Statistiken zeigen, dass diese Art von Bewertungen beim Kauf jeder Software, nicht nur unserer Planview-Anwendungsfamilie, zu 60%-70% fehlschlagen.
Der erfolgreichere Weg, den wir in unserem jüngsten Webinar beschrieben haben, ist ein Top-Down-Ansatz, bei dem das Sponsoring durch die Geschäftsleitung früher im Prozess erfolgt. Bei diesem Ansatz wird ein datengestützter Blick auf den Wert geworfen, es wird untersucht, was für Ihr Unternehmen wichtig ist, und es werden der ROI und andere Metriken bewertet, die für eine erfolgreiche Abstimmung mit der Geschäftsführung und den Stakeholdern erforderlich sind. Auf diese Weise gehen Sie von der Erstellung abstrakter Anforderungsmatrizen zur Erörterung konkreter Geschäftsergebnisse über, die Ihr Unternehmen voranbringen werden.
Auswahl des Anbieters: Zu vermeidende Fallstricke
Zu den allgemeinen Herausforderungen bei der Evaluierung von Software gehören die Ermittlung der wichtigsten Bedürfnisse Ihres Unternehmens, die Analyse des Marktes, die Erleichterung eines effizienten Auswahlverfahrens, die Beschaffung von Finanzmitteln und die Förderung der Akzeptanz durch die Endbenutzer.
Im Folgenden finden Sie Empfehlungen, welche Fallstricke Sie bei der Auswahl vermeiden sollten.
Fallstrick 1: Der Versuch, es allen recht zu machen
Die Suche nach einer Einheitslösung führt oft zu suboptimalen Ergebnissen. Die Personalabteilung, das Marketing und die Finanzabteilung haben vielleicht schon ein System, aber wenn Sie in der IT oder im PMO arbeiten, stehen die Chancen schlecht, dass dieses System Ihre wichtigsten Anforderungen erfüllt.
Und warum? Weil Sie eine formale Ausbildung im Projektmanagement haben und die anderen nicht.
Wenn Sie außerdem erwarten, dass eine ITSM-Lösung als PPM-Lösung eingesetzt werden kann, sollten Sie sich zuerst mit den Analysten abstimmen. Gartner hat einen großartigen Artikel mit dem Titel: Be Wary if Buying an ITSSM Tool to Use Beyond ITSM 2.0 für diejenigen unter Ihnen, die unter Druck gesetzt werden, die Kernfunktionen von PPM und Ressourcenmanagement zu opfern, weil einige Ihrer Kollegen glauben, dass ein Ticketing- oder Helpdesk-System auch als Anwendung für Portfolio-, Governance- und Ressourcenmanagement dienen kann.
Fallstrick 2: Lassen Sie Ihre Entscheidung von Emotionen diktieren
Lassen Sie sich nicht von den glänzenden Objekten oder dem endlosen "Schnickschnack" ablenken, den Ihre Endbenutzer nie verwenden werden. Halten Sie es einfach. Sie müssen sicherstellen, dass Sie sich an das halten, was für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Konzentrieren Sie sich auf Daten statt Emotionen, Ergebnisse statt Funktionen und ROI statt Benutzeroberfläche.
Fallstrick 3: Widerwillen, den Prozess "anzuhalten"
Es ist in Ordnung, einem Verkäufer "Nein" zu sagen. Sie haben es hier gehört.
Es ist auch in Ordnung, Ihre Bewertung abzubrechen und Ihren Kollegen zu ersparen, wertvolle Zeit zu verschwenden, wenn ein Kauf in absehbarer Zeit nicht realisierbar ist. Sie können Ihr Bestes tun, um eine Welle zu erzeugen, wenn Sie sich dafür entscheiden, aber denken Sie daran, dass 60%-70% Ihrer Zeit und Ihrer Bemühungen nicht zu einem Kauf führen werden, also setzen Sie sowohl intern als auch extern realistische Erwartungen.
Aufbau einer Lieferantenpartnerschaft
Wenn Sie einen bestimmten Zeitplan anstreben, denken Sie daran, dass es intern wahrscheinlich einen Prozess gibt, den Sie in Verbindung mit der Auswahl Ihres Anbieters befolgen müssen (Beschaffung, Sicherheit, rechtliche Fragen, Registrierung des Anbieters, Budgetzuweisung), der sich auf Ihr Go-Live-Ziel auswirkt.
Finden Sie heraus, wie Ihr Unternehmen Software kauft, damit Sie der Zeit voraus sind.
Und schließlich sollten Sie bei der Zusammenarbeit mit den Anbietern nicht vergessen, was wir als Anbieter zu bestimmen versuchen:
- Wie ernst ist diese Aussicht? Wir möchten wissen, ob sich Ihr Unternehmen im Schulungsmodus befindet oder ob Sie ernsthaft Software kaufen möchten.
- Wird dies eine gute Verwendung meiner Zeit sein? Auch wir verteilen knappe Ressourcen (entgegen der landläufigen Meinung) und müssen ähnlich wie Sie Opportunitätskosten, Kompromisse und die Eskalation von Verpflichtungen berücksichtigen. Respektieren Sie diese Tatsache und suchen Sie sich echte Partner, die sich um Sie kümmern und bereit sind, Zeit zu investieren, damit Sie erfolgreich sind.
- Haben wir einen Deal? Die Verkäufer möchten, dass Sie einen Nutzen aus Ihrem Kauf ziehen. Wir gehen davon aus, dass Ihnen Ihr Beruf am Herzen liegt und Sie sich für den Einsatz von Tools begeistern, die Ihre Karriere voranbringen und Ihrem Unternehmen zu Innovationen verhelfen. Je früher wir Ihnen helfen können, den Wert zu erkennen, desto besser für alle Beteiligten.
Weitere Einzelheiten zu Die Kunst der Evaluierung von PPM-Software, sehen Sie sich die vollständige Präsentation in unserem On-Demand-Webinar an. Verbringen Sie nicht Monate damit, Lösungen zu evaluieren, die Sie nie benutzen werden.
