PMOs befinden sich im Umbruch: Sie verändern sich ständig, um unterschiedliche Teams, Arbeitsweisen, strategische Ziele, Transformationsprogramme, Prioritäten und mehr zu unterstützen. Die Bewältigung dieser Komplexität und des ständigen Wandels erfordert einen modernen PPM-Ansatz - einen Ansatz, der das PMO in die Lage versetzt, einen größeren strategischen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.
"The Insider's Guide to Modern PPM" definiert, was dies bedeutet und welche Kompetenzen erforderlich sind, um diesen Weg sicher und effektiv zu beschreiten. Wie es sich für einen neuartigen Ansatz gehört, ist dies eine andere Art von Einkaufsführer. Er konzentriert sich darauf, wie sich PMOs im Kontext der vier Dimensionen des modernen PPM entwickeln sollten:
- Gestärkte Teams
- Adaptive Portfolio-Planung und -Finanzierung
- Flexible Kapazitätsplanung
- Bessere Sichtbarkeit und optimierte Governance
Sind Sie neugierig? Der Insider's Guide stellt auch die kritischen Fähigkeiten vor, die für jede Dimension wichtig sind, sowie Technologien, die die Reise erleichtern können. In der Zwischenzeit finden Sie hier eine kurze Zusammenfassung aller vier Dimensionen.
Gestärkte Teams
Befähigte Teams liefern Geschäftswert. Folglich bedeutet die Modernisierung von PPM, dass Teams unterstützt werden müssen, unabhängig davon, welche Methodik sie verwenden - von Wasserfallprojekten über kollaborative bis hin zu Lean-Agile-Ansätzen für die Arbeitsleistung und darüber hinaus.
Ein Projektteam, das sich auf Aufgaben und Projektpläne konzentriert, hat zum Beispiel andere Bedürfnisse als agile Teams, die sich auf Fluss und Durchsatz konzentrieren. Entscheidend für die Befähigung von Teams ist es, sie mit den richtigen Technologien und Anwendungen auf der Grundlage der von ihnen gewählten Methoden auszustatten. PMOs sollten sich auch auf das Programmmanagement konzentrieren, um qualitativ hochwertige Ergebnisse für alle Teams zu erzielen.
Moderne PPM-Software ermöglicht es PMOs, alle Arten von Arbeiten mit den integrierten Strategie- und Portfolioplänen zu verknüpfen. Dies stellt sicher, dass die Beteiligten den Überblick über den Status, die Abhängigkeiten und die strategische Ausrichtung behalten - und bei Bedarf Anpassungen vornehmen können.
Adaptive Portfolio-Planung und -Finanzierung
Im modernen PPM konzentriert sich die Portfolioplanung auf Ergebnisse und Nutzen und nicht auf Aufgaben und Outputs. Dies ist ein Übergang weg von Projekten hin zu Programmen und produktorientierter Lieferung. Die Planung wird kontinuierlicher, und die Finanzierung wird flexibler, so dass die PMOs sich schneller neu ausrichten können, wenn sich die Dinge ändern.
PMOs sollten PPM-Lösungen erkunden, die eine schrittweise Finanzierung erleichtern und die Finanzierung mit definierten Geschäftsergebnissen verknüpfen können. Auch die Szenarioplanung ist von entscheidender Bedeutung, z. B. die Modellierung der Umverteilung von Finanzmitteln und Kapazitäten innerhalb und zwischen Portfolios, um die Auswirkungen zu verstehen und Kompromisse zu finden.
Flexibel Kapazitätsplanung
Mit der Entwicklung hin zu funktionsübergreifenden, befähigten Teams wird die Kapazitätsplanung immer mehr zu einer Unterstützung auf Teamebene. Bei der modernen, flexiblen Planung der Ressourcenkapazität geht es nicht nur darum, die richtigen Mitarbeiter und Teams auszuwählen und ihnen die richtige Arbeit zuzuweisen. Es geht auch darum, intelligente Anpassungen vorzunehmen, wenn sich Anforderungen und Prioritäten ändern - und das tun sie oft.
Moderne PPM-Software kann die Kapazitätsplanung durch Funktionen wie die Modellierung der Neuausrichtung von Ressourcen und Teams über das gesamte Portfolio hinweg erleichtern, wobei die aktuelle Arbeit berücksichtigt wird. Fortschrittliche Lösungen können auch dazu beitragen, leistungsfähige Teams zu unterstützen und die Einschränkungen und Abhängigkeiten zwischen Teams, gemeinsam genutzten Ressourcen und Teams von Teams zu verwalten.
Bessere Sichtbarkeit und optimierte Governance
Da die Teams mehr Verantwortung für die tägliche Arbeit übernehmen, sind die PMOs in einer hervorragenden Position, um den Weg zu einem flexibleren, schlankeren Governance-Ansatz zu ebnen. Vorbei sind die Zeiten der Strenge und Kontrolle - das richtige Maß an Governance ermöglicht schnellere Entscheidungen, oft auf Teamebene, sowie die Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen, die einen Mehrwert schaffen.
Moderne PPM-Lösungen bieten die Analysen und die Transparenz, die Sie benötigen, um Fortschritte zu verfolgen, Abhängigkeiten zwischen Teams zu verwalten und Risiken zu minimieren. Die Teams müssen wissen, welche Entscheidungen sie treffen können und welche sie an das Management weiterleiten müssen. PMOs erhöhen die Geschwindigkeit durch klare Richtlinien und arbeiten aktiv mit den Stakeholdern zusammen, um eine Sichtlinie für die Geschäftsleitung zu schaffen, um KPIs und OKRs festzulegen, die schnell erkennen lassen, ob eine Neuausrichtung, eine Anpassung der Finanzierung oder der Kapazitäten oder eine Depriorisierung erforderlich ist.
Durch die Optimierung dieser vier Dimensionen - Teamleistung, Portfolioplanung und Finanzierung, Kapazitätsplanung sowie Sichtbarkeit und Governance - können PMOs den Wandel besser bewältigen. Mit diesem modernen PPM-Ansatz ist das Unternehmen in der Lage, sich schnell auf veränderte Prioritäten einzustellen und sich an neue Arbeitsweisen anzupassen. PMOs können die organisatorische Agilität und Reaktionsfähigkeit erhöhen und gleichzeitig die Umsetzung der Strategie beschleunigen.
Die Reise beginnt mit der Entwicklung des PMO zu einem strategischeren Unternehmensberater, der die Teams unterstützt und die Wertschöpfung vorantreibt. Wenn dies das Ziel ist, reichen die traditionellen PPM-Tools und -Methoden einfach nicht aus. Moderne PPM-Software bietet die Intelligenz und die Funktionen, die erforderlich sind, um das Unternehmen bei der Umsetzung der Strategie zu unterstützen und schnell umzuschalten.
Bei dieser Umstellung geht es auch darum, den richtigen Partner zu finden, der die Einzigartigkeit eines jeden Unternehmens zu schätzen weiß und schon viele auf diesem Weg begleitet hat. Suchen Sie sich einen Partner, der:
- Sie wissen, wo Ihr Unternehmen heute steht, welche Schlüsselkomponenten sich ändern müssen und welche Schritte auf dem Weg dorthin machbar sind.
- Kann sich anpassen, wenn sich verschiedene Teile Ihrer Organisation in unterschiedlichen Phasen befinden
- Ermöglicht es Ihnen, einen Fahrplan zu erstellen, der Sie erfolgreich durch die hybride Realität von heute führt.
Verwenden Sie "The Insider's Guide to Modern PPM", um Ihrem PMO zu helfen, die richtige Lösung zu finden.
