Wenn es um die Erstellung von Berichten geht, tun sich Organisationen oft schwer, Berichte zu entwickeln, die sowohl leicht verdaulich als auch hoch informativ sind. Dieses Gleichgewicht ist ein schmaler Grat, denn die Teams möchten in der Lage sein, die Daten zu melden, die am wichtigsten sind. Aber das Durchforsten all dieser Daten in Tabellenkalkulationen kann zeitaufwendig sein und letztlich zu mittelmäßigen Ergebnissen führen. Emilie Graveline von Agropur versteht es nur zu gut, die Möglichkeiten komplexer Berichte zur Verbesserung der Entscheidungsfindung voranzutreiben. Deshalb ist sie die erste, die wir in unserer Serie über weibliche Führungskräfte in der Technologiebranche vorstellen.
In dieser Blogserie stellen wir Ihnen Frauen aus verschiedenen Branchen vor, die in ihren Unternehmen etwas bewegen, und sprechen offen über ihre Leistungen und Erfolge, die in ihren Unternehmen jeden Tag einen großen Unterschied machen.
Zum Auftakt der Serie sprachen wir mit Emilie Graveline von Agropur, die bei der Verbesserung der Berichterstattung und der Entscheidungsfindung in ihrem Unternehmen eine Vorreiterrolle spielt. Lassen Sie uns gleich mit dem Interview beginnen, in dem sie uns erklärt, wie sie diesen Wandel vorantreibt.
Welche Rolle spielen Sie bei der EPMO?
Als Support and Improvements Analyst bei Agropur sind mein Team und ich für die Gesamtadministration von Planview® Portfolios- unserer unternehmensweiten Portfolio- und Ressourcenmanagementlösung - verantwortlich. Wir stellen sicher, dass sie unsere strategischen Prozesse und Verfahren effektiv unterstützt. Wir sind verantwortlich für die Einführung und Weitergabe von Best Practices im Projektmanagement, für die Schulung von Endbenutzern und für die Erstellung und Weitergabe von Berichten und Dashboards für alle Managementebenen, um sie bei ihren Entscheidungen im Zusammenhang mit Projekten zu unterstützen.
Wer sind Ihre Stakeholder und wie binden Sie sie ein, um die gewünschten Ergebnisse zu verstehen?
Unsere Stakeholder haben unterschiedliche Reifegrade im Projektmanagement und sind an verschiedenen Arten von Daten interessiert, um ihre Entscheidungen zu treffen. Einige nutzen die Daten, um ihre Teams und ihr Arbeitspensum auf einer sehr detaillierten Ebene zu verwalten und benötigen zur Unterstützung ihrer wöchentlichen Besprechungen visuelle Darstellungen von Projektaufgaben und Ressourceneinsatz. Einige verwenden Zeiterfassungsbögen, um den Aufwand in der Vergangenheit zu betrachten, aber durch die einfache Reservierung von Ressourcen für Projekte ist es möglich, wichtige Einblicke in unsere Fähigkeit, Projekte zu liefern, zu erhalten. Auf der anderen Seite verlangt die Geschäftsleitung nach Dashboards, die eine Zusammenfassung der Projekte zeigen. Wir stellen einseitige Berichte zur Verfügung, aus denen hervorgeht, welche Projekte gefährdet sind, welche Prioritäten für neue Projekte gesetzt werden und wie der Gesundheitszustand großer Projekte ist.
Wie nutzt die Organisation die von Ihnen bereitgestellten Daten?
Wir erstellen und veröffentlichen Berichte, um sie für verschiedene Zielgruppen zugänglich zu machen. So leitet das EPMO beispielsweise Governance-Ausschüsse, in denen die Priorisierung von Projekten und das Kapazitätsmanagement überprüft werden. Wir erstellen Berichte zur Unterstützung von Echtzeitanalysen während der Sitzungen. Unsere KPI-Analyse zur Markteinführung ist ein Beispiel für Informationen, die wir aus Planview (Gate-Daten) übernehmen und die wir umwandeln, um Trends aufzuzeigen und Vergleiche anzustellen.
Wir führen auch datenbankübergreifende Analysen durch (da die meisten unserer Finanzdaten in Oracle gespeichert sind), um zu beurteilen, wie die Projekte aus finanzieller Sicht abschneiden. PowerBI-Berichte ermöglichen es uns, ein vollständiges Bild zu erhalten, indem sie alles zusammenführen.
Erklären Sie, wie wichtig es ist, Visualisierungen einfach zu halten. Inwiefern ist es sinnvoll, weniger Daten in einer bestimmten Ausgabe anzuzeigen?
Wir wissen es, wenn wir einen Bericht mit zu vielen Daten weitergeben, weil wir eine Menge Fragen über die Bedeutung der einzelnen Bilder und die Herkunft der Daten erhalten.
Der Schlüssel liegt darin, sich auf die Maßnahmen zu konzentrieren, die im Zusammenhang mit einem bestimmten KPI ergriffen werden müssen. Anstatt ein komplettes, aber verwirrendes Bild eines Portfolios zu zeigen, ziehen wir es vor, nur bestimmte Aspekte von Projekten hervorzuheben und sicherzustellen, dass die wichtigsten Informationen verstanden werden.
Wir hielten es für das Beste, die Informationen nach Themen auf verschiedenen Berichtsseiten aufzuteilen, damit jeder den Zweck des Berichts versteht und weiß, was je nach den darin enthaltenen Informationen getan werden muss.
Wie kann die Anwendung von Farbe auf die physische Formatierung der Daten die Art und Weise, wie die Berichte konsumiert werden, verbessern?
Wir haben festgestellt, dass die Übereinstimmung mit der neuen Markenidentität und den Farben der Organisation unseren Berichten Glaubwürdigkeit verleiht. Die Menschen denken natürlich, dass die Daten aktueller und zuverlässiger sind, wenn sie in einer Vorlage präsentiert werden, die sie gewohnt sind zu sehen und mit der sie arbeiten.
Müssen Sie ein Experte sein, um Daten in PowerBI zu analysieren?
Sie müssen kein Experte sein, um mit PowerBI zu arbeiten. Unser Team hatte keine Erfahrung mit IT-Entwicklung oder BI-Software. Die Power BI-Plattform ist benutzerfreundlich, und wenn Sie Schwierigkeiten mit den "technischen Aspekten" haben, gibt es Optionen, die Ihnen den Einstieg erleichtern:
- Sqlbi.com bietet einen Einführung in DAX-Formeln Kurs an. Dies ist ideal für Sie, wenn Sie Kennzahlen erstellen und Informationen aus Planview-Rohdaten ableiten müssen.
- Das Power Bi-Forum ist nützlich, wenn Sie auf eine Fehlermeldung stoßen oder wenn Sie Tipps und Tricks zum Spielen mit Visuals benötigen.
- Das Planview Customer Success Center ist ein Muss, um alle Anleitungen zu Datenverbindungen und Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung Ihrer Berichte zu erhalten.
Wo würden Sie empfehlen, mit Power BI und Datenvisualisierung zu beginnen?
Sie brauchen nicht zu warten, bis Sie eine absolut saubere Datenbank haben, um damit zu beginnen. Fragen Sie sich zunächst, welche Situation Sie hervorheben möchten oder was das Management tun möchte. Erstellen Sie dann einen Bericht, der genau das zeigt, und teilen Sie ihn mit einer Gruppe in Ihrem Unternehmen. Die Chancen stehen gut, dass sie wie unsere Kollegen reagieren, und Sie werden zwei Ergebnisse erhalten.
1) Die Projektmanager sehen, dass die Daten ungenau sind, und nehmen in Planview Portfolios die entsprechenden Änderungen vor, damit sie die tatsächlichen Vorgänge in ihren Projekten widerspiegeln.
2) Die Projektmanager sehen die Informationen, die ihnen zur Verfügung stehen, und werden sich mit weiteren Details, Anforderungen und Bedürfnissen an Sie wenden. Dann können Sie das Ergebnis einfach iterieren und an eine neue Gruppe weitergeben.
Wenn Sie zu den Anfängen Ihrer PowerBI-Implementierung zurückgehen könnten, was würden Sie anders machen, basierend auf dem, was Sie gelernt haben und was Sie jetzt wissen?
Als wir anfingen, wollten wir allen bei Agropur zeigen, wie großartig PowerBI ist. Wir haben für viele Leute benutzerdefinierte Berichte erstellt und dann gemerkt, wie viel Arbeit es war, diese zu pflegen. Jetzt konzentrieren wir uns mehr auf die Erstellung von Berichten, die das Gesamtbild unterstützen, Berichte, die viel standardisierter sind und die von einer Mehrheit verwendet werden. Wir versuchen, die Berichte, die wir manuell aktualisieren müssen, auf ein Minimum zu beschränken. Wir erstellen ständig neue Ansichten und Visualisierungen, aber unser Ziel ist es, sie so zu gestalten, dass sie automatisch über einen Jobstream oder nur einmal im Monat aktualisiert werden können.
Wie war es, diese Initiative anzuführen, und wo sehen Sie die Zukunft der Initiative?
Zunächst verwendeten wir PowerBI, um unsere Rohdaten zu verarbeiten, teilten sie dann aber mit Screenshots in PowerPoint-Präsentationen. Jetzt geben wir den Stakeholdern die Macht der Interaktivität, die PowerBI bietet. Immer mehr Leute wollen damit ihre eigenen Berichte und Dashboards erstellen. Es ist bemerkenswert, aber auch eine Herausforderung, sicherzustellen, dass die Informationen immer korrekt sind und dass sensible Daten sicher sind, egal wer hinter dem Bericht steht. Zu diesem Zweck sind wir dabei, einen Standard-Governance-Prozess zu entwickeln, der auf den bewährten Praktiken der PowerBI-Nutzung basiert. Wenn Sie vorhaben, die Pforten der Datenbank für ein breiteres Entwicklerpublikum zu öffnen, empfehle ich Ihnen, dies ebenfalls zu tun.
Wer war Ihr größter Unterstützer in diesem Prozess?
Cassandra Imbeault, zuvor Support- und Verbesserungsanalystin beim EPMO, da sie auch unseren Power BI-Anwendungsfall in Toronto und bei Horizons (der Planview-Kundenkonferenz) präsentierte. Sie ist meine Ansprechpartnerin, wenn ich eine Fehlermeldung erhalte, die ich noch nie zuvor gesehen habe, oder wenn ich mehrere Abfragen zusammenführen muss, um meine Daten für eine bestimmte Grafik in Form zu bringen. Ihre Neugierde und ihr kartesischer Verstand wissen nicht, was unmöglich bedeutet, und das zeigt sich in ihrer Arbeit. Um ihr Verständnis und ihre Fähigkeiten auf die nächste Stufe zu heben, hat sie in den letzten zwei Jahren Kurse über DAX-Formeln, Datenbankmodelle und Power BI besucht. Sie hat dann sichergestellt, dass sie etwas von diesem Wissen an mich weitergegeben hat. Außerdem lehrte sie mich wichtige Reflexe und Tipps, um eine saubere Datenbank zu erhalten, bevor ich mit der Erstellung eines Berichts beginne. Ich liebe es, visuell ansprechende Berichte zu erstellen, aber die Daten, die sich dahinter verbergen, müssen die meiste Aufmerksamkeit bekommen.
Wie hat sich dieser Prozess auf Ihre Führungsqualitäten ausgewirkt?
Als ich noch am Anfang meiner beruflichen Laufbahn stand, musste ich nie wirklich darüber nachdenken, was Manager sehen wollten, um strategische Entscheidungen zu treffen. Da ich an der Erstellung dieser Berichte beteiligt war, konnte ich zuhören und mich an Diskussionen zu diesem Thema beteiligen. Der EPMO-Direktor, Joel Bertaud, ermutigt mich immer wieder, Kommentare dazu abzugeben, welche Art von Informationen wir meiner Meinung nach dem höheren Management zur Verfügung stellen müssen. Er überlässt es dann mir, einen Weg zu finden, wie wir die gewünschten Informationen liefern können.
Wir leben in einem Zeitalter, in dem uns das Wissen zur Verfügung steht, und wir müssen es uns zunutze machen. Die Tatsache, dass ich Power BI in diesem Job von Grund auf kennengelernt habe, hat mich gelehrt, dass wir nie aufhören zu lernen und dass wir auf dem Laufenden bleiben müssen, da sich die Technologien schnell weiterentwickeln. Die Zugehörigkeit zu einer Gemeinschaft, die dieselben Interessen teilt, ist dafür perfekt, so dass ich nie vergesse, anderen zu helfen, die denselben Lernprozess durchlaufen. Aber ich muss sagen, dass ich oft diejenige bin, die meinen Kollegen Fragen stellt!
Vielen Dank, dass Sie Ihre Erfahrungen mit uns geteilt haben, Emilie, und herzlichen Glückwunsch, dass Sie die Art und Weise, wie die Menschen bei Agropur Entscheidungen treffen, mitgestalten. Es ist erstaunlich und inspirierend, was Sie und Ihr Team geleistet haben, um die Herausforderung der Datenberichterstattung in Ihrem Unternehmen anzuführen.
Bleiben Sie dran für unsere nächste Women in Tech-Serie, in der wir einige der unglaublichen Frauen aus unserem Kundenstamm würdigen, die in ihren jeweiligen Branchen als Managerinnen, Coaches und Vorreiterinnen tätig sind. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Planview Sie bei der Verwaltung Ihres Portfolios und Ihrer Ressourcen unterstützen kann, besuchen Sie unsere Website oder sehen Sie sich eine Demo an .
