Fast jeder hat schon einmal von den vier P's des Marketings gehört - Produkt, Preis, Werbung und Ort. Vermarkter nutzen diese, um eine Marketing- und Markteinführungsstrategie für ihr Produkt oder ihre Dienstleistungen zu entwickeln. Die vier P's des Marketings dienen als Leitfaden. Ein PMO sollte auch vier P's haben, die als Leitfaden für PMO-Teams und -Prozesse dienen können. Indem Sie die Mitarbeiter, die Priorisierung, die Wahrnehmung und die Leistung betrachten, können Sie Wege finden, den Wertbeitrag Ihres PMOs zu verbessern.
Personen
In einer aktuellen Umfrage von wurde berichtet, dass mehr als 70% der Unternehmen nicht über genügend Ressourcen verfügen, um den eingehenden Projektbedarf zu decken. Oberflächlich betrachtet klingt das nicht überraschend - wer hat schon Ressourcen, die herumliegen, Däumchen drehen und auf Arbeit warten? Keiner. Dies wirft eine der wichtigsten Fragen auf, die ein PMO-Mitglied stellen kann: "Arbeiten unsere Mitarbeiter an den richtigen Dingen?" Auch wenn die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen viel zu tun haben, müssen Sie sicherstellen, dass sie sich auf die wertvollste Arbeit konzentrieren, die von der Organisation angefordert wird, da dies den größten Einfluss auf das Geschäft haben wird.
Neben der Tatsache, dass die meisten Unternehmen nicht über genügend Ressourcen verfügen, gaben 46% an, dass die Bereitstellung von Ressourcen ihre #1 Herausforderung ist - sogar noch schwieriger als die Priorisierung, Anpassung oder Realisierung von Vorteilen. Das Wichtigste ist, dass niemand mehr Ressourcen hat, als er braucht. Eine angemessene Ressourcenoptimierung wird in den nächsten 12-18 Monaten noch wichtiger werden, da die anstehenden Wahlen, die volatilen Aktienmärkte, die scheiternden Einhörner und das Austrocknen von Risikokapitalinvestitionen Anlass zur Sorge geben. Die Ungewissheit veranlasst die Unternehmen, ihre Einstellungsstrategie zu überdenken und die Dringlichkeit zu erhöhen, mit den vorhandenen Ressourcen mehr zu erreichen.
Ein optimiertes und planmäßiges PMO sollte in der Lage sein, darüber zu berichten, woran seine Mitarbeiter arbeiten (auf Rollen-, Kompetenz- und individueller Ebene) und diese Zuweisungen mit Initiativen oder Zielen zu verknüpfen, die das Unternehmen als Priorität eingestuft hat. Menschen erledigen Dinge und Sie möchten sicherstellen, dass sie für die richtigen Projekte und Aufgaben eingesetzt werden.
Wahrnehmung
Es sollte nicht überraschen, dass der Wert des PMO immer wieder in Frage gestellt wird. Warum sollte es nicht so sein? PMOs sind Kostenstellen, die keine Einnahmen generieren, richtig? Falsch. PMOs sind Wertschöpfungszentren und es ist für PMO-Leiter und Teammitglieder gleichermaßen wichtig, ihren Wert ständig zu kommunizieren und zu demonstrieren.
Unabhängig davon, ob Sie Teil eines Enterprise PMO (ePMO) sind, das sich auf die Einhaltung von Vorschriften und die Steuerung des gesamten Unternehmens konzentriert, oder ob Sie ein Full-Service-PMO sind, das sich auf den Abschluss von Innovationsprojekten konzentriert, um eine Geschäftssparte (LoB) zu unterstützen, bleibt Ihr Ziel dasselbe - Ergebnisse zu liefern, die das Unternehmen voranbringen, was SEHR wertvoll ist.
Gartner hat auf seinem jährlichen PPM and Governance Summit festgestellt, dass 48% der Unternehmen sagen, ihr PMO sei ein "integraler Bestandteil, um die Dinge zu erledigen". Dies ist sowohl positiv als auch negativ. Auf der einen Seite wird das PMO für seine Ausführungsfähigkeiten geschätzt, aber die Kehrseite ist, dass nicht erwähnt wird, dass es Mehrwert schafft oder das Unternehmen voranbringt. Dies ist eine Herausforderung für die Wahrnehmung, kein funktionelles oder operatives Problem. Darüber hinaus gaben 31% der Befragten an, dass das PMO "eine nützliche Verwaltungsfunktion" bietet und nur 19% der Organisationen sagen, dass ihr PMO "einen Mehrwert bietet, aber bürokratisch ist". Die meisten würden zustimmen, dass diese Ergebnisse unterdurchschnittlich sind und die Wahrnehmung und nicht die Realität widerspiegeln. Die allgemeine Wahrnehmung ist zwar, dass PMOs ausführen können, aber es gibt eine enorme Chance, den Wertbeitrag des PMOs zu demonstrieren.
PMOs müssen sich stärker auf ihr Geschäft konzentrieren, indem sie wertorientiert denken, kommunizieren und managen und nicht nur auf die Ausführung achten. Ein Teil des Problems ist die Zielsetzung der PMOs. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage gaben 50% der Befragten an, dass das Hauptziel ihres PMOs die termingerechte und budgetkonforme Projektabwicklung ist. Wenn die PMOs wollen, dass sich ihre Wahrnehmung ändert, dann müssen sich auch das Verhalten, die Schwerpunkte und die Ziele ändern. Eine einfache Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die richtige Ausrichtung und Priorisierung der Arbeit - was uns zum dritten "P" bringt.
Priorisierung
Die Herausforderung bei der Festlegung von Prioritäten besteht darin, dass sich das Geschäftsumfeld ständig ändert, da Wettbewerb, Markt und interne Kräfte bewegliche Ziele für Ihr PMO schaffen. Was gestern noch dringend und wichtig war, ist es heute vielleicht nicht mehr. Das schafft eine Umgebung, in der es schwierig ist, Prioritäten zu setzen. Dies führt dazu, dass sich das PMO einfach darauf konzentriert, das auszuführen, was vor ihm liegt.
Durch die richtige Priorisierung und Bewertung von Projekten oder Initiativen kann ein PMO datengestützte Diskussionen mit den Stakeholdern führen, um die Frage zu beantworten: "Was ist der tatsächliche Wert oder Nutzen dieser Arbeit und wie wichtig ist sie im Vergleich zu anderen Projekten?" Durch diesen datengesteuerten Ansatz hat Ihr PMO die Möglichkeit, die Priorisierungsprozesse zu verbessern. Ihre Fähigkeit, sachkundige Diskussionen zu führen, steht in direktem Zusammenhang mit der Wahrnehmung Ihres PMOs (deren Bedeutung wir oben bereits erörtert haben). Der Schlüssel zu mehr Integrität in Ihrem Unternehmen liegt in Ihrer Fähigkeit, Ihre Bemühungen an den erbrachten Wert zu knüpfen, nicht nur an die Projektlieferung. Das bedeutet, dass wir gemeinsam mit den Interessenvertretern angemessene Bewertungs- und Priorisierungsprozesse durchführen, Flexibilität einführen, um Veränderungen Rechnung zu tragen, und uns ständig um eine Anpassung an die Unternehmensziele bemühen.
Leistung
Der natürliche Übergang von der Prioritätensetzung zur Messung der PMO-Leistung. Laut den Daten, die auf dem letzten Gartner PPM Summit vorgestellt wurden, besteht eine Diskrepanz zwischen dem, was das PMO misst, und dem tatsächlichen Grad der Effektivität dieser Metriken. Die Effektivität wurde in diesem Fall von den Geschäftsinteressenten bewertet, die die Ergebnisse der PMO-Aktivitäten erhielten. Kurz gesagt: PMOs müssen ihre Leistung in Form von Ergebnissen und nicht von Aktivitäten messen. Wir haben zum Beispiel oben besprochen, dass mehr als 50% der PMO-Organisationen auf termingerechte oder budgetkonforme Projekte abzielen. Es sollte nicht überraschen, dass "Fertigstellung innerhalb des Budgets" und "termingerechte Fertigstellung" die beiden beliebtesten Kennzahlen sind, die von PMOs gemessen werden, wie von Gartner berichtet. Als die Unternehmen jedoch nach dem entsprechenden Grad der Effektivität dieser Kennzahlen gefragt wurden, standen sie am Ende der Liste. Diese Kennzahlen messen zwar den Output der PMO-Organisation, aber sie sind nicht geeignet, den Wert der PMO-Aktivitäten für das Unternehmen zu messen.
An der Spitze der Effektivitätsliste standen die folgenden beiden Maßnahmen: "Ergebnisse, die ein wichtiges Ziel der Unternehmensstrategie direkt unterstützen" (d.h. Ausrichtung) und "vollständige Erreichung des im ursprünglichen Business Case festgelegten Wertes" (d.h. Geschäftsergebnis). Diese Maßnahmen standen jedoch am Ende der Liste, wenn es um die tatsächlich von PMO-Organisationen verwendeten Metriken ging. Bei beiden Kennzahlen geben weniger als 44% der PMOs an, diese Leistungskennzahlen zu verwenden. Es gibt eine grundlegende Diskrepanz zwischen der Art und Weise, wie PMOs ihre Leistung messen, und der Art und Weise, wie die Stakeholder des Unternehmens die Leistung des PMOs sehen.
PMOs müssen zunächst das Gespräch mit ihren Geschäftsinteressenten suchen. Ein klares Verständnis der Erwartungen an das PMO und eine Einigung darüber, welche Metriken beide Organisationen messen werden, sind entscheidend für ein leistungsstarkes PMO. Auch wenn dies im Vorfeld eine Herausforderung und zeitaufwändig sein mag, wird die Klärung dieser Details die Wahrnehmung, den Wertbeitrag und den allgemeinen Ruf Ihres PMOs verbessern.
Die vier P's des PMO mögen zwar wie gesunder Menschenverstand oder zu grundlegend erscheinen, aber die Daten zeigen, dass die meisten Unternehmen nicht alles im Griff haben - was unabhängig vom Reifegrad des PMO eine Möglichkeit zur Verbesserung darstellt. Ein PMO zu leiten ist eine Herausforderung, und manchmal kann die Aufteilung der Charta in die vier P's dabei helfen, die Organisation auf einige gemeinsame Ziele auszurichten.
Was halten Sie von den vier P's?
