Wie managt man ein Team, das durch Zeitzonen, Kulturen, Arbeitsmethoden und Persönlichkeiten getrennt ist? Selbst professionell ausgebildete Projektmanager haben Schwierigkeiten, die Zusammenarbeit aus der Ferne zu fördern. Technologie ist eine Antwort darauf - wie z.B. Instant Messaging, Videokonferenzen und Online-Planungs- und Terminplanungs-Charts - aber Projektmanager müssen diese digitalen Werkzeuge mit einem gemeinsamen Ziel und guten Managementpraktiken verstärken.
Projektmanager, die lernen, ihre Führungs- und Organisationsfähigkeiten über diese verschiedenen Kommunikationsmedien hinweg anzupassen, werden mit größerer Wahrscheinlichkeit starke, produktive Teams leiten. In diesem Artikel finden Sie sechs Tipps für eine reibungslose Zusammenarbeit virtueller Teams, um die Arbeit zu erledigen.
Was ist Fernzusammenarbeit?
Remote Collaboration bedeutet die effektive Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden und Partnern über Entfernungen hinweg - egal, ob sie sich im Raum nebenan oder auf der anderen Seite des Globus befinden. Die Zunahme virtueller Teams in den letzten Jahren fällt mit den technologischen Fortschritten und der zunehmenden Komplexität bei der Entwicklung digital vernetzter Produkte, Dienstleistungen und Kundenerlebnisse zusammen.
Nach den Ereignissen der COVID-19-Pandemie sahen sich viele Unternehmen mit der Notwendigkeit der Fernzusammenarbeit zwischen Mitarbeitern konfrontiert. Es ist von Vorteil, wenn Unternehmen verschiedene Gruppen talentierter Menschen unabhängig von ihrem Wohnort zusammenbringen können, um zusammenzuarbeiten, innovativ zu sein und komplizierte Herausforderungen online zu bewältigen.
Warum ist die Zusammenarbeit aus der Ferne wichtig?
Über das Erreichen von Projektzielen hinaus ist es wichtig, dass Sie lernen, besser aus der Ferne zusammenzuarbeiten, denn dies wird immer mehr zur Normalität. Viele Mitarbeiter, die vor kurzem zum ersten Mal remote gearbeitet haben, bevorzugen es, in einem Büro zu arbeiten. Eine Gartner-Umfrage vom Juli ergab, dass 82 Prozent der Unternehmensleiter ihren Mitarbeitern erlauben werden, zumindest teilweise aus der Ferne zu arbeiten, und fast die Hälfte gab an, dass ihre Mitarbeiter auch weiterhin in Vollzeit aus der Ferne arbeiten werden.
Daher ist es wichtig, ein herausragendes, konsistentes Erlebnis zu schaffen. Diejenigen, die von zu Hause oder an anderen Orten arbeiten, sollten nicht länger als Ausreißer wahrgenommen und behandelt werden, selbst wenn die Mehrheit ihrer Kollegen in einem Büro sitzt. Mit Blick auf die Zukunft rät McKinsey den Führungskräften, die Trennlinien, die normalerweise zwischen ihnen bestehen, aufzuheben:
"Um die Produktivität, die Zusammenarbeit und das Lernen aufrechtzuerhalten und die Unternehmenskultur zu bewahren, müssen die Grenzen zwischen dem physischen Aufenthalt im Büro und dem Aufenthalt außerhalb des Büros fallen. Bei Videokonferenzen im Büro kann es nicht mehr vorkommen, dass eine Gruppe von Personen um einen Tisch herum einander anstarrt, während andere über einen Bildschirm an der Seite zusehen und somit nicht effektiv teilnehmen können."
McKinsey & Company
Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen in letzter Zeit einen Crashkurs in Sachen Remote-Zusammenarbeit absolviert haben. Die führenden Unternehmen haben große Fortschritte beim Einsatz dieser Technologien gemacht. Eine neue KPMG CEO Outlook Umfrage ergab, dass 77 Prozent planen, ihre derzeitige Nutzung digitaler Kollaborations- und Kommunikationstools weiter auszubauen.
Natürlich braucht es für den Erfolg mehr als nur Technologie. Hier sind die sechs Tipps zur Verbesserung der Zusammenarbeit über Entfernungen hinweg.
1. Kommunizieren Sie klar und oft
Eine gute Kommunikation ist für effektive virtuelle Teams unerlässlich. Jede Person muss zu jeder Zeit die Prioritäten, Fristen, Erwartungen und Ziele im Blick haben. Außerdem ist es einfacher, die Arbeit zu koordinieren, wenn Projektmanager und Teammitglieder gleichermaßen sehen können, wer wann woran arbeitet.
Projektmanager sollten sich auch häufig mit jedem Einzelnen über verschiedene Kommunikationskanäle austauschen. Abgesehen von arbeitsbezogenen Angelegenheiten geht es darum, sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter im Außendienst engagiert und befähigt fühlen. Dies trägt dazu bei, eine Beziehung aufzubauen und die Verbindung des Mitarbeiters zu den Geschehnissen im Unternehmen aufrechtzuerhalten.
Ein weiterer Tipp zur Verbesserung der Remote-Zusammenarbeit besteht darin, zu vermitteln, wie das Team zur Unternehmensstrategie beiträgt. Dies ist oft motivierender für Mitarbeiter, die intrinsische Belohnungen gegenüber externen Belohnungen schätzen. Es erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass jeder die Strategie kontinuierlich umsetzt.
2. Legen Sie Kommunikationsgrenzen und -normen fest
Einer der Vorteile für virtuelle Mitarbeiter ist die Freiheit, auf ihre eigene Weise zu arbeiten. Projektmanager sollten diese Flexibilität unterstützen und den Drang unterdrücken, die Aufgaben zu sehr zu überwachen oder zu verfolgen. Es kann nützlich sein, Fragen zu stellen, wie die Teammitglieder am liebsten kommunizieren, zu welcher Tageszeit jeder Einzelne am produktivsten ist und wann jeder am liebsten offline ist.
Die Mitteilung dieser Präferenzen an das Team fördert den Respekt vor den Grenzen und Bedürfnissen jedes Einzelnen. Dies kann die Moral steigern und jedes Gruppenmitglied in die Lage versetzen, seine beste Arbeit zu leisten. Es ist wichtig, bei diesen Entscheidungen auch die Zeitzonen zu berücksichtigen, da sich die Arbeitszeiten nur in den seltensten Fällen überschneiden.
Um die Arbeit auf Kurs zu halten und die Kommunikation zu optimieren, sollten Projektmanager auch für das gesamte Team Normen festlegen. Obligatorische Sitzungen könnten eine davon sein. In Anlehnung an die agile Methodik kann ein tägliches Standup-Meeting von 15 Minuten oder weniger produktiv sein.
Weitere Normen für die Zusammenarbeit aus der Ferne könnten die standardmäßige Verwendung einiger Anwendungen für eine einheitliche Kommunikation und Zeiten, zu denen jeder online sein sollte, umfassen. Die Projektmanager könnten auch Richtlinien für die Häufigkeit der Kommunikation, die Geschwindigkeit der Reaktion auf Nachrichten und andere Interaktionen aufstellen. Einzelne Teams sollten auch die Flexibilität haben, ihre eigenen Normen und Werkzeuge zu wählen, die für ihre Fachgebiete relevant sind.
3. Fördern Sie die gleichberechtigte Teilnahme über alle Kanäle der Zusammenarbeit
Wenn Sie die Persönlichkeiten und Kommunikationsstile Ihres Teams verstehen, können Sie dafür sorgen, dass sich alle Beteiligten engagieren und einbringen. Manche Menschen sehen ihre Kollegen zum Beispiel gerne auf Video mit all den nonverbalen Hinweisen, während andere die schriftliche Kommunikation oder persönliche Gespräche bevorzugen. Eine gute Führungskraft zeichnet sich dadurch aus, dass sie weiß, welchen Kommunikationskanal sie in welcher Situation und mit welcher Gruppe von Menschen oder Personen nutzen muss.
Zum Beispiel sind Videokonferenzen unerlässlich, können aber eine Herausforderung sein. Es ist schwierig, eine produktive Sitzung abzuhalten, wenn jeder versucht, gleichzeitig zu sprechen. Eine bessere Organisation kann eine wertvolle Sitzung gewährleisten, in der jeder zu Wort kommen kann.
Der Gastgeber oder Moderator könnte eine Tagesordnung mit Zeitblöcken veröffentlichen, in denen jeder Teilnehmer einen Vortrag halten kann. Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass Personen, die eine Frage stellen oder einen Kommentar abgeben möchten, ihre Hand in einem Chatfeld heben. Dann kann der Moderator sie zu einem geeigneten Zeitpunkt erkennen.
Manager sollten die Zusammenarbeit von Mitarbeitern, die eher introvertiert sind und seltener sprechen, aus der Ferne fördern. Wenn Sie sie um ihren Beitrag bitten, können Sie sie in das Gespräch einbeziehen und ihnen das Gefühl geben, dass sie mit einbezogen werden - und das gilt auch für das anschließende Gespräch mit ihnen. Dies gilt auch für Besprechungen, bei denen Fernmitarbeiter per Video zugeschaltet sind und andere Mitarbeiter gemeinsam in einem Büro sitzen.
4. Nehmen Sie sich Zeit für Teambuilding
Die Starrheit dieser formellen Treffen macht es wichtig, informellere Interaktionen zu haben. Virtuelle Happy Hours, Online-Spiele, Videokonferenzen mit Haustieren und vieles mehr können helfen, Kameradschaft und Vertrauen aufzubauen. Diese Veranstaltungen können den natürlichen menschlichen Kontakt bieten, den die Menschen in einer Büroumgebung vielleicht vermissen.
Eine Gruppe von Professoren in Großbritannien und Neuseeland hat eine Studie über informelle virtuelle Zusammenkünfte während der Pandemie durchgeführt und zusätzliche Vorteile festgestellt. Online-Networking-Events auf der ganzen Welt ermöglichten es beispielsweise Kollegen, die sich nie persönlich getroffen hätten, sich virtuell zu unterhalten. Mitarbeiter, die sich nur ein paar Mal im Büro getroffen hatten, lernten sich besser kennen und begannen, miteinander zu korrespondieren. All dies öffnet die Tür zu weiteren Möglichkeiten der Zusammenarbeit in der Zukunft.
5. Feiern Sie Erfolge
Projektmanager sollten auch die Fernzusammenarbeit nutzen, um verdiente Mitarbeiter auszuzeichnen. Von ihren Kollegen isoliert, können sich Telearbeiter besonders unterschätzt, gestresst und unsicher fühlen. Gartner behauptet, dass in Zeiten des Umbruchs das Bedürfnis der Mitarbeiter, für ihre Leistungen anerkannt zu werden, um etwa 30 Prozent steigt.
Manager müssen sich bemühen, zu wissen, woran die Teams arbeiten und welchen Beitrag jeder Einzelne leistet. Es kann hilfreich sein, Fragen zu jüngsten Erfolgen, kreativen Ideen, überwundenen Hindernissen oder Kollegen, die sie unterstützt haben, zu stellen. Kleine Aufmerksamkeiten wie Geschenkgutscheine, ein Online-Toast oder eine Auszeit können einen langen Weg zurücklegen.
6. Dateien und Daten freigeben
Die Zusammenarbeit aus der Ferne ist viel einfacher, wenn Teams Dokumente und Daten an einem Ort gemeinsam nutzen können. Im Idealfall kann jeder sicher auf alle Projektdokumente zugreifen und sie bearbeiten. Alle Änderungen sollten für das Team sofort sichtbar sein, mit Versionskontrolle, um die neuesten Dokumente zu sehen.
Dieser Ansatz verhindert, dass Dateien und andere Informationen in Tabellenkalkulationen, E-Mails und anderen isolierten Systemen verloren gehen. Teams arbeiten besser zusammen, wenn sie gemeinsam Einblick in aktuelle Projektdaten und -details haben. Eine visuelle Darstellung von Aktivitäten, Meilensteinen, Abhängigkeiten, Terminen und Hindernissen hält Projekte auf Kurs.
Überbrücken Sie die Distanz und erledigen Sie die Arbeit im Team
Es ist schon schwierig genug, ein Team zu managen, das räumlich zusammen ist. Die Pflege der Zusammenarbeit aus der Ferne bringt zusätzliche Schwierigkeiten mit sich, z. B. wenn alle Beteiligten auf der gleichen digitalen Seite stehen. Zu diesem Zweck kann ein gemeinsamer Arbeitsbereich, wie z.B. ein Projektmanagement-Tool oder eine Kollaborationssoftware, Teams auf Kurs halten. Diese Tipps sollen dazu beitragen, die Voraussetzungen für eine qualitativ hochwertige und pünktliche Arbeit zu schaffen, ganz gleich, wo auf der Welt sich die Menschen befinden.
