Der folgende Inhalt basiert auf dem Whitepaper "Bigger Than a Breadbox: 10 Tips for Better Project Estimates, Part 2," geschrieben von Jerry Manas. Damit Sie es bequem lesen können, haben wir beschlossen, ihm hier im Blog ewiges Leben einzuhauchen.
Bislang haben wir in dieser Serie eine Reihe von Möglichkeiten zur Verbesserung von Problemen mit Projektschätzungen untersucht. Diese Probleme wurden, wie bereits erwähnt, von einem großen Prozentsatz der Befragten in der Planview-Studie zum Ressourcenmanagement als Hauptursache für ihre Probleme bei der Ressourcenverwaltung genannt. Aber was ist wirklich der Kern der Sache? Bevor wir zum sechsten Teil dieser Serie kommen, sollten Sie sich die vorherigen Teile ansehen, die Sie vielleicht verpasst haben:
- Teil 1: Verbessern Sie Ihre Projektschätzungen und entkommen Sie dem Krisenmodus
- Teil 2: Bei der Verbesserung von Projektschätzungen geht es vor allem um die Richtung
- Teil 3: Projektschätzungsmethoden
- Teil 4: Es ist Zeit, mit der Planung der Ressourcen zu beginnen
- Teil 5: Wie das Risikomanagement für das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung ist
Wenn wir das klassische "Five Whys"-Modell von Peter Senge anwenden (fragen Sie nach dem Warum, bis Sie die Wurzel eines Problems gefunden haben) und uns fragen, warum Schätzungen ein Schmerzpunkt im Ressourcenmanagement sind, werden wir sehen, dass es daran liegt, dass verspätete Projekte die Ressourcenpläne durcheinander bringen. Wir müssen uns also fragen: Warum sind Projekte verspätet? Liegt es nur an den schlechten Schätzungen?
Tipp 10: Warum guten Schätzungen etwas Schlimmes zustößt (Andere Gründe für Projektverzögerungen)
Schlechte Schätzungen sind in der Tat eine der Hauptursachen für verspätete Projekte (ganz zu schweigen von Kostenüberschreitungen), aber es gibt auch noch andere Ursachen für verspätete Projekte, die nicht übersehen werden sollten. Vor einigen Jahren führte Jerry Manas eine Studie über die Ursachen für verspätete Projekte durch. Mehr als 100 Projektmanager wurden befragt. Die sechs am häufigsten genannten Gründe für verspätete Projekte waren, in dieser Reihenfolge, folgende:
- Unrealistische Fristen (Dies könnte auf eine unzureichende Einsicht in die Kapazitäten, einen übereifrigen Sponsor, die Unfähigkeit des Projektmanagers, die Führung über die Risiken aufzuklären, eine mangelnde Priorisierung der Nachfrage und/oder ein unzureichendes System zur Erstellung von Schätzungen zurückzuführen sein.)
- Kunden-/Partnerverfügbarkeit (Ein Unternehmen ist ein Ökosystem, das Kunden, Lieferanten, Beratungspartner und andere umfasst. Aus diesem Grund beginnt das Six Sigma SIPOC-Modell für Prozessverbesserungsinitiativen mit den Lieferanten und umfasst Inputs, Prozesse, Outputs und Kunden. Projektrisikobewertungen und Erwartungsvereinbarungen müssen externe Partner einbeziehen.
- Ressourcenverfügbarkeit (Es ist ein Teufelskreis: Schlechte Schätzungen führen zu Projektverzögerungen, die wiederum die Ressourcenverfügbarkeit beeinträchtigen, was wiederum zu schlechten Schätzungen führt. Projektmanager müssen eng mit Ressourcenmanagern zusammenarbeiten, um den Einsatz von Ressourcen sicherzustellen. Die Priorisierung der Nachfrage ist ebenfalls eine wichtige Komponente. Für Projekte in der Mitte des Prozesses, die bestehende Initiativen verdrängen, sollte ein Prozess vorhanden sein, der eine entsprechende Umplanung vorsieht und eine neue Basis für das betroffene Projekt festlegt).
- Ungewissheit/unvorhersehbare Ereignisse (Einige Projekte sind aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse in Verzug. Aus diesem Grund ist es eine bewährte Praxis, Management-Reserven für unbekannte Risiken und Eventual-Reserven für bekannte Risiken einzusetzen. Ebenso sollten die Schätzungen, wie bereits erwähnt, mit Risikobewertungen verknüpft werden).
- Management-Entscheidung/Änderung der Prioritäten (Gesunde Unternehmen passen sich an ein verändertes Marktumfeld und andere Situationen an, und manchmal bedeutet dies eine Verschiebung der Prioritäten. Ein Projektmanager sollte nicht für ein Projekt bestraft werden, das vom Management absichtlich verzögert wurde. Wenn diese Änderungen jedoch zu häufig vorkommen, spricht dies für die Notwendigkeit eines ausgereiften Governance-Prozesses, einer Priorisierung der Anforderungen und insbesondere eines Prozesses, der die Bewertung von Kompromissen unterstützt).
- Schlechte Schätzungen oder unzureichende Planung (Zweifellos ist die Fähigkeit zur effektiven Schätzung ein wichtiger Erfolgsfaktor und ein großer "wahrgenommener" Schmerzpunkt für Unternehmen. Sie ist neben den anderen oben genannten Gründen eine der Hauptursachen für Projektverzögerungen und wirkt sich in gewisser Weise auch auf diese anderen Ursachen aus).
Ein Vorschlag wäre, ein Ishikawa- oder Fischgräten-Diagramm zu erstellen, das die Ursache-Wirkungs-Beziehungen für die oben genannten Punkte in Ihrer Organisation zeigt. Stellen Sie fest, was zutrifft und was nicht, und entwerfen Sie einen Plan zur Beseitigung der Ursachen für Projektverzögerungen. Die in dieser Serie vorgestellten Schätztechniken sowie ein solider Prozess zur Priorisierung und Steuerung der Nachfrage wären sicherlich ein guter Anfang.
Wir sind fast am Ende dieser Projektmanagement-Serie angelangt. Wahrscheinlich wünschen Sie sich, die wichtigsten Punkte aus jedem Teil der Serie an einem Ort zu haben, um sie zum Nachschlagen herauszuziehen oder Ihre eigenen Notizen hinzuzufügen. Nun, der letzte Teil dieser Serie- eine Checkliste der einzelnen 10 Tipps, die wir besprochen haben, mit den wichtigsten Punkten, die Sie beachten sollten. Erfahren Sie außerdem, wie Planview ein Partner für Ihr Unternehmen sein kann. Registrieren Sie sich unter für eine kostenlose Demo von Planview PPM Pro.
