6 Fragen zum Projektportfolio beantworten

Die Verwaltung mehrerer Projekte kann schwierig sein. Als Manager ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Fristen eingehalten, die Ressourcen verwaltet und die Budgets zu jeder Zeit eingehalten werden. Aber wenn Sie mehrere Projekte verwalten und mit Dutzenden von Teams zusammenarbeiten, die über die ganze Welt verstreut sind, kann es sich geradezu unmöglich anfühlen, den Überblick über Ihre verschiedenen Arbeitsabläufe zu behalten.

Denn in gewisser Weise ist es das auch. Der praktische Ansatz des Projektmanagements eignet sich nicht immer für Manager, die für mehrere Projekte verantwortlich sind. Aus diesem Grund wurde project portfolio management (PPM) entwickelt.

Das Projektportfoliomanagement betrachtet alle Projekte im Portfolio eines Unternehmens und bestimmt, welche dieser Projekte am besten mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Projekte, die das Unternehmen weiter in Richtung eines gewünschten Ergebnisses bringen, werden dann aufgegriffen, während irrelevante und übermäßig riskante Projekte ausgesetzt oder ganz abgelehnt werden.

Mit anderen Worten: PPM prüft, welche Projekte Sie in Angriff nehmen sollten, um Ihre spezifischen Ziele zu erreichen. Denn mit einem gesunden Projektportfolio ist es wahrscheinlicher, dass Sie Ihre Zielvorgaben erreichen und Ihre Kapitalrendite maximieren.

Theoretisch reduziert diese Managementtechnik die Reibungsverluste, indem sie alle aktiven Projekte in ein einziges Portfolio integriert und die Teams aus den Abteilungssilos herauslöst und sie unter einem Dach zusammenarbeiten lässt, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Damit PPM jedoch effizient funktioniert, muss eine vollständige Projekttransparenz gegeben sein. Bei der Verwaltung eines Projektportfolios sollte alles - von den erledigten Aufgaben bis hin zu den zugewiesenen Ressourcen - dokumentiert und bewertet werden, damit Sie und Ihre Stakeholder jederzeit über den Status, das Budget und die zugewiesenen Ressourcen Ihres Projekts informiert sind.

Unabhängig davon, welchen Managementstil Sie bevorzugen, kann die Überwachung mehrerer Projekte sowohl entmutigend als auch zeitaufwändig sein. Und wenn Sie den Überblick über den Fortschritt Ihrer Arbeitsabläufe verlieren, wird es Ihnen schwer fallen, die Transparenz zu wahren und den Projekterfolg sicherzustellen. Aus diesem Grund sollten Sie beim Aufbau Ihres Projektportfolios immer die folgenden sechs Fragen beantworten. Auf diese Weise können Sie die Gesundheit und den Erfolg Ihres PPM effektiv messen.

1. Auf welche Ziele arbeiten Sie derzeit hin?

Das Ziel von PPM ist es, Teams auf gemeinsame Ziele hinarbeiten zu lassen , die Ihrem Unternehmen zugute kommen. Daher ist es wichtig, dass Sie diese Ziele klar definiert haben, bevor Sie mit den Projekten beginnen. Sobald Sie bestimmte Ziele haben, die Sie erreichen möchten, können Sie besser einschätzen, welche Projekte Ihnen helfen werden, diese Ziele zu erreichen, und welche sich möglicherweise als Zeit- und Geldfresser erweisen könnten.

2. Woran arbeiten Ihre Teams?

Der Zweck von PPM besteht darin, mehrere Projekte zu verfolgen, die einem einzigen Portfolio zugeordnet sind. Wenn Sie keine Vorstellung davon haben, an welchen Projekten und Aufgaben Ihre Teams arbeiten, ist es unmöglich, eine genaue Darstellung des Fortschritts und des voraussichtlichen Ergebnisses der einzelnen laufenden Projekte zu erhalten. Darüber hinaus hilft Ihnen die Verfolgung der Initiativen und Fortschritte Ihrer Teams dabei, eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie Sie Ihre Ressourcen effektiver einsetzen können, damit alle Mitglieder die Unterstützung erhalten, die sie benötigen, um Ihre verschiedenen Ziele zu erreichen.

3. Wie nutzen Sie Ihre Ressourcen?

Einer der Hauptvorteile von PPM ist, dass es Unternehmen die Möglichkeit gibt, ihre Kosten zu minimieren und gleichzeitig ihre Kapitalrendite zu verbessern. Aber um dieses Ziel zu erreichen, müssen Ihre Ressourcen effizient genutzt werden. Wie stellen Sie sicher, dass die Ressourcen effektiv genutzt werden, wenn Sie mehrere Projekte leiten?

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass die Ressourcen angemessen genutzt werden, ist, nur an Projekten zu arbeiten, die Ihren Zielen dienen. Auf diese Weise werden Ihre Ressourcen nur für Aufgaben verwendet, die das Unternehmen voranbringen, anstatt für nutzlose Projekte verschwendet zu werden, die Ihre strategischen Ziele nicht unterstützen.

4. Wie können Sie Risiken vorhersehen und kontrollieren?

Zu einem effektiven Projektmanagement gehört auch die Fähigkeit, mit Risiken umzugehen, die sich auf Ihre Projektleistung auswirken könnten. Der Vorteil von PPM besteht darin, dass Sie bei der Verwaltung von Projekten einen datengesteuerten Ansatz verfolgen müssen. Das bedeutet, dass Sie bereits in der Entscheidungsfindungsphase vor Beginn eines Projekts Risiken und Bedenken sowie praktikable Lösungen dokumentiert haben sollten. Wenn nicht, ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten vor dem ersten Spatenstich mit den potenziellen Risiken auseinandersetzen, denn PPM erfordert nicht das gleiche praktische Mikromanagement wie das traditionelle Projektmanagement.

Vielleicht sollten Sie sogar darüber nachdenken, externe Berater hinzuzuziehen, die Ihnen bei der Erarbeitung von Risiken und Lösungen helfen.

5. Können Sie ein genaues, datengestütztes Budget aufstellen?

Wenn es um PPM geht, ist datengesteuert mehr als nur ein beliebtes Schlagwort - es ist eine absolute Notwendigkeit. Da die Verwaltung eines kompletten Projektportfolios einen allgemeineren Ansatz erfordert, müssen sich die Manager auf Kennzahlen stützen, um ihre Entscheidungen zu treffen:

Welche Projekte Sie beginnen sollten
Wie Sie Risiken, rentable Erträge und benötigte Ressourcen abschätzen
Aufstellung eines genauen Budgets

Ohne genaue Daten, die Ihre Leistung vergangener und laufender Portfolios widerspiegeln, haben Sie keine vollständige Vorstellung davon, was alles dazu gehört, um Ihre Projekte zum Erfolg zu führen. Und nirgendwo ist das so wahr wie bei Ihrem Budget.

Natürlich klingt das Sammeln und Analysieren von Daten über ein ganzes Projektportfolio nach einem anspruchsvollen, ja überwältigenden Prozess für eine einzelne Person. Glücklicherweise kann PPM-Software diese Arbeit für Sie erledigen - einschließlich der Erstellung eines genauen Budgets und der Zuweisung von Ressourcen, die Ihre Projekte von einem Meilenstein zum nächsten bringen sollten. Oder in manchen Fällen sogar Projekte von Anfang bis Ende unterstützen.

6. Können Sie irgendwelche Veränderungen verkraften?

Projekte existieren nicht in einem Vakuum. Abrupte Veränderungen in der sozialen, politischen oder wirtschaftlichen Landschaft eines oder mehrerer Länder können die Leistung und den Umfang Ihres Projektportfolios stark beeinflussen. Selbst etwas so scheinbar Geringfügiges wie Änderungen in der Technologie kann einen großen Einfluss auf das Ergebnis Ihres Projekts haben.

Mit anderen Worten: Kein Projekt kommt ohne Unsicherheiten aus.

Die Vorbereitung auf unerwartete Veränderungen beginnt bereits in der Planungsphase und sollte bei der Bewertung des Zustands und der Leistung eines Projekts oder Ihres gesamten Portfolios sorgfältig berücksichtigt werden. Verringern Sie Rückschläge, die durch Änderungen verursacht werden, indem Sie in der Planungsphase Ihres Portfoliomanagements ein Brainstorming über mögliche Änderungen durchführen. Mit ein paar Backup-Plänen können Sie dramatische Veränderungen besser überstehen und die Gesundheit Ihres Projektportfolios bewahren.

Optimieren Sie Ihren PPM-Prozess

Optimierte Portfolios ermöglichen es Teams und Projektmanagern, auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten, die einen größeren Wert für ihr Unternehmen darstellen. Außerdem kann ein erfolgreiches PPM dazu beitragen, dass Sie als Kollektiv mehr Nutzen daraus ziehen, als wenn Sie eine Reihe von Einzelprojekten verwalten würden.

Mit Hilfe eines umfassenden Projektportfoliomanagement-Tools war die Überwachung von Projektportfolios noch nie so einfach. Von der Entwicklung strategischer Pläne bis hin zur effizienten Verteilung von Ressourcen auf Projekte - diese Portfolio-Tools sollen den PPM-Prozess vereinfachen, indem sie Berechnungen automatisieren und wichtige Daten zusammenstellen, so dass Sie in der Lage sind, eine Reihe von Aktionsstrategien zu entwickeln, die Sie Ihren Zielen näher bringen.