Unternehmen verlassen sich heute mehr denn je auf Softwareanwendungen und externe Technologieanbieter, um ihren Bedarf an Informationstechnologie zu decken. Da sich diese Anforderungen jedoch weiterentwickeln, wird es schwierig, den Überblick darüber zu behalten, welche Anwendungen Sie haben, welchem Zweck sie dienen, wie sie genutzt werden und welchen Wert sie haben. Dies ist ein Problem, das das Anwendungsportfolio-Management (APM) lösen kann.
Was ist Anwendungsportfolio-Management?
Anwendungsportfolio-Management bezieht sich auf die Disziplin der Datenerfassung in Bezug auf jede Technologieanwendung, die ein Unternehmen nutzt, um den Geschäftswert jeder Anwendung zu überwachen und zu messen.
APM basiert auf einem Scoring-Algorithmus, bei dem jede Anwendung im Inventar des Unternehmens auf der Grundlage einer Reihe von Kriterien, wie z.B.:
- Die Kosten für die Erstellung und Pflege jeder Anwendung
- Der geschäftliche Wert, der von jeder Anwendung geliefert wird
- Die erwartete Lebensdauer der einzelnen Anwendungen
Letztendlich kann ein APM-Prozess Unternehmen in die Lage versetzen, ihr Anwendungsinventar zu modernisieren und zu rationalisieren, indem sie einen transparenten Blick darauf werfen, wie jede Anwendung genutzt wird und wie gut sie zu den allgemeinen Technologiezielen des Unternehmens beiträgt.
Vorteile des Anwendungsportfolio-Managements
Durch den Einsatz einer effektiven APM-Lösung kann ein Unternehmen:
- Bestimmen Sie strategisch, welche Anwendungen ihren geschäftlichen Wert beweisen;
- Eliminieren Sie diejenigen, die nicht den Bedürfnissen des Unternehmens oder den strategischen Geschäftszielen entsprechen; und
- Unterstützen Sie die Entwicklung eines zukunftsweisenden Ansatzes für das Anwendungsmanagement.
Dieser vorausschauende Ansatz konzentriert sich auf den Aufbau eines Anwendungsinventars mit der Flexibilität, sich an zukünftige Geschäftsanforderungen anzupassen und zu skalieren. Daher hilft ein APM-System den Unternehmen, die IT-Ausgaben zu bewerten, um ihre Ressourcen effektiver einzusetzen. So können sie mehr von ihrem IT-Budget für Investitionen in neue Projekte freimachen, die zu den strategischen Zielen ihres Unternehmens beitragen und sicherstellen, dass sie in moderne, skalierbare Technologie investieren.
5 Wichtige Strategien zur Verwaltung eines Anwendungsportfolios
Nutzen Sie diesen fünfstufigen Prozess, um das Anwendungsportfolio Ihres Unternehmens zu bewerten und zu verwalten:
- Erstellen Sie ein vollständiges Inventar aller Anwendungen, die Ihr Unternehmen verwendet oder besitzt.
Kategorisieren und rationalisieren Sie jede Anwendung, die in der Vergangenheit verwendet wurde, derzeit verwendet wird oder für zukünftige Projekte vorgeschlagen wurde. Notieren Sie sich die Kosten für den Betrieb jeder Anwendung, die Funktion, die sie erfüllt, welche anderen Anwendungen sie gleichzeitig nutzt und welche Projekte sie unterstützt. Da dies ein umfangreiches Unterfangen sein kann, sollten Sie sich zunächst auf die Inventarisierung der Anwendungen konzentrieren, die für aktuelle Projekte verwendet werden, bevor Sie die Anwendungen analysieren, die nur selten genutzt werden.
- Eliminieren Sie redundante Anwendungen.
Sobald die Bestandsaufnahme abgeschlossen ist, sollten Sie einen guten Überblick darüber haben, welche Geschäftsfunktionen von jeder Anwendung ausgeführt werden und ob es Anwendungen mit doppelten Funktionen gibt. Bei diesem Prozess werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass eine Reihe von Altanwendungen für Aufgaben verwendet werden, die sich mit den Funktionen der neuen Anwendungen überschneiden. Nutzen Sie die Gelegenheit, solche überflüssigen Anwendungen zu beseitigen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen für die IT-Abteilung führen kann.
- Identifizieren Sie den Geschäftswert und die Funktion jeder Anwendung.
Nachdem Sie Anwendungen eliminiert haben, die eindeutig überflüssig sind, können Sie nun den Wert jeder verbleibenden Anwendung bewerten, indem Sie ihren Geschäftswert analysieren. Anstatt sich nur auf finanzielle Belange zu konzentrieren, muss Ihr Unternehmen einen umfassenden Überblick über den Wert jeder Anwendung gewinnen. Zu diesem Zweck sollte jede IT-Anwendung anhand von sechs verschiedenen Kriterien bewertet werden: strategische Ausrichtung, Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse, Architektur, direkte Amortisation, Risiko und Kunden/Umsatz.
- Bilden Sie Ihre Anwendungen in einem TIME Chart ab.
Sobald der Geschäftswert und die Funktion jeder Anwendung identifiziert wurden, bestimmen Sie, wo jede Anwendung in ein TIME-Diagramm passt, basierend auf Gartners Portfolio Triage-Prozess.
Das TIME Chart besteht aus vier übergeordneten Kategorien:
- Tolerieren Sie- Die Anwendungen in dieser Gruppe liefern zwar einen geschäftlichen Nutzen, sind aber nicht unbedingt auf modernen Plattformen aufgebaut oder gut in die Infrastruktur des Unternehmens integriert.
- Investieren/Innovieren/Integrieren- Diese Gruppe von Anwendungen verspricht einen erheblichen geschäftlichen Nutzen, aber das Unternehmen muss in die Integration oder Aufrüstung der bestehenden Infrastruktur investieren, um sicherzustellen, dass diese Anwendungen auf höchstem Niveau funktionieren können.
- Migrieren/Modernisieren/Sanieren- Diese Anwendungskategorie bezieht sich auf Technologien, die Software beinhalten, die nicht mehr unterstützt wird oder auf eine kleine Gruppe von Mitarbeitern mit Spezialwissen angewiesen sind.
- Eliminieren Sie- Neben redundanten Anwendungen stellen Sie bei Ihrer Bewertung vielleicht fest, dass einige der Anwendungen in Ihrem Bestand wenig bis gar keinen geschäftlichen Wert haben oder dass die Kosten für den Betrieb der Anwendung die erzielten Ergebnisse bei weitem übersteigen. In diesen Fällen sollten solche Anwendungen zur Eliminierung markiert werden.
Nach der Erstellung eines TIME-Diagramms hat Ihr Unternehmen eine klare Vorstellung davon, wo jede Anwendung in den IT-Prozess passt und welche Schritte unternommen werden sollten, um den Geschäftswert jeder Anwendung zu maximieren.
- Optimieren Sie Ihre Ressourcen für Ihre Anwendungen.
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie einen guten Überblick über die Kosten und Ressourcen haben, die mit dem Betrieb jeder Anwendung verbunden sind. Arbeiten Sie jetzt daran, die Effizienz in jedem Bewerbungsprozess zu maximieren, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Personalbeschaffungskette effektiv eingesetzt und verwaltet wird. Die Plattform portfolio resource management kann zur Überwachung und Verfolgung von Ineffizienzen im Prozess und zur Implementierung hocheffektiver und transparenter Arbeitsprozesssysteme eingesetzt werden.
Final Thoughts
Die Verwaltung des Anwendungsportfolios ist für jedes Unternehmen, das sich bei der Bewältigung von Geschäftsanforderungen auf Anwendungen verlässt, unerlässlich. Die zunehmende Verbreitung von Anwendungen in den letzten zehn Jahren hat dazu geführt, dass die Verwaltung, Wartung und Optimierung von Anwendungen immer wichtiger wird. Die Entwicklung der Bedeutung von Anwendungen ist sogar noch wichtiger, da Unternehmen ihr Geschäft digital transformieren.
Unternehmen, die die Vorteile ihrer Anwendungsinvestitionen nutzen wollen, müssen einen APM-Prozess als Teil der gesamten IT- und EA-Strategie einführen. Wenn der Anwendungsstapel eines Unternehmens nicht aktiv verwaltet wird, verliert das Unternehmen die Fähigkeit, agil und innovativ zu bleiben, und kann hinter die Konkurrenz zurückfallen. Wenn Sie heute einen umfassenden und effektiven APM-Prozess implementieren, kann Ihr Unternehmen die technologischen Veränderungen vornehmen, die ihm helfen, auch morgen noch die Nase vorn zu haben.
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