Das Ende der traditionellen Project Portfolio Management (PPM) Welt ist nahe. Es wird vorhergesagt, dass agile Programme und Produktmanagement bis zum Jahr 2023 das Projektmanagement als vorherrschenden Ansatz für effektive Unternehmensveränderungen und -ergebnisse ablösen werden. Außerdem werden 80 Prozent der Unternehmen im gleichen Zeitraum ein unternehmensweites PMO haben, das sich auf die Integration von Produkten und Programmen konzentriert. Die Übernahme von Lean Portfolio Management kann der Schlüssel zu mehr Agilität sein, um neue Anforderungen zu erfüllen und ein PMO für ein agiles Unternehmen zu werden. Aber wie kommen Sie dorthin?
Angesichts dieser Veränderungen, die in weniger als fünf Jahren zu erwarten sind, müssen Sie vorbereitet sein. Wenn es Ihnen wie den meisten Menschen geht, denken Sie wahrscheinlich über die Veränderungen nach, die Sie in Ihrem eigenen Unternehmen vornehmen müssen. Da es keine Standardmethode oder ein Handbuch gibt, versuchen wir alle, es herauszufinden. Das ist das Schöne und die Prämisse der agilen, schnelllebigen Welt.
Damit Sie den richtigen Weg einschlagen, haben wir drei Schritte für die Einführung von Lean Portfolio Management und eine schnellere Lieferung skizziert.
Drei Schritte zu einem agilen Unternehmen mit Lean Portfolio Management (LPM)
Bevor wir mit dem ersten Schritt beginnen, lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was LPM eigentlich ist.
Was ist Lean Portfolio Management? Es besteht aus fünf Schlüsselelementen:
- Wertstrom-Finanzierung: Gehen Sie von der Finanzierung von Projekten zur Finanzierung der Ergebnisse einer Produkt-Roadmap über.
- Schlanke Nachfragesteuerung: Zerlegen Sie die Arbeit in kleinere Teile, indem Sie mit Lean Business Cases gerade genug Informationen sammeln, um festzustellen, ob die Hypothese einen Test wert ist.
- Iterative Planung: Finanzieren Sie in kleineren Schritten, weisen Sie den Wert früher nach und beantragen Sie zusätzliche Mittel für weitere Phasen.
- Kapazitätsplanung: Weisen Sie Teams und gemeinsame Ressourcen für Produkte und verwaltete Abhängigkeiten zu.
- Lean Governance: Rationalisieren Sie die Aufsicht und die Genehmigungen, seien Sie anpassungsfähig und arbeiten Sie weiter an Verbesserungen und Effizienzsteigerungen.
Wie können Sie nun ein PMO für das agile Unternehmen werden?
1. Machen Sie den Business Case für den Wandel.
Was wollen Sie erreichen und wie wollen Sie es schaffen? Auf der Suche nach dem richtigen Ansatz, der zu dem von Ihnen erwarteten Ergebnis führt, sollten Sie Ihre grundlegenden Ziele ermitteln:
- Vorhersehbarkeit - Um die Nachfrage zu befriedigen, müssen Sie Verpflichtungen eingehen und einhalten.
- Qualität - Verringern Sie Defekte und technische Schulden, um das Kundenvertrauen zu stärken und Softwareprodukte und -dienstleistungen einfacher zu verwalten.
- Kosteneinsparungen - Setzen Sie Prioritäten bei den Investitionen, indem Sie das richtige Team einbeziehen, damit die Ressourcen auf hochwertige Lösungen konzentriert werden.
- Frühzeitige Kapitalrendite - Führen Sie Produkte in kleineren Schritten auf dem Markt ein und stellen Sie sie früher in Rechnung, um den Wert schneller zu realisieren.
- Product Fit - Liefern Sie Produkte in kleineren Chargen und holen Sie häufig Kundenfeedback ein, um die Richtung schnell zu ändern, wenn sich die Kundenanforderungen ändern.
- Innovation - Informieren Sie die Teams und teilen Sie dem Unternehmen den Kontext mit, damit Marktunsicherheiten ausgenutzt werden können.
Die erwarteten Ergebnisse bilden die Strategie, mit der Ihr Unternehmen Teams aufbaut, Backlogs erstellt und Produkte und Dienstleistungen produziert.
2. Überbrücken Sie die Strategie bis zur Umsetzung.
In dieser sich ständig verändernden Welt ist die Verbindung von Strategie und Umsetzung komplexer denn je. Agilität - das, wonach Sie streben sollten - lässt sich auf zwei wesentliche Dinge reduzieren.
- Die Fähigkeit, Feedback zu sammeln und zu reagieren, damit Sie schneller liefern können
- Ergebnisse sind wichtiger als Aktivitäten oder Leistungen
Wenn die agile Methode wächst und über einige wenige Teams hinausgeht, wird es eine Zeit geben, in der sie sich nicht mehr mit traditionellen Portfolio-Management-Verfahren verbinden lässt. Traditionelle Portfoliomodelle erfordern einen langen Zeithorizont vom Business Case mit detaillierten Kostenschätzungen bis zur Durchführung der Arbeiten, der Lieferung der Ergebnisse und der Realisierung der Vorteile.
Agile Teams verwenden keine detaillierten Kostenschätzungen, weil sie inkrementell liefern und häufiger Änderungen vornehmen. Stattdessen nutzen sie Feedback-Schleifen, um auf der Grundlage der Kundenwünsche zu planen und Änderungen vorzunehmen. Bei diesem Ansatz ist es fast unmöglich, die Ergebnisse des Teams vorherzusagen. Es ist jedoch wichtig, dass sie die richtigen Dinge bauen. Dadurch entsteht eine Diskrepanz zwischen Strategie und Umsetzung, die auf Folgendes zurückzuführen ist:
- Mangelnde Sichtbarkeit des Portfolios für die Teams
- Unflexible jährliche Planung und Finanzierungskadenz
- Unfähigkeit, die Wertschöpfung gegenüber den strategischen Zielen nachzuweisen
- Schwierige Anpassung der Prioritäten auf der Grundlage der sich entwickelnden Marktbedingungen und des Kundenfeedbacks
Dies führt zu Spannungen zwischen den Führungskräften, dem PMO und den Lieferteams.
Es ist ein neuer Ansatz erforderlich, um die Strategie mit der Umsetzung zu verbinden. Dieser Ansatz besteht in der Anwendung der Lean-Prinzipien, d.h. der Vermeidung von Verschwendung, der Optimierung der Bauqualität, dem Respekt vor den Menschen und der Praxis des "Bauen, Messen und Lernens" auf den Finanzierungsprozess. Wenn Sie mit dem Lean Portfolio Management einen iterativen Ansatz verfolgen, verwenden Sie die strategische Planung, um Ziele und Ergebnisse zu definieren und die Finanzierung auf hoher Ebene für Wertströme oder Produkte statt für Projekte einzusetzen.
3. Stellen Sie die Weichen
Bevor Sie den Plan erstellen, der Sie zu Ihrem endgültigen Ziel führt, müssen Sie verstehen, wo Sie heute stehen und wo Sie in Zukunft sein wollen. Seien Sie immer offen für die Hindernisse, die Ihnen die Reise erschweren werden.
Identifizieren Sie Prozesse, die Sie heute durchführen können und Prozesse, die Sie in Zukunft durchführen möchten. Als nächstes bestimmen Sie die Mitarbeiter, Prozesse und Tools, die für die Finanzierung von Produkten oder Wertströmen benötigt werden. Damit Ihr Plan Wirklichkeit wird, dokumentieren Sie die Prozesse. Planen Sie, kommunizieren Sie Ihre Pläne und Prozesse und planen Sie dann bei Bedarf neu. Indem Sie dieser Journey Map folgen, gewinnen Sie das Vertrauen Ihres Teams und Ihrer Kunden und überwinden technische Beschränkungen. Suchen Sie kontinuierlich nach Feedback und verfeinern Sie Prozesse und Pläne auf der Grundlage dieses Feedbacks.
Vergessen Sie nicht, dass Menschen in Organisationen resistent gegen Veränderungen sind. Sie als PMO-Leiter sind der Agent der Veränderung. Konzentrieren Sie sich auf die gewünschten Ergebnisse, damit Sie das beeinflussen können, was für die Organisation am wichtigsten ist. Reduzieren Sie identifizierte Verschwendungen in den Prozessen und der Verwaltung. Schließlich erhöhen Sie die Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen, den Wert der Reise und das Ziel der Agilität. Wenn Sie sich diese Schritte zunutze machen, werden Sie schnell feststellen, wie sich der Aufbau von Agilität mit Lean Portfolio Management auf die erzielten Ergebnisse auswirkt.
Um mehr zu erfahren, sollten Sie sich die beliebte 15-minütige Theatersitzung ansehen, die auf dem Gartner PPM Summit präsentiert wurde, "A Practical Guide to Faster Delivery with Lean Portfolio Management."
