Als Projektmanager sind Sie vielleicht mit den 3 Hebeln des Projektmanagements vertraut. Diese Theorie, die manchmal auch als "Triple Constraint" bezeichnet wird, besagt, dass die meisten Projekte unter den folgenden Zwängen durchgeführt werden:
- Die Projekte müssen im Rahmen des vorgegebenen Budgets durchgeführt werden.
- Die Projekte müssen innerhalb der vereinbarten Fristen abgeschlossen werden.
- Es wird erwartet, dass die Projekte innerhalb des vereinbarten Umfangs durchgeführt werden.
Außerdem besagt die Drei-Hebel-Theorie, dass Projektmanager zwar zwei beliebige Hebel steuern können, dies aber dazu führt, dass sich der dritte Hebel unabhängig von den beiden anderen bewegt. Mit anderen Worten: Sie können zwei der Einschränkungen ändern, aber die verbleibende Einschränkung wird das Projekt auf die eine oder andere Weise beeinträchtigen.
Die Theorie der drei Hebel wirkt wie eine Art Kompromiss, bei dem die Optimierung eines Teils Ihres Projekts negative Auswirkungen auf einen anderen Teil hat. Wenn Sie z.B. einen konstanten Umfang beibehalten und gleichzeitig die Kosten senken wollten, wird sich Ihr Zeitplan verlängern. Oder wenn Sie den Umfang erhöhen und den Zeitplan verkürzen möchten, werden die Projektkosten steigen.
Wie effektiv ist der Ansatz mit 3 Hebeln?
Lange Zeit galt die Drei-Hebel-Philosophie als eines der wichtigsten Konzepte des Projektmanagements. Sie hat zwar immer noch ihre Befürworter, aber die Kritiker weisen jetzt schnell auf die Schwächen dieser Theorie hin.
Zunächst einmal ist die Annahme, dass sich der Erfolg eines Projekts auf drei Beschränkungen beschränkt, eine zu starke Vereinfachung, die die Komplexität des Projektmanagements reduziert. Kosten, Zeit und Umfang sind zwar allesamt sehr wichtige Komponenten eines Projekts, aber sie sind nicht die einzigen Elemente, die den Erfolg bestimmen. Man geht heute davon aus, dass Projekte zusätzlichen Zwängen unterliegen, die ihre Leistung und Ergebnisse beeinflussen. Einige dieser zusätzlichen Einschränkungen sind Nutzen, Risiken und Qualität.
Es gibt nur einen steuerbaren Hebel
Ein weiterer Kritikpunkt an der Drei-Hebel-Theorie ist die Vorstellung, dass Projektmanager die Macht haben, alle Einschränkungen zu beeinflussen. Kritiker argumentieren, dass die Drei-Hebel-Theorie die Illusion von Wahlmöglichkeiten vermittelt und Manager in Wirklichkeit nur die Kontrolle über den Umfang eines Projekts haben.
Der Grund dafür ist, dass Zeit und Kosten starrer sind und daher weniger empfänglich für Änderungen sind als der Umfang. Es ist zwar durchaus möglich, den Termin und das Budget Ihres Projekts zu einem beliebigen Zeitpunkt während seiner Laufzeit zu ändern, aber der Prozess ist viel komplizierter als eine einfache Anpassung des Umfangs.
Das liegt daran, dass Budget- und Terminänderungen in der Regel ein gewisses Maß an Managementintervention erfordern, während jeder, der an einem Projekt arbeitet, den Umfang beeinflussen kann, ohne sich an die Beteiligten zu wenden. Aus diesem Grund ist der Umfang wohl die gefährlichste Einschränkung, mit der Sie herumspielen können, da Änderungen an diesem Bereich schwerwiegende Auswirkungen auf die Zeit und die Kosten Ihres Projekts haben können. Und wenn Sie alle Konsequenzen bedenken, die sich aus unkontrollierten Ausweitung des Aufgabenbereichs ergeben, ist es leicht zu verstehen, warum Manager besonders darauf achten sollten, dass ihre Mitarbeiter den Aufgabenbereich nicht unnötig ausweiten.
Nicht für jedes Problem gibt es die gleiche Lösung
Einer der größten Nachteile der Drei-Hebel-Theorie ist ihr verallgemeinerter Ansatz zur Lösung von Problemen. Da Projekte auf drei einfache Einschränkungen reduziert werden, ermutigen drei Hebel die Manager, Probleme mit Hilfe einer grundlegenden Gleichung zu lösen: Wenn Sie X und Y manipulieren, ändert sich Z.
Stellen Sie sich vor, dass Ihr Projekt das Budget überschreitet und Sie einen Weg finden müssen, die Ausgaben zu senken, um den Projekterfolg sicherzustellen. Mit drei Hebeln können Sie die Kosten senken, indem Sie den Umfang und die Zeit beeinflussen. Theoretisch bleibt Ihnen mehr Geld, wenn Sie den Umfang eingrenzen und die Dauer Ihres Projekts verkürzen.
Leider ist das nicht immer so einfach. Manche Probleme lassen sich nicht einfach dadurch lösen, dass man ihnen mehr Geld hinterherwirft oder die Fristen verlängert. In solchen Situationen bietet der Ansatz mit den drei Hebeln nicht immer die beste Lösung.
Außerdem argumentieren Experten jetzt, dass es eine vierte Einschränkung gibt, nämlich die Qualität, die alle drei Hebel unabhängig voneinander beeinflusst. Ursprünglich als Teil des Projektumfangs angesehen, betrachten einige die Qualität als vierten Hebel, der in der Entscheidungsfindungsphase des Projekts durch die Betrachtung von Test- und Abnahmekriterien berücksichtigt werden sollte.
Umfang zur Verwaltung Ihres Projekts nutzen
Wie bereits erwähnt, ist die Anpassung des Umfangs der einfachste Weg, um Änderungen an Ihrem Projekt vorzunehmen. Außerdem ist es die einzige Einschränkung, die Sie vollständig kontrollieren können. Die Stakeholder sind in der Regel für die Festlegung des Budgets und der Dauer Ihrer Projekte verantwortlich. Aus diesem Grund ist es fast unmöglich, Änderungen an den Kosten und dem Zeitaufwand Ihres Projekts vorzunehmen, ohne zuvor die Führungskräfte in den Prozess einzubeziehen.
Der Umfang ist jedoch etwas, das Sie selbst kontrollieren können. Als Projektmanager besteht ein Teil Ihrer Aufgabe darin, den Umfang Ihrer Projekte so zu verwalten, dass die Aufgaben erfolgreich abgeschlossen und die Unternehmensziele erreicht werden. Und als die wohl "mächtigste" der Einschränkungen hat jede Änderung, die Sie am Umfang Ihrer Arbeit vornehmen, eine ebenso mächtige Auswirkung auf die Zeit und die Kosten. Das bedeutet, dass Sie Ihr Projekt nicht mit dem Drei-Hebel-Ansatz steuern müssen, sondern Zeit und Kosten optimieren können, indem Sie einfach den Umfang des Projekts festlegen.
Dies hat den Vorteil, dass Sie den Umfang kontrollieren können, ohne sich an externe Parteien zu wenden. Wenn Sie Änderungen am Budget vornehmen müssen, müssen Sie sich mit den Beteiligten abstimmen und vorher die Genehmigung einholen. Wenn Sie die Dauer des Projekts ändern müssen, müssen Sie den Führungskräften und Vorstandsmitgliedern erklären, warum das so ist, und hoffen, dass Sie sie überzeugen können. Der Umfang ist jedoch anders - Sie haben die vollständige Kontrolle über die Richtung und das Ziel Ihres Projekts und können nach eigenem Ermessen Änderungen vornehmen.
Doch mit großer Macht kommt auch große Verantwortung. Manager, die in Bezug auf den Projektumfang eine unbekümmerte Haltung einnehmen, können die Leistung des Projekts ernsthaft beeinträchtigen und es sogar zum Stillstand bringen, da die Ausweitung des Umfangs und die fehlende Ausrichtung Zeit und Ressourcen verschlingen.
Sie können dies verhindern, indem Sie Folgendes tun:
- Berücksichtigen Sie immer die Ziele Ihres Unternehmens, wenn Sie den Umfang eines Projekts festlegen.
- Machen Sie nicht den Fehler, den technischen Zielen Vorrang vor den geschäftlichen Zielen zu geben.
- Setzen Sie Prioritäten für Ihre Aufgaben, damit Sie Ressourcen effektiver zuweisen und verfolgen können.
Eine der größten Herausforderungen, mit denen Sie konfrontiert werden könnten, ist die sich ständig ändernde Natur der Erwartungen Ihrer Stakeholder. Im Laufe der Zeit ist es wahrscheinlicher, dass die Beteiligten Änderungen am Projekt verlangen. Dies ist besonders häufig bei langfristigen Projekten der Fall, bei denen nach der Hälfte der Projektlaufzeit neue Beteiligte an Bord kommen. Diesen Anfragen gerecht zu werden, kann eine Gratwanderung sein, denn einige können völlig daneben liegen. Nutzen Sie daher Ihr Urteilsvermögen und berücksichtigen Sie nur Anfragen, die zum Erreichen Ihrer Projektziele erforderlich sind.
Alles zusammenbringen
Es ist wichtig, dass Sie sich vor Augen halten, dass der Geltungsbereich nicht aus einer Laune heraus geändert werden sollte. Wenn Sie den Umfang zur Verwaltung Ihrer Projekte nutzen, sollten Sie ihn so einsetzen, dass Sie den Unternehmenszielen näher kommen.
Der beste Weg, den Umfang Ihres Projekts effektiv zu verwalten, besteht darin, den Finger immer am Puls der Zeit zu haben. Das mag zwar schwierig erscheinen, aber eine zuverlässige Projektmanagementlösung hilft Ihnen dabei, indem sie alle Hindernisse zwischen Ihnen und Ihren Zielen beseitigt. Funktionen wie Kanban-Boards und Gantt-Diagramme sorgen für ein höheres Maß an Transparenz. Sie helfen Ihnen, den Umfang genau zu verwalten, indem Sie Aufgaben nach Prioritäten ordnen und Ihren Workflow und Fortschritt visuell darstellen. Auf diese Weise ist es wahrscheinlicher, dass Sie Erfolg haben, ohne dass Sie Änderungen an den Kosten und der Zeit Ihres Projekts beantragen müssen.
![Projektmanagement-Software: Chaotische Arbeitsweisen [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/08/Chaotic-Ways-of-Working-2.jpg)
