12 Tipps für die nicht-alltägliche Ressourcenplanung

1. Handeln Sie nicht wie Custer - Man könnte argumentieren, dass Oberstleutnant George Custer in der Schlacht am Little Bighorn einige Fehler gemacht hat. Der erste war, in die Schlacht zu stürmen, anstatt auf Verstärkung zu warten. Der zweite war die Aufteilung seiner Streitkräfte. Infolgedessen war er zahlenmäßig stark unterlegen und erlitt seine berühmte Niederlage (ganz zu schweigen davon, dass er starb).

Die Lektion, die wir daraus ziehen können, lautet: Setzen Sie die Chancen gegen Ihr eigenes Volk nicht zu hoch an. Vergewissern Sie sich, dass Sie über ausreichende Ressourcen für Ihre Initiativen verfügen und dass Sie zumindest eine reelle Chance auf Erfolg haben. Sie können dies tun, indem Sie eine Kapazitätsplanung einführen, um die verfügbare Kapazität bei der Planung von Projekten auf hohem Niveau zu berücksichtigen. Konzentrieren Sie außerdem Ihre Ressourcen auf die innovativsten und strategischsten Initiativen, ohne Ihre Support-Aktivitäten aufzugeben. Das bedeutet, dass Sie Kompromisse eingehen und vielleicht nach alternativen Personalstrategien suchen müssen. Denken Sie daran: Was auf dem Papier nicht funktioniert, wird auch im wirklichen Leben nicht funktionieren. Dies ist wahrscheinlich der vernünftigste Tipp von allen, und der am wenigsten praktizierte.

2. Werden Sie (wirklich) ressourcenstark - Die meisten Unternehmen arbeiten mit Scheuklappen, wenn es um die Verfügbarkeit von Ressourcen geht. Achten Sie darauf, das "wahre" Bild der Kapazität zu betrachten (d.h. die verfügbaren Ressourcenstunden nach Berücksichtigung aller Verwaltungsarbeiten, Freistellungen und geschätzter ungeplanter oder unterstützender Arbeit). Das Gleiche gilt für die Nachfrage: Betrachten Sie das gesamte Spektrum der Nachfrage, die um die Zeit Ihrer Ressourcen konkurriert, nicht nur die großen Projekte und Programme. Dann werden Sie nicht "bis ins Unendliche planen", wie es so oft der Fall ist.

3. Wissen, was kommt - Ich habe es bereits erwähnt, aber: Sie können nicht für die Kapazität planen, wenn Sie nicht wissen, was Sie für planen. Das Verständnis und die Steuerung der Nachfrage sind das Herzstück einer soliden Kapazitätsplanung - letzteres ist ohne ersteres nicht möglich. Doch viele Organisationen, mit denen ich gearbeitet habe, haben nur einen flüchtigen Einblick in die Nachfrage. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, seien Sie beruhigt. Die Einführung eines Bedarfsmanagementprozesses ist nicht nur vernünftig, sondern auch machbar und kann Ihnen helfen, verschwenderische, überflüssige oder geringwertige Bemühungen herauszufiltern. Es kann auch bei der Priorisierung und Bewertung helfen, um Ressourcenkonflikte zu minimieren und bei Bedarf Kompromisse zu ermöglichen.

4. Frühjahrsputz bei Ihren Prozessen - Aufgeblähte Prozesse zerstören die Produktivität. Bringen Sie alle an Ihrem Prozess beteiligten Parteien in einem Raum zusammen und erstellen Sie einen Plan für den gesamten Implementierungsprozess. Etwaige Redundanzen oder Ineffizienzen sollten offensichtlich werden. Versuchen Sie, überflüssige Genehmigungsschritte durch Checklisten zu ersetzen, wo dies sinnvoll ist. Seien Sie offen für Vorschläge und bereit, die Notwendigkeit jedes Schritts und jedes Datenelements zu hinterfragen.

5. Don't Go It Alone - Da eine Organisation im Wesentlichen ein Ökosystem ist, sollte die Planung der Ressourcenkapazität nicht von einer einzelnen Gruppe oder Person durchgeführt werden, auch wenn diese die Arbeit erleichtern kann. Die Abteilungsleiter müssen einbezogen werden, da sie ihre Ressourcen am besten kennen. Daran führt kein Weg vorbei, Leute. Wenn es um eine effektive Ressourcenplanung geht, braucht es ein Dorf.

6. Holen Sie sich eine (echte) Strategie - Die Verbindung von Strategie und Ausführung ist der Weg, auf dem Ihr Unternehmen seine Ziele erreicht. Die Realität ist, dass viele Unternehmen den Fokus auf Abteilungen Ausführung legen, oft losgelöst vom Endspiel des Unternehmens. In der heutigen Zeit ist es selten, dass eine einzelne Geschäftseinheit für sich allein genommen die strategischen Ziele eines Unternehmens erreicht. Verfolgen Sie stattdessen einen integrierten Strategieansatz, der alle Menschen, Funktionen und Abteilungen einbezieht, die zusammenkommen müssen, um die Strategie in die Tat umzusetzen. Dieser Ansatz bricht Silos auf und richtet die Ressourcen besser auf die Wertschöpfung aus.

7. Beginnen Sie mit dem Ziel: Planen Sie ergebnisorientiert - Ihre Mitarbeiter arbeiten in der Regel auf ein bestimmtes Endziel hin, sei es ein Verbraucherprodukt, ein neuer Service, eine interne Veränderung oder eine neue Einrichtung. Verwalten Sie mit dem Ziel vor Augen. Das bedeutet, dass Projekte und andere Arbeiten mit den Produkten, Anwendungen, Dienstleistungen oder anderen Ergebnissen, die sie unterstützen sollen, in Einklang gebracht werden. Wenden Sie Lebenszyklen, Attribute, Finanzdaten und Roadmaps auf jede Leistung an, um die Arbeit auf Kurs zu halten und die Transparenz zu erhöhen. Dieser Ansatz verleiht den Meilensteinen mehr Sichtbarkeit und schafft eine kunden- und marktorientierte Kultur. Darüber hinaus vermittelt es ein wahrheitsgetreues Bild der Kosten und des Aufwands, die für das Ergebnis/die Ergebnisse aufgewendet werden.

8. Achten Sie auf Ihre Engpässe: Nehmen Sie die Engpässe ins Visier - Im Allgemeinen dienen etwa 20% Ihrer Ressourcen als Engpässe bei 80% Ihrer diskretionären Arbeit. Diese begrenzten Ressourcen, die ständig nachgefragt werden, werden zu den Staus in Ihrem Arbeitsablauf. Achten Sie darauf, diese Schlüsselressourcen zu identifizieren, um die alle konkurrieren, und verstehen Sie, was sie auszeichnet, damit Sie bei Bedarf andere ausbilden oder einstellen können. Planen Sie Ihre Projekte entsprechend ihrer Verfügbarkeit, staffeln Sie die Projektphasen oder ziehen Sie alternative Beschaffungsstrategien in Betracht.

9. Denken Sie daran: Ressourcen sind auch Menschen - Die Planung der Verfügbarkeit und des Durchsatzes von Menschen unterscheidet sich von der Planung der Montage von Materialien oder der Bewertung der Ausrüstungskapazität in einer Produktionshalle. Jede Ihrer Ressourcen hat individuelle Stärken, Arbeitsvorlieben, Fähigkeiten und Motivatoren. Lernen Sie die Menschen kennen, nicht nur die Ressourcen. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Teams eine angemessene Mischung aus zielorientierten und menschenorientierten Mitarbeitern haben, neben anderen Eigenschaften, die für Ihre Initiativen erforderlich sind. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter auf ihre Stärken ausgerichtet sind, und gehen Sie die Faktoren an, die sich auf die Arbeitsmoral auswirken.

10. Halten Sie alles zusammen: Integrieren Sie über Portfolios - Bei Ihren persönlichen Finanzen dienen Portfolios dazu, Ihre Investitionen mit Ihren Zielen in Einklang zu bringen. In der Wirtschaft ist es dasselbe, nur in einem größeren Maßstab. Nutzen Sie das Portfoliomanagement, um alle Komponenten in Ihrer Lieferkette aufeinander abzustimmen, einschließlich Ideen, Strategien, Produkte, Dienstleistungen, Projekte, Ressourcen, Softwareanwendungen und andere Vermögenswerte. Auf diese Weise ist es einfacher, die Auswirkungen ganzheitlich zu sehen, wenn sich etwas ändert - und das wird es -. Es ist auch einfacher, neue Strategien festzulegen und sich darauf einzustellen.

11. Analysieren und berichten Sie sofort - Sind die strategischen Projekte auf Kurs? Sind sie personell ausreichend ausgestattet? Woran arbeiten diese Leute noch? Sind die Ressourcen und Projekte angemessen auf die richtigen Geschäftsbereiche verteilt? Das sind Dinge, die Sie quantifizieren können müssen - jetzt. Unabhängig von der Situation erwarten die Unternehmen heute, dass Sie wissen und zeigen. Es reicht nicht mehr aus, die Tabellen der letzten Woche zusammenzutragen. Die Führungskräfte von heute verlangen Echtzeit-Antworten sowohl auf hochrangige als auch auf konkrete Anfragen. Selbst wenn Ihre Mitarbeiter die richtigen Dinge tun, verlieren Sie an Glaubwürdigkeit, wenn Sie nicht nachweisen können, dass sie es tun.

12. Suchen und fördern Sie effektive Führungskräfte - Im Laufe der Geschichte sind unzählige Geschäftsprojekte - und Unternehmen - gescheitert, weil es an effektiven Führungskräften mangelte. Entweder gab es nicht genug gute Leute, die zur Verfügung standen, die Nachfolgeplanung war ineffizient oder nicht vorhanden, oder die Führungskräfte passten nicht zur Kultur des Unternehmens. Bemühen Sie sich, effektive Führungskräfte zu identifizieren, zu entwickeln oder zu gewinnen. Aber widerstehen Sie der Versuchung, leistungsstarke "Macher" allein aufgrund ihrer fachlichen Leistung in eine Führungsposition zu befördern (d.h. das Peter-Prinzip). Führung ist eine einzigartige Fähigkeit, die eine seltene Kombination von Talenten umfasst. Und eine ineffektive Führung ist ein Haupthindernis für die Produktivität der Ressourcen.