***Varning: Dessa 12 tips är till för att hjälpa dig att få in sunt förnuft i din organisations resursplanering. Om din organisation inte är redo för sunt förnuft bör du gå vidare med stor försiktighet. Men fortsätt ändå.***
I mina roller både som författare i ämnet projektledning och i mitt arbete här på Planview med våra fantastiska kunder kan jag säga att en sak alltid stämmer: resurshantering är inte lätt.
Som du kanske vet har vi på just släppt en studie som bygger på en global undersökning om just detta ämne. Jag fann det fascinerande att praktiskt taget alla organisationer säger att det är otroligt viktigt att göra kapacitetsplanering för bättre resurshantering, men många tillägger att det är för svårt att faktiskt göra!
Vad står då mellan som säger och som gör? För det finns en kostnad för detta misslyckande: mer än 70% av de organisationer som har dålig kapacitetsplanering överbelastar sina resurser - vilket leder till en mängd andra problem.
Enligt min erfarenhet handlar mycket om sunt förnuft.
Jag gick igenom några av mina tidigare artiklar och hittade en som jag tycker är en "oldie but goodie" som talar direkt om detta. Jag har fräschat upp den med nya idéer och lagt lite ny polish på den.
Jag tänker inte påstå att de här 12 tipsen kommer att göra allting enkelt. Men jag tror att de kommer att hjälpa dig att använda dig av gammaldags sunt förnuft för att ta dig igenom komplexiteten och kaoset. Naturligtvis vet vi att sunt förnuft inte är så vanligt, så låt oss kalla dem:
Mina 12 tips för resursplanering som inte är allmänt vederhäftiga
1. Manage don't Manage like Custer - Man skulle kunna hävda att överstelöjtnant George Custer gjorde några misstag under slaget vid Little Bighorn . Den första var att rusa in i striden i stället för att vänta på förstärkningar. Den andra var att dela upp sina styrkor. Som ett resultat av detta blev han kraftigt underlägset i antal och led sitt berömda nederlag (för att inte tala om att han dog).
Den lärdom som vi kan dra av detta är att inte sätta oddsen för högt mot det egna folket. Se till att du har tillräckliga resurser för dina initiativ och att du har åtminstone en rimlig chans att lyckas. Detta kan du göra genom att införa kapacitetsplanering för att ta hänsyn till tillgänglig kapacitet på en hög nivå när du planerar projekt. Fokusera också dina resurser på de mest innovativa och strategiska initiativen utan att överge dina stödverksamheter. Detta innebär att man måste göra avvägningar och kanske söka alternativa personalstrategier. Kom ihåg att om det inte fungerar på papper, fungerar det inte heller i verkligheten. Detta är förmodligen det mest sunda tipset av alla, och det som används minst.
2. Få (riktiga) resurser - De flesta organisationer arbetar med skygglappar på när det gäller resurstillgång. Se till att titta på den "sanna" bilden av kapaciteten (dvs. de tillgängliga resurstimmarna efter att all administration, ledighet och beräknat oplanerat arbete eller stödarbete har beaktats). På samma sätt med efterfrågan: titta på hela spektrumet av efterfrågan som konkurrerar om resursernas tid, inte bara stora projekt och program. Då är du inte "planerad till oändlig kapacitet", vilket ofta är fallet.
3. Vet vad som kommer - Jag har nämnt det tidigare, men det går inte att planera för kapacitet om man inte vet vad man planerar för . Att förstå och hantera efterfrågan är kärnan i en solid kapacitetsplanering - det är omöjligt att göra det senare utan att ha det förra. Ändå saknar många organisationer som jag har arbetat med allt annat än en skenbar insikt i efterfrågan. Om detta låter bekant kan du ta mod till dig. Att implementera en process för hantering av efterfrågan är inte bara vettigt, det är också mycket genomförbart och kan dessutom hjälpa dig att filtrera bort slöseri, överflöd eller insatser av lågt värde. Den kan också hjälpa till med prioritering och poängsättning, för att minimera resurskonflikter och göra det möjligt att göra avvägningar när det behövs.
4. Gör en vårstädning av dina processer - Uppblåsta processer förstör produktiviteten. Samla alla parter i din process i ett rum och kartlägg din genomförandeprocess från början till slut. Eventuella överflödigheter eller ineffektivitet bör bli uppenbara. Försök att ersätta överflödiga godkännanden med checklistor där det är lämpligt. Var öppen för förslag och var villig att ifrågasätta om varje steg och varje dataelement är nödvändigt.
5. Gå inte ensam - Eftersom en organisation i grunden är ett ekosystem bör planering av resurskapacitet inte vara en enskild aktivitet som utförs av en enskild grupp eller person, även om de kan underlätta arbetet. Avdelningscheferna måste delta, eftersom det är de som känner till sina resurser bäst. Det går inte att komma runt det, gott folk. När det gäller effektiv resursplanering krävs det en hel by.
6. Få en (riktig) strategi - Genom att koppla ihop strategi och genomförande kan ditt företag förverkliga sina mål. Verkligheten är att många organisationer fokuserar på genomförandet på avdelningen, ofta utan att ta hänsyn till företagets mål. Det är sällan som en enskild affärsenhet i isolering uppnår företagets strategiska mål i dagens miljö. Istället bör du ta ett integrerat tillvägagångssätt för strategin, ett tillvägagångssätt som omfattar alla människor, funktioner och avdelningar som måste samarbeta för att förverkliga strategin. Detta tillvägagångssätt bryter ner silos och gör det lättare att anpassa resurserna till värdetillförsel.
7. Börja med slutet: Anta resultatbaserad planering - Dina medarbetare arbetar vanligtvis mot ett visst slutmål, oavsett om det är en konsumentprodukt, en ny tjänst, en intern förändring eller en ny anläggning. Förvalta med målet i åtanke. Detta innebär att projekt och annat arbete anpassas till de produkter, tillämpningar, tjänster eller andra resultat som de är avsedda att stödja. Tillämpa livscykler, attribut, ekonomiska uppgifter och färdplaner för varje leverans för att hålla arbetet på rätt spår och öka insynen. Det här tillvägagångssättet gör milstolparna mer synliga och skapar en kund- och marknadsdriven kultur. Dessutom ger det en mer rättvisande bild av den kostnad och de ansträngningar som görs för att uppnå resultatet.
8. Se upp med dina begränsningar: Rikta dig mot flaskhalsarna - I allmänhet fungerar ungefär 20 % av dina resurser som flaskhalsar i 80 % av ditt diskretionära arbete. Dessa begränsade resurser, som alltid är efterfrågade och utspridda, blir till stockningar i ditt arbetsflöde. Gör en poäng av att identifiera dessa nyckelresurser som alla konkurrerar om, och förstå vad som skiljer dem åt så att du kan utbilda andra eller anställa andra om det behövs. Under tiden kan du schemalägga projekten utifrån deras tillgänglighet, dela upp projektfaserna eller överväga alternativa inköpsstrategier.
9. Kom ihåg: Resurser är också människor - Att planera tillgängligheten och genomströmningen av människor skiljer sig från att planera materialmontering eller bedöma utrustningskapaciteten på ett verkstadsgolv. Alla dina resurser har individuella styrkor, arbetspreferenser, färdigheter och motivationsfaktorer. Lär känna människorna , inte bara resurserna. Se till att dina team har en lämplig blandning av målfokuserade och människofokuserade personer, bland andra egenskaper som behövs för dina initiativ. Se till att personalen är inriktad på sina styrkor och ta itu med de faktorer som påverkar arbetsmoralen.
10. Håll ihop det: Integrera via portföljer - Portföljerna är till för att anpassa dina investeringar till dina mål. Det är samma sak i näringslivet, men i större skala. Använd portföljhantering för att anpassa alla komponenter i leveranskedjan, inklusive idéer, strategier, produkter, tjänster, projekt, resurser, programvaror och andra tillgångar. På så sätt är det lättare att se konsekvenserna på ett holistiskt sätt när förändringar sker - och det kommer de att göra - när de inträffar. Det är också lättare att fastställa och anpassa sig till nya strategier.
11. Analysera och rapportera nu - Är strategiska projekt på rätt spår? Är de tillräckligt bemannade? Vad mer arbetar dessa människor med? Är resurser och projekt fördelade på rätt sätt mellan rätt affärsenheter? Detta är saker som du måste kunna kvantifiera - nu. Oavsett situationen förväntar sig företagen idag att du vet och visar vad du kan. Det räcker inte längre med att samla ihop förra veckans kalkylblad; dagens chefer kräver svar i realtid på både frågor på hög nivå och frågor på fältet, så om du inte har ett sätt att göra detta ännu, skaffa ett. Även om dina medarbetare gör rätt saker, förlorar du trovärdighet om du inte kan visa att de gör det.
12. Söka och vårda effektiva ledare - Genom historien har otaliga affärsprojekt - och företag - misslyckats på grund av brist på effektiva ledare. Antingen fanns det inte tillräckligt många bra ledare, successionsplaneringen var ineffektiv eller obefintlig, eller så var ledarna inte anpassade till organisationens kultur. Gör en insats för att identifiera, utveckla eller förvärva effektiva ledare. Men motstå frestelsen att befordra högpresterande "görare" till en ledarposition enbart baserat på deras funktionella prestationer (dvs. Peterprincipen). Ledarskap är en unik färdighet som består av en sällsynt kombination av talanger. Och ineffektivt ledarskap är ett av de främsta hindren för resursernas produktivitet.
Så där har du det: mina 12 Tips för resursplanering utan sunt förnuft för dina resursplaneringar med sunt förnuft. De kommer inte att lösa alla dina problem, men jag tror att du kommer att märka fördelarna om du inför bara några av dem.
Vad tycker du om min strategi som bygger på sunt förnuft? Har jag missat någon (eller flera)? Låt mig veta i kommentarerna!
