Gastautor, Andrew Radburn, Branded3
In den mehr als sechs Jahren, die ich bei Branded3 tätig bin (und das ist erst mein zweiter Blogbeitrag ), habe ich miterlebt, wie das Unternehmen von etwa 20 Mitarbeitern - in einer alten umgebauten Scheune am Rande eines Dorfes, von dem ich noch nie etwas gehört hatte - auf mehr als 70 Mitarbeiter angewachsen ist, verteilt auf die Büros in Leeds, London und Bath.
Die Arbeit bei B3 war noch nie so gut wie heute, und es ist großartig zu sehen, wie sehr das Unternehmen wächst. Natürlich mussten wir uns im Laufe der Zeit verändern und anpassen, und nie war dies deutlicher als bei den Prozessen und Systemen, die wir in dieser Zeit eingeführt haben.
Jeder, der in der SEO-Branche arbeitet, weiß, dass sich die Suchlandschaft im Handumdrehen ändern kann und dass dies erhebliche Auswirkungen auf die Anforderungen der Kunden hat.
Um dem entgegenzuwirken, ist der Dialog innerhalb des Unternehmens und zwischen den verschiedenen Standorten mit dem Anstieg der Mitarbeiterzahl von entscheidender Bedeutung. Aktualisierungen und Statusberichte werden zur Norm, während gleichzeitig die internen Teams flüssiger arbeiten, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
Mit dem Wachstum geht jedoch auch eine große Verantwortung einher, und wir sahen uns intern mit einigen Herausforderungen konfrontiert, wenn es darum ging, dass jeder Einzelne einen Echtzeitüberblick über die Projekte erhalten sollte, und dass wir den Mitarbeitern einen besseren Überblick darüber verschaffen sollten, wie eine Aufgabe auf der einen Seite einen großen Einfluss auf die Ergebnisse auf der anderen Seite hatte.
Im Folgenden werde ich ein wenig über ein neues System sprechen, das wir vor kurzem eingeführt haben. Es ersetzt das bisherige System 10K FT, das uns zwar gute Dienste leistete, aber nicht viele Möglichkeiten zur Anpassung oder Integration in die täglichen Kundenaktivitäten bot.
Was also ist Planview AdaptiveWork?
Einfach ausgedrückt: Planview AdaptiveWork ist ein interaktives Werkzeug für die Arbeitsplanung und das Projektmanagement.
Die Arbeit in einer digitalen Agentur erfordert von den Teams Flexibilität und tägliche Anpassung an die Anforderungen, und wir brauchten ein System, das dies erleichtert.
Mit dem anhaltenden Erfolg von Branded3 in der Suchbranche haben wir stark in unsere Teamstrukturen investiert und es wurde immer deutlicher, dass unsere bisherigen Systeme und Prozesse einfach nicht die Kapazität oder Funktionalität hatten, die wir benötigten, um herausragende Ergebnisse zu liefern.
Die Teams (und insbesondere die Projektmanager) mussten Informationen in mehrere Systeme eingeben, um die Aufgaben durch das Unternehmen zu schleusen und die Arbeit mit der Rechnungsstellung und der finanziellen Seite des Unternehmens zu verbinden (hey, es ist schön, bezahlt zu werden!).
Vor diesem Hintergrund gelang es uns, innerhalb von zwei Monaten das gesamte Unternehmen auf Planview AdaptiveWork einzurichten, einschließlich aller Kunden und Projekte, mit denen wir arbeiteten, sowie jedes Teammitglied als Benutzer mit eigenem Profil.
Warum aber Planview AdaptiveWork?
Hier sind 10 Gründe, warum wir unser neues System so gerne benutzen...
Grund #1: Anspruchsvolle Schnittstelle
Eines der ersten Dinge, die mir an Planview AdaptiveWork auffielen, war die Detailtiefe und die Informationen, die die Oberfläche dem Benutzer oder Manager bietet.
Der Startbildschirm bietet - ähnlich wie eine Facebook-Startseite - sofortigen Zugriff auf die neuesten Projekte, Aufgaben oder Nachrichten, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, und vereinfacht so den Prozess und den Zugang zu den benötigten Informationen.
Es kann anfangs etwas überwältigend sein, aber im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Tools, mit denen ich gearbeitet habe, bot es mir einen einfachen Zugriff auf die benötigten Daten, ohne dass ich mich durch mehrere Navigationen oder Menüs hangeln musste, und Sie können die Ansichten und die Informationen, die Ihnen präsentiert werden, nach Ihrem eigenen Geschmack anpassen, ohne dass dies Auswirkungen auf andere hat - die Anpassbarkeit ist hier ein großes Plus.
Grund #2: Agile Terminplanung
Änderungen am Tagesplan sind unvermeidlich. Als Projektmanager, der in einer geschäftigen und schnelllebigen Agentur arbeitet, müssen Sie sich damit abfinden, dass Veränderungen zum Alltag gehören.
Wie ich bereits in meinem einleitenden Absatz angedeutet habe, ist die Suche eine unbeständige Branche und Änderungen an den Algorithmen der Suchmaschinen können mehrmals im Jahr auftreten und sich auf die zuvor aufgestellten Fahrpläne für Kunden auswirken.
Hier hilft Planview AdaptiveWork - die Ansicht des Ressourcenladers macht es wirklich einfach, die verfügbare Kapazität auf individueller Ebene zu betrachten und notwendige Änderungen sofort vorzunehmen. Außerdem können Aufgaben per Mausklick einer anderen geeigneten Ressource zugewiesen werden.
Grund #3: Zusammenarbeit zwischen Teams
Mit einem neuen System kommt ein neuer integrierter Prozess. Wir wollten davon wegkommen, dass die Mitarbeiter "nur ihren Teil tun" und zur nächsten Aufgabe übergehen, ohne zu verstehen, wie sich ihre großartige Arbeit auf andere Abteilungen ausgewirkt und letztlich unseren Kunden hochwertige Ergebnisse geliefert hat.
Planview AdaptiveWork ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit zwischen Teams und die gemeinsame Verantwortung für Aufgaben und unterstreicht damit, dass gute Arbeit zu noch besserer Arbeit führt... anstatt Dateien an mehreren, verschiedenen Orten zu speichern, wie z.B. auf internen Servern und Google docs, haben wir jetzt die Möglichkeit, Briefing-Richtlinien und fertige Ergebnisse wie Word-Dateien oder PSD-Designs zu einzelnen Aufgaben hinzuzufügen und an einem Ort zu speichern, auf den alle zugreifen können... Planview AdaptiveWork.
Grund #4: Kommunikation
Mit einem integrierten 'Diskussionssystem' geht dieser Punkt Hand in Hand mit dem obigen Grund #3 - bessere Zusammenarbeit zwischen unseren internen Teamstrukturen.
Da heutzutage in Unternehmen E-Mails und verschiedene Nachrichtendienste verwendet werden, ist es manchmal einfacher, ein konsolidiertes System zu verwenden, auf das alle zugreifen können. Sei es, um jemandem eine Nachricht zu schicken und zu fragen, wie er mit einer Aufgabe vorankommt, oder um Arbeit an die nächste Person zu übergeben, damit die Arbeit weitergehen kann.
Planview AdaptiveWork macht Schluss mit endlosen E-Mail-Threads und einem Instant-Messenger-Dienst Ihrer Wahl. Natürlich legen wir auch in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden großen Wert auf klare Kommunikation und Transparenz. Sei es durch unsere Ehrlichkeit beim ersten Gespräch oder durch Verzögerungen im Zeitplan des Projekts aufgrund unvorhergesehener Umstände - wir brauchen die besten Werkzeuge, um dies zu erreichen.
Dies führt zu meinem nächsten Punkt....
Grund #5: Projektpläne und Zeitpläne
Es ist immer nützlich, einem Kunden genaue Zeitpläne für die Fertigstellung der Arbeit zu geben, da dies zu einem wichtigen Eckpfeiler der Arbeitsbeziehung beiträgt... Vertrauen.
Das Einrichten eines Projektplans in Planview AdaptiveWork ist wirklich einfach und wird standardmäßig mit dem Hinzufügen und Planen von Aufgaben ausgeliefert, die wir Projektmanager ohnehin täglich erledigen.
Mithilfe der Gantt-Diagramm-Ansicht können Sie Ihr Projekt in Meilensteine und Aufgaben unterteilen und jeder Aufgabe ein Budget und Ressourcen zuweisen.
Mit genauen Zeitangaben und Daten können diese mit ein paar Tastendrücken direkt aus dem System zur Überprüfung an den Kunden gesendet werden.
Wir müssen keine zusätzliche Software mehr verwenden, um Zeitpläne zu erstellen - etwas, wovon wir vor ein paar Monaten nur träumen konnten...
Grund #6: Integration mit anderen Systemen/Plugins
Ich habe das oben kurz angesprochen: Sie brauchen kein anderes Produkt zu verwenden, um einen Zeitplan zu erstellen - Planview AdaptiveWork erledigt das effektiv für Sie. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie andere Tools oder Software zur Erledigung Ihrer Arbeit benötigen, die Planview AdaptiveWork nicht ganz abdeckt... Da kommt die Fülle von Anwendungen, die Planview AdaptiveWork mit integrieren kann, gerade recht.
Arbeiten Sie viel mit Google Docs? Kein Problem. Ihr Entwicklungsteam arbeitet mit JIRA - Planview AdaptiveWork unterstützt Sie dabei. Tatsächlich gibt es derzeit etwa 100 Anwendungen auf dem Markt, in die Planview AdaptiveWork integriert werden kann; es wird Ihnen schwer fallen, keine zu finden, die Sie benötigen.
Grund #7: Berichte
Die Berichte sind eine leistungsstarke Funktion von Planview AdaptiveWork. Sie können fast jede beliebige Variante erstellen, um die feineren Details zu erhalten, die Ihnen das System nicht sofort präsentiert.
Zu jedem Zeitpunkt innerhalb eines Projekts können Sie auf einen Blick die budgetierte, die angefallene und die zukünftig geplante Zeit sehen.
Darüber hinaus haben wir eine gewisse Kontrolle über die Budgets, so dass wir schnell feststellen können, ob die Arbeit die zugewiesenen Mittel übersteigt, und wir können so schnell wie möglich Maßnahmen ergreifen.
Ich habe viel Zeit gespart, indem ich eine Reihe von Berichten, die ich häufig verwende, in meiner persönlichen Ansicht gespeichert habe.
Grund #8: Sichtbarkeit
Wir haben kürzlich Projektmanager und Kundenbetreuer integriert, um sie besser aufeinander abzustimmen, und Planview AdaptiveWork ermöglicht beiden Teams eine einfachere Zusammenarbeit.
Zu diesem Zweck können PMs nun vollständig in der Branded3-Welt leben, während AMs vollständig in die Welt des Kunden investieren können.
Darüber hinaus hat jeder im Team Zugriff auf Planview AdaptiveWork und kann alles sehen, was er braucht. Das bedeutet, dass die fließende Natur und die Mischung von Fähigkeiten, die für die Erbringung einer Leistung erforderlich sind, wie z.B. dass ein Content-Autor eine Vorgängeraufgabe verstehen muss, um seine Arbeit, das Projekt und letztendlich das angestrebte Ergebnis vollständig zu verstehen, perfekt zu unserer offenen Kultur passt.
Grund #9: Zeiterfassung
Im hektischen Agenturalltag kann die gleichzeitige Arbeit an mehreren Projekten dazu führen, dass es schwierig ist, den Fortschritt Ihrer Arbeit zu verfolgen und zu erkennen, was noch zu erledigen ist.
Daher ist es für uns als Unternehmen wichtig, die Zeit genau zu protokollieren, damit wir nachvollziehen können, wie viele Ressourcen ein Projektteam insgesamt aufwendet. So können wir das Zeitkontingent und das Budget einhalten und sicherstellen, dass wir alle unsere Kunden fair bedienen.
Grund #10: Gemeinschaftsgefühl
Schließlich ist es schön zu wissen, dass Planview AdaptiveWork ein ähnliches Ziel verfolgt, nämlich die Branche zu vernetzen - sie veranstalten regelmäßig Kundentreffen, um ein Forum für den Austausch von Feedback und Geschichten zur Implementierung zu bieten.
Dies wird auch durch Planview AdaptiveWork labs unterstützt, eine kollektive Wissensdatenbank mit Dokumentationen und Foren, die Sie für Expertenrat und Zusammenarbeit nutzen können.
Fazit
Das war's. Nachdem wir Planview AdaptiveWork nun seit etwas mehr als vier Monaten einsetzen, haben wir einige großartige Veränderungen und Verbesserungen bei den Abläufen in B3 Towers gesehen und erlebt.
Bessere Kommunikation, Zusammenarbeit und Teamwork sind Voraussetzungen, die jedes Unternehmen braucht, um Spitzenergebnisse und Qualitätsarbeit zu erzielen, und Planview AdaptiveWork hilft uns, diese Ziele zu erreichen.
Das System steckt zwar noch in den Kinderschuhen, wird aber mit zunehmender Nutzung des Systems wahrscheinlich noch stärker werden.
Dieser Artikel erschien ursprünglich auf der Branded3 Website hier und wird mit Genehmigung verwendet.
