Der folgende Inhalt basiert auf dem Whitepaper "Bigger Than a Breadbox: 10 Tips for Better Project Estimates, Part 2," geschrieben von Jerry Manas. Damit Sie es bequem lesen können, haben wir beschlossen, ihm hier im Blog ewiges Leben einzuhauchen.
Aus den vorangegangenen sechs Teilen dieser Serie sollte klar geworden sein, dass eine effektive Schätzung ein wesentlicher Faktor für den Projekterfolg, die Ressourcenplanung und die Portfolioausrichtung ist. Zweifellos gehen die Auswirkungen schlechter Schätzungen weit über die betreffende Aufgabe oder das betreffende Projekt hinaus und durchdringen das gesamte Portfolio, was auch zu einem zügellosen Missbrauch von Unternehmensressourcen führt.
Zur leichteren Orientierung finden Sie hier eine kurze Zusammenfassung der zehn Richtlinien, die wir für eine effektivere Projektkalkulation erörtert haben, aufgeteilt nach dem entsprechenden Teil dieser Serie.
Teil 1: Verbessern Sie Ihre Projektschätzungen und entkommen Sie dem Krisenmodus
- Verwenden Sie Schätzungen auf Basis des Zeithorizonts. Verwenden Sie mehrere Stufen progressiv genauer Schätzungen: von der Größenordnung über das Budget bis hin zur Basislinie. Erwarten Sie nicht, dass Sie ohne einen vollständigen Projektplan punktgenau arbeiten können.
- Setzen Sie traditionelle und agile Ansätze strategisch ein. Legen Sie fest, ob Sie den Zeitplan und die Kosten auf der Grundlage fester Anforderungen (traditionelles Modell) schätzen oder die Funktionen, die innerhalb eines festen Zeitplans und zu festen Kosten geliefert werden können (agiles Modell). Die Strategie kann je nach Art des Projekts variieren.
- Demonstrieren Sie die Sorgfaltspflicht für Kapitalanforderungen. Sichern Sie sich bei der Einreichung von Anträgen auf Mittelzuweisung ab, indem Sie Ihre Sorgfaltspflicht nachweisen, die gewählte Lösung begründen und die Risiken und Notfallpläne darlegen.
Teil 2: Bei der Verbesserung von Projektschätzungen geht es vor allem um die Richtung
- Verwenden Sie Top-down- und Bottom-up-Schätzungsmethoden. Sie kennen die verfügbaren Schätzungsmethoden, einschließlich analoger, parametrischer, Expertenmeinungen und risikobasierter PERT-Schätzungen. Achten Sie bei Bottom-up-Schätzungen darauf, dass Sie sowohl die Dauer (für den Zeitplan) als auch den Aufwand (für die Kosten) schätzen und ermutigen Sie die Projekt- und Ressourcenmanager zur Kommunikation.
Teil 3: Projektschätzungsmethoden
- Verwenden Sie Ihr GPS. Nutzen Sie Contributor Estimates, Earned Value und Earned Schedule, um den verbleibenden Aufwand, das verbleibende Budget bzw. den verbleibenden Zeitplan im Blick zu behalten. Bleiben Sie außerdem regelmäßig mit den Ressourcen und Ressourcenmanagern in Kontakt, um die Verfügbarkeit sicherzustellen.
Teil 4: Es ist Zeit, mit der Planung der Ressourcen zu beginnen
- Stellen Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen sicher. Nach der Planung der Aufgabendauer und der Zuweisung von Ressourcen sollten Sie die Dauer auf der Grundlage der Verfügbarkeit von Ressourcen verfeinern. Es liegt an den Ressourcenmanagern, für genaue Verfügbarkeitsdaten für ihre Ressourcen zu sorgen. Verzögerungen bei Projekten, die durch nicht verfügbare Ressourcen verursacht werden, wirken sich auf das gesamte Portfolio aus. Die Priorisierung der Nachfrage ist auch der Schlüssel zu einer effizienteren Ressourcennutzung.
Teil 5: Wie das Risikomanagement für das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung ist
- Enthält die Verwaltungsreserve und die Reserve für unvorhergesehene Ausgaben. Insbesondere bei großen Projekten sollten Sie eine Management-Reserve (ein separates, vom Management kontrolliertes Budget, in der Regel 5-10% des Projektbudgets) für unbekannte Risiken vorsehen. Verfügen Sie außerdem über eine (vom Projektmanager kontrollierte) Notfallreserve zur Bewältigung bekannter Risiken. Dieser Betrag sollte Teil des Projektbudgets sein und auf den erwarteten Kostenauswirkungen der Risiken basieren.
- Führen Sie ein separates Projekt für die Schätzung von Mega-Projekten durch. Die Vorbereitungsarbeiten zur Erstellung eines Business Case für große Projekte können zeit- und ressourcenaufwändig sein. Ziehen Sie ein separates Projekt für diesen Aufwand in Betracht. Dies kann zu einer besseren Nachverfolgung der Ressourcen, einem umfassenderen Business Case, einer angemessenen Zeitplanung für das resultierende Megaprojekt und weniger Überraschungen im Projektportfolio führen.
- Berücksichtigen Sie Multi-Point-Schätzungen. Das Beste von allem ist entweder eine PERT-Schätzung mit einer Gewichtung in Richtung "Wahrscheinlich" (vorausgesetzt, sie basiert auf einer Risikobewertung und nicht auf persönlicher Intuition) oder die Auswahl aus mehreren Stufen von Genauigkeitsbereichen auf der Grundlage des Risikograds (z.B. mäßig-geringes Risiko = 10-15% Genauigkeit).
Teil 6: 6 Gründe, warum Projekte verspätet sind
- Vergessen Sie nicht die anderen Gründe für Projektverzögerungen. Schlechte Schätzungen sind nur eine der Hauptursachen für Projektverzögerungen. Andere Ursachen sind unrealistische Fristen, die Verfügbarkeit von Kunden/Partnern, die Verfügbarkeit von Ressourcen, unvorhersehbare Ereignisse oder eine Entscheidung des Managements aufgrund einer Änderung der Prioritäten. Die Vorschläge in diesem Papier können Ihnen dabei helfen, all diese Probleme zu lösen.
Wo die PPM-Technologie ins Spiel kommt
Zu einem früheren Zeitpunkt in dieser Serie haben wir darüber gesprochen, was eine "gute" Projektportfoliomanagementlösung (PPM) ausmacht. Hier genügt es zu sagen, dass, wenn Ihr Unternehmen immer noch mit Tabellenkalkulationen und/oder Desktop-Anwendungen arbeitet, einige der Schätzungsschmerzen, die Sie empfinden, Sie wahrscheinlich in absehbarer Zeit begleiten werden. Damit soll nicht gesagt werden, dass PPM - oder irgendeine Technologie - den menschlichen Kontakt ersetzen kann: aber es kann ihn in hohem Maße unterstützen.
Im Hinblick auf PPM und die Herausforderungen bei der Schätzung, über die wir in der zweiten Hälfte dieser Serie gesprochen haben, sollten wir uns auf die Ressourcen konzentrieren. Dies ist ein wirklich großer Vorteil, wenn es um PPM für Unternehmen geht, denn die guten Lösungen (und hier verweise ich Sie auf die Analysten und Ihre Kollegen, die Ihnen bei der Bestimmung des Begriffs "gut" behilflich sind) beziehen den aktuellen und zukünftigen Bedarf von jedem Punkt im Unternehmen ein, lassen Sie aktuelle Zuweisungen und zukünftige Verpflichtungen sehen und ermöglichen es Ihnen, alles der Unternehmensstrategie, den Plänen der Abteilungen und den Budgets zuzuordnen. Wenn eine PPM-Lösung richtig eingesetzt und implementiert wird, kann sie Ihnen wirklich helfen, die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit für die richtige Arbeit einzusetzen. Und das ist Ressourcenmanagement auf den Punkt gebracht.
Die Priorisierung der Nachfrage ist ein weiteres Thema, das wir angesprochen haben, insbesondere die Tatsache, dass diese unglaublich wichtige Fähigkeit bei der Ressourcenverwaltung zu kurz kommt. Das Problem ist, dass nur wenige Unternehmen eine objektive Methode haben, um Projekte nach Prioritäten zu ordnen: Oft heißt es, wer zuerst kommt, mahlt zuerst, oder wer am lautesten schreit, bekommt das Öl. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, könnte ein unternehmensweiter PPM-Ansatz für Ihr Unternehmen die richtige Wahl sein, da er eine unparteiische Sichtweise auf der Grundlage von Faktoren wie Ressourcenverfügbarkeit, potenzieller Wert usw. bietet. Dies reduziert den Einfluss von Politik und Bauchgefühl auf den Entscheidungsprozess und erleichtert den Projekt- und Ressourcenmanagern die logische Zuweisung von Ressourcen.
Ein unternehmensweites PPM-System kann über die Vorteile der Ressourcenverwaltung hinaus noch mehr bieten; die oben genannten Punkte sind nur einige davon, wenn Sie Ihre Bedürfnisse berücksichtigen.
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