Även om det finns flera viktiga mått och nyckeltal (KPI) i projektledningsvärlden är det få som är lika viktiga för projektens framgång och portföljens hälsa som resursutnyttjande.
Vad är resursutnyttjande?
Resursutnyttjande inom projektledning fokuserar på hur mycket tid teammedlemmarna ägnar åt olika uppgifter. Det finns flera sätt att mäta resursutnyttjande, men den enklaste och vanligaste metoden är att ta det faktiska antalet timmar som en resurs arbetat och dividera det med det totala antalet timmar som resursen kunde ha arbetat. Om till exempel en resurs under en sexmånadersperiod arbetade 840 timmar och det fanns 960 timmars arbete tillgängligt, är resursutnyttjandet .875. (840/960).
Ett lägre resursutnyttjande än förväntat tyder ofta på att projektet är överbemannat eller att ofullständiga uppgifter blockerar andra planerade uppgifter. Om någon av dessa uppgifter hamnar på den kritiska vägen kommer tidsfrister att missas, leveranser att försenas och kostnaderna att öka.
Ett högre resursutnyttjande än väntat är kanske inte heller någon god nyhet. Istället för att indikera att resurserna blir mer effektiva och produktiva kan det betyda att projektet är underbemannat - eller till och med befinner sig i kris.
Självklart är målet för varje projektledare (t.ex. projektledare, resursförvaltare, PMO-chef etc.) är att optimera resursutnyttjandet. Detta är visserligen lättare sagt än gjort, särskilt i komplexa och mångfacetterade projekt. Men det handlar inte om att drömma en omöjlig dröm.
Nyckeln är att flytta fokus från att frenetiskt korrigera resursobalanser under ett projekt - vilket är som att försöka hålla en massa snurrande tallrikar i luften från att sakta ner och krascha! - och i stället anta en mer strategisk strategi som minimerar frekvensen och allvaret av resursobalanser när (inte om) de uppstår.
För att uppnå detta finns här fem bästa metoder för resursutnyttjande som kommer att hjälpa alla projektledare, oavsett om de står i spetsen för sina 1st projekt eller deras 300th:
- Börja med att skapa en global pool av resurser
Innan du tilldelar enskilda resurser till specifika projekt är det klokt att ta ett steg tillbaka och skapa en global inventeringspool som består av de resurser som behövs för närvarande och de förväntade resurser som kommer att behövas för kommande projekt. Denna inventering hjälper projektledarna att veta om det är nödvändigt att återuppta rekryteringsarbetet, samt att fastställa resursbegränsningar som kan (och förmodligen kommer att) påverka projektets tidsfrister och leveransdatum.
- Utnyttja full synlighet för att fördela resurser
När en global lagerpool har skapats bör projektledarna utnyttja synligheten för att fördela resurser utifrån tillgänglighet och behov. Den här synligheten drivs av programvara för projekthantering (läs: håll kalkylblad borta från detta!) och kännetecknas av förmågan att se över hela projektpoolen, snabbt fastställa den totala kapaciteten och jämföra nuvarande belastning med framtida efterfrågan.
Nya projektledare - och även icke-projektledare som har fått projektledningens ära över sig! - kanske tycker att denna bästa praxis borde stå överst på listan. Bör inte projektbyggandet börja med planen? Det korta svaret är nej, det borde det inte - men det gör det ofta.
Den enklaste, smartaste och mest framgångsrika metoden är att (enligt beskrivningen ovan) skapa en inventering av resurser och sedan tilldela enskilda resurser till specifika projekt efter behov. Därifrån har projektledaren (ibland med stöd av resursförvaltaren) de uppgifter som krävs - dvs. människor - för att bygga upp en detaljerad och framför allt realistisk projektplan. Det spelar faktiskt ingen roll hur detaljerad en projektplan är och om arbetsfördelningsstrukturen är vacker att beskåda. Om planen inte är realistisk eftersom den inte är anpassad till tillgängliga resurser är den dömd att misslyckas innan den ens har börjat.
- Informera och schemalägga resurser
Alla projektledare vet att de måste tala om för resurserna att deras tjänster behövs och schemalägga dem i enlighet med detta. Men det som gör processen tidskrävande och felfylld är när den måste göras manuellt genom e-post, skicka kalkylblad fram och tillbaka och så vidare. För mycket små och enkla projekt är detta visserligen inte en alltför stor börda. Men när det gäller större och mer komplexa projekt - vilket är normen i företagsmiljöer - kan det vara frustrerande att försöka få resurser på plats och på distans att hålla kontakten, och ofta också meningslöst.
Det är viktigt att använda en kraftfull (men lättanvänd) molnbaserad projektledningsprogramvara för att tilldela enskilda resurser till specifika arbetsuppgifter, eftersom det förvandlar en svår och ovälkommen utmaning till en smidig, strömlinjeformad och till stor del automatiserad process.
- Övervaka under- och överbelastning
Som nämnts ovan är obalanser i resurserna i båda riktningarna ett stort - och i vissa fall katastrofalt - hot mot projekten. För att minska den här risken måste projektledarna regelbundet övervaka belastning och tillgänglighet för alla resurser och utföra balansering i realtid som automatiskt uppdaterar tidsplaner och budgetar samt informerar och schemalägger om resurser vid behov.
Slutsats
Resursutnyttjande kan vara ett svårt mål, men det bör inte ge projektledare mardrömmar när de med fasa ser hur deras projekt spårar ur och deras portföljer misslyckas med att generera avkastning på investerat kapital. Planview AdaptiveWorks prisbelönta molnbaserade programvara för projektledning är utformad för att driva alla dessa bästa metoder som beskrivs ovan och förvandla resursutnyttjande från en riskfylld utmaning till en konkurrensfördel.
Lär dig mer genom att boka en guidad live-demo, eller starta din kostnadsfria fullfjädrade 30-dagars testversion av Planview AdaptiveWork idag.
