Gapanalys är en metod som används för att fastställa om verksamheten eller projektet fungerar som det borde och hur man kan överbrygga "gapet" mellan det ni befinner er i och det ni vill uppnå. Det kan vara mycket användbart för att identifiera områden som inte presterar tillräckligt bra eller för att bestämma vilka platser som är bäst lämpade att investera eller tilldela extra resurser. Det kan tillämpas på många olika delar av en organisation eller ett enskilt projekt, t.ex. företagets inriktning, resurskapacitet eller försäljningspotential.
Vad är en gapanalys?
- Metod för att förstå prestanda
- Jämför den nuvarande situationen med den önskade situationen
- Identifierar relativa styrkor och svagheter.
- Hjälper till att skapa bättre processer
- Ger insyn i verksamheten för alla intressenter.
Eftersom det kan vara ett så effektivt sätt för projektledare att både identifiera problem och kommunicera dem till andra intressenter i ett begripligt och ömsesidigt erkänt format, är det viktigt för projektledare att veta vad en gap analysis är och hur man utför den framgångsrikt. Det finns flera olika metoder som används för gap analysis men på sin mest grundläggande nivå används följande steg.
- klargöra din nuvarande situation
Den ökade användningen av data har gjort det mycket lättare för organisationer att tydligt fastställa hur de presterar. Olika uppgifter, t.ex. försäljning, produktion, arbetade timmar etc. kan kombineras och korsrefereras för att skapa specifika datapunkter som anger ett företags eller projekts position och resultat.
- Definiera dina önskade mål och målsättningar
Dina mål och målsättningar beskriver vad du vill att dina projekt ska uppnå. och var du vill att din organisation ska vara. Ju tydligare de är, desto lättare är det att ta reda på hur de ska förverkligas och att utföra gapanalys. Använd en metod, såsom SMART-mål (Specific, Mlätt att anpassa, Amöjligt, Rrelevant, Time-bound) som gör det möjligt att skapa exakta mål att sikta på, så att "gapet" blir mer transparent för mätning.
- Identifiera luckorna
Genom att jämföra organisationens nuvarande resultat med hur du vill att den ska vara kan du se "luckorna" mellan dessa två punkter. När du utför gap analysis över många sektorer i en organisation eller ett projekt kan du identifiera och analysera de sektorer som ligger längre ifrån det de borde göra för att ta reda på varför. Det är mycket viktigt med korrekt information när man avgränsar luckor, eftersom en underskattning eller överskattning av luckornas storlek kan leda till att resurser används på fel sätt eller att risker inte upptäcks.
- Beskriv den nuvarande processen som används.
Detta är en beskrivning av vad som för närvarande händer inom organisationen. Ett företag som arbetar med digital marknadsföring kan till exempel erbjuda kompletta paket på tidsbegränsad eller månatlig basis som täcker alla aspekter av kundernas marknadsföring på nätet.
- Föreslå hur du tänker ta itu med dessa brister.
När du väl har förstått vilka skillnader som finns mellan din önskade och faktiska situation är nästa steg att analysera varför skillnaderna uppstår och vad du kan göra för att uppnå dina mål. Detta kan göras genom en analys av processförbättringar eller genom att Brainstorming med relevanta intressenter. om hur man kan uppnå bättre resultat.
