Osäkerheten i näringslivet ökar, vilket beror på snabba förändringar, störningar, okända faktorer och annat. Problemet är att osäkerheten i dag behandlas som en anomali - en engångshändelse som måste övervinnas - i stället för som en konstant faktor. Detta är ämnet som jag tog upp i ett nyligen genomfört webbseminarium med gästtalaren Peggy Lawless, grundare och VD för Lawless Research.
Vi presenterade tillsammans resultaten från den nya Strategy Execution Benchmark-undersökningen . Planview samarbetade med Lawless Research för att undersöka nästan 1,000 affärs- och IT-proffs om hur snabbt och hur bra deras organisationer reagerar på osäkerhet och förändring, med upplysande resultat.
Peggy och jag fick en del bra frågor från deltagarna i webbseminariet om hur man kan odla mer snabbhet och smidighet. Här är våra svar och tre insikter från forskningen.
Vem övervinner osäkerheten i näringslivet - och hur?
För att ge ett sammanhang frågade man i benchmarkundersökningen om snabbhet och kvalitet på resultaten i fem sammanhängande steg som organisationer måste arbeta sig igenom som svar på förändringar:
- Strategier och planer för omställning
- Omfördelning av medel och budgetar
- Omprioritera utförandet och leveransen av arbetet
- Anpassa personal och team
- Få tillgång till och analysera data för beslutsfattande
Resultaten gav upphov till en kategori "Strategy Execution Leaders". Dessa organisationer anpassar sig snabbare till förändringar och uppnår resultat av högsta kvalitet. De har börjat behärska de fem kompetenserna för att reagera på förändringar.
Dessutom har ledarna fem beteenden och bästa praxis gemensamt. Peggy och jag beskriver var och en av dessa bästa metoder i webbseminariet. Vi diskuterar också hur ledare använder dem för att anpassa sig till förändringar och osäkerhet i affärsverksamheten och överträffa sina kollegor. Men hur börjar du övergången?
Webinar Q&A: Praktiska tips
Efter att ha hört om dessa fem metoder och andra forskningsresultat under webbseminariet ställde deltagarna flera intressanta frågor. Här är våra svar på fyra av dem som handlar om hur man övergår till agila metoder:
F: Kan du dela med dig av några tankar om hur vi bättre kan informera våra chefer och team om vilket arbete och vilka initiativ vi ska prioritera?
S: Omprioritering är en central del av att reagera på förändringar. Låt oss säga att dina strategier har ändrats eller att en annan strategi har dykt upp som svar på en marknadsförändring - kanske har en konkurrent lanserat en ny produkt. Du måste först se över vad du arbetar med för närvarande och hur väl det stämmer överens med de nya strategiska prioriteringarna.
Sedan kan du diskutera hur du ska byta. Vilka nya arbetsuppgifter, möjligheter och idéer prioriterar du för att uppnå det nya strategiska målet? Vilka är dina olika alternativ för att omorganisera organisationen?
F: Vi har försökt att göra agila lösningar under ett tag, men det är inte så vanligt utanför teknikbranschen. Vad kan vi göra för att bli mer flexibla i vår verksamhet?
S: Leta efter de möjligheter där du har tekniska projekt eller initiativ som har beröringspunkter med andra delar av organisationen. Dra in dessa andra grupper i processen så att de kan se fördelarna med att arbeta på ett mer agilt sätt. Ta också varje tillfälle i akt att visa vilka framsteg du har gjort inom teknik som främjar företagets mål.
Det är viktigt att ledningsgruppen ser fördelarna med agila metoder, särskilt när det gäller att hantera osäkerhet i verksamheten. När du ska föra ut innovationer eller nya idéer på marknaden är vägen inte alltid tydlig. Agilitet underlättar den trial-and-error-strategi som krävs för att snabbt utveckla och öka en kapacitet eller lösning, och involvera kunderna längs vägen.
F: Vilka utmaningar har företag enligt din erfarenhet stött på när de har överbryggat klyftan mellan projektledning och agila metoder?
S: Alla har sitt eget syfte, beroende på vilket resultat du vill uppnå. Fördelen med att använda båda är att man kan definiera det bästa sättet att nå ett resultat och genomföra det. Många av våra organisationer och kunder har en blandning av traditionella projektledningsmetoder, mer samarbetsinriktade metoder och agila metoder för en del av resultatleveranserna.
Så det är verkligen en hybridvärld. Ta in både projekt och agila program i portföljen för att få synlighet och anpassning för att uppnå dina strategiska mål.
F: Vilka funktioner bör vi leta efter i programvaran? Jag är särskilt intresserad av det du sa om verkställande siktlinjer. Jag vill inte titta på ännu ett kalkylblad, och vi är ett av de företag som använder ett internt verktyg (det är en Frankenstein-dinosaurie!).
S: Jag älskar den frasen! Du är inte ensam. De flesta av dem som svarade på vår undersökning , inklusive ledarna, använder huvudsakligen egenutvecklade lösningar eller verktyg för kontorsproduktivitet för att hantera viktiga affärsprocesser.
Det är svårt att hantera osäkerhet i affärsverksamheten och anpassa sig snabbt med hjälp av den här typen av verktyg. Det är smärtsamt att försöka få fram rätt data - och du kan inte få en tydlig bild av processen och statusen för din strategi till leverans, inklusive beroendeförhållanden.
Det här är ett tillfälle att visa cheferna det möjligas konst. Tänk om de kunde se kopplingarna mellan strategier, resultat, arbete, ekonomi och resurser? Tänk om de kunde köra scenarier och modellera möjliga effekter, t.ex. genom att flytta ett team till ett nyprioriterat arbete?
Den här typen av insyn stärker beslutsfattandet och ökar förtroendet för att driva anpassningen och leverera i tid. Det är viktigt att leta efter lösningar som kombinerar ledningens synfält med adaptiv portföljprioritering och finansiering samt flexibla verktyg för planering och genomförande av kapacitetsresurser. Med dessa detaljer i åtanke finns här tre rekommendationer på hög nivå som vi presenterade under webbseminariet.
Tre insikter för att påskynda smidighet och hantera osäkerhet i affärsverksamheten
- Förutse och planera för oundvikliga förändringar: Förändringar är numera normen, vilket ökar osäkerheten i näringslivet. Det är viktigt att bygga in snabbhet och smidighet i hur din organisation arbetar dagligen.
- Ge "lagom" styrning: Styrning angavs som ett av de främsta hindren för att kunna reagera på förändringar. Styrning är viktigt för ansvarstagande och för att anpassa sig till strategi och värde. Organisationer måste dock se till att deras nuvarande styrningsprinciper stöder och inte hindrar deras medarbetare och team.
- Inse hur viktigt det är med data och analyser: Tillgång till aktuella och korrekta data är avgörande för organisationer, särskilt vid störningar. De komplexa och beroendeförhållandena i dagens affärsverksamhet kräver en teknikplattform som kan ge rätt insikter.
Kommer ditt företag att omfamna osäkerheten eller förbereda sig för nästa påverkan?
"Använd dessa ledande företags blåkopia för att vägleda dina nästa steg på din resa framåt och som vi brukar säga på Planview, det har aldrig varit en bättre tid för förändring för att driva hastighet och smidighet i din organisation."
Läs mer genom att läsa vår blogg om rapporten State of Strategy Execution Benchmark Report: Adaptability in Business: Accelerating Strategy Execution During Changing Times.
