Organisationskultur definieras som de underliggande uppfattningar, antaganden, värderingar och sätt att interagera som bidrar till den unika sociala och psykologiska miljön i en organisation. När Lean-metoderna genomförs på ett holistiskt och hållbart sätt har de visat sig främja en sund organisationskultur.
Detta är ingen tillfällighet: Lean-metoderna har sina rötter i beteendepsykologin och betonar respekt för andra, effektivt samarbete, öppenhet och öppen och ärlig kommunikation - alla viktiga byggstenar för sunda och produktiva relationer. När dessa positiva relationer tillämpas i hela organisationen skapar de en positiv social och psykologisk miljö.
Det är förmodligen ingen nyhet för dig att lyckliga medarbetare är mer kreativa och innovativa och stannar längre än överarbetade och missnöjda medarbetare. Men hur bygger man en sund kultur som håller i längden? Det börjar med en djupare förståelse för Lean-metodernas psykologi - de värderingar som gör Lean-organisationer Lean, och hur dessa värderingar bidrar till att skapa en hälsosammare arbetsmiljö på makro- och mikronivå. I det här inlägget diskuterar vi dessa värderingar och hur framstående psykologiska teorier stöder dem.
LEAN-VÄRDEN
Det finns en handfull centrala Lean-värden som utgör grunden för varje Lean-implementering. Utan en fast förståelse och tillämpning av dessa värderingar kan en organisation inte kalla sig Lean.
Den första av dessa värderingar är att målet för alla organisationer är att maximera kundnöjdheten. Detta värde styr hur beslut om finansiering och prioritering fattas, hur information samlas in, hur team organiseras med mera.
Att optimera för kundtillfredsställelse i stället för vinst tenderar att skapa en psykologisk miljö som bygger på respekt, nyfikenhet och öppenhet (i motsats till konkurrens, rädsla och makt). Om organisationen verkligen prioriterar kundtillfredsställelse framför vinst kommer besluten att fattas utifrån kunddata - inte utifrån den högst betalda personens åsikter.
Den andra är idén att de bästa affärsresultaten uppnås genom respektfulla interaktioner i hela värdeflödet: Av respekt för kunden utformas Lean-system för att maximera kundvärdet och samtidigt minimera slöseriet (vilket vanligtvis minskar kostnaderna för kunden). Med respekt för sina anställda och medarbetare främjar Lean-ledare miljöer som gör det möjligt för alla att göra sitt bästa arbete. I Lean-organisationer strävar lagmedlemmarna ständigt efter att optimera processerna så att alla kan leverera värde snabbt och effektivt.
Relaterat till begreppet respekt är firandet av olika perspektiv som finns i Lean-organisationer. Lean-metoder betonar divergent tänkande som ett sätt att maximera värdet för kunden. Med andra ord, när alla olika typer av människor finns i rummet är det mer sannolikt att ni kan betrakta varje problem eller möjlighet från flera olika synvinklar. Det innebär att du har större chans att komma fram till en lösning som tillfredsställer (eller åtminstone inte förolämpar) den största andelen av dina kunder.
Om du är omgiven av människor som ser ut och tänker som du, är det osannolikt att du kommer att komma på de banbrytande idéerna. I dagens värld är det inte svårt att hitta varnande berättelser om alltför homogena arbetsplatser. Mångfald kan innefatta mångfald i fråga om kön, genus, ras och religiös bakgrund, men också mångfald i fråga om erfarenhet, perspektiv och personlighet (vi kommer att diskutera dessa senare). Men för att en organisation verkligen ska kunna maximera effekten av sin mångfaldiga personal måste den också ha en kultur som värdesätter sund konfliktlösning.
Slutligen har Lean sina rötter i systemtänkande: På makro- och mikronivåer uppmuntrar Lean till medvetenhet om hur en åtgärd, ett beteende eller en förändring kan påverka andra delar av systemet. Lean-principer som "optimera helheten", "respektera människor" och "bygga in kvalitet" har alla sin grund i tanken att organisationer kan uppnå bättre resultat genom att fungera som ett harmoniskt system, i stället för som en kakofoni av siloindelade team.
PSYKOLOGISKT STÖD FÖR LEAN-METODER.
Nu när vi har diskuterat de underliggande värderingarna i Lean-metoderna kan vi fördjupa oss i hur dessa värderingar stöds av psykologiska begrepp.
MASLOWS BEHOVSHIERARKI
If you took Psych 101 in college, or have read much about human psychology, you’ve likely encountered Maslow’s Hierarchy of Needs. This framework is used to describe how humans intrinsically partake in behavioral motivation and is typically illustrated as a pyramid.
I basen av pyramiden finns de fysiologiska behoven - saker som tak över huvudet, mat och vatten. Vi behöver dessa saker fysiskt för att överleva. Högst upp finns vårt behov av självkänsla/självförverkligande. Tanken är att människans mest grundläggande behov måste tillgodoses innan hon eller han motiveras att uppfylla högre behov.
Vad har allt detta att göra med organisationskultur eller Lean? Mycket, faktiskt. Om kulturen i din organisation gör att du är överarbetad och kroniskt trött (fysiologiskt) och rädd för din anställning (säkerhet) är det svårt att tänka klart och ännu svårare att frigöra din fulla potential.
Lean-metoder tenderar att uppmuntra till att tillfredsställa varje lägre nivå i hierarkin, så att medarbetarna kan nå de högre nivåerna av tillfredsställelse och uppskattning. Lean/Agile-organisationer är mer benägna att stödja metoder som gör det möjligt för de anställda att leva ett hälsosammare och mer balanserat liv på och utanför arbetsplatsen, vilket bidrar till att frigöra högre nivåer i hierarkin.
Lean-organisationer syftar till att:
- Fysiologisk: Skapa en miljö som främjar fysiskt och psykiskt välbefinnande.
- Säkerhet: Uppmuntra öppenhet, ansvarighet och resultatinriktade åtgärder för att öka stabiliteten och upprätthålla en sund moral bland de anställda.
- Tillhörighet: Främja utvecklingen av långlivade, tvärfunktionella team där olikheter värderas och konflikter hanteras på ett sunt och objektivt sätt.
- Uppskattning: Ge de anställda möjligheter att lära sig, växa och nå sina mål.
- Självförverkligande: Skapa en miljö som tillåter personlig utveckling, kreativitet, innovation och lite "välj ditt eget äventyr".
TEORI X OCH TEORI Y
Ett annat psykologiskt koncept som stöds av Lean-metoderna är Douglas McGregors motivationsteori, som kallas Theory X and Y.
Teori X säger att människor inte har någon inre motivation att göra sitt bästa arbete och att de bara gör som de blir tillsagda för att de får fördelar av det (dvs. en lönecheck). Arbetsgivarens/chefens roll är att upprätthålla en noggrann kontroll över varje arbetstagares aktiviteter, för att hålla dem fokuserade på att uppnå organisationens mål. Teori X-miljöer kännetecknas av ett ledarskap med kommando- och kontrollfunktioner och bidrar ofta till låg arbetsmoral och hög personalomsättning.
Teori Y ser annorlunda på motivation och menar att människor vill göra sitt bästa arbete och motiveras att göra sitt bästa och förbättra sig utan att få en direkt belöning i gengäld. En Y-ledares roll är att frigöra potentialen hos sina anställda genom att ge dem vad de behöver för att göra sitt bästa arbete. Ledarskap av Y-typ uppmuntras i Lean-organisationer och stöds av många av de centrala Lean-principerna.
PSYKOLOGISK PÅVERKAN AV LEAN-OMSTÄLLNINGEN
När man genomgår en Lean-omvandling är det viktigt att inse hur olika medlemmar inom organisationen kan reagera olika på konceptet med en kulturell omvandling - och hur olika erfarenheter av Lean kan påverka dessa reaktioner.
Ledare och chefer kan vara motiverade av att deras organisation äntligen börjar tillämpa ständiga förbättringar. De kanske är entusiastiska över de potentiella fördelarna med att använda Lean-metoder, till exempel den snabbhet och synlighet som brukar följa med en lyckad Lean-omställning. För dem är uppbyggnaden av en Lean/Agile-kultur en väg till hållbarhet, stabilitet och tillväxt.
Men anställda i första ledet, nya medarbetare och andra kan uppleva en organisationsomfattande omvandling på lite olika sätt. De kan känna sig hotade av begrepp som "minska slöseriet" eller se en sådan översyn som ett hot mot organisationens stabilitet. De som är djupt rotade i traditionella affärsmetoder kan också känna sig hotade eller frustrerade av införandet av en ny affärsmetodik.
Du kan föreställa dig hur dessa olika perspektiv kan kollidera vid olika tillfällen under en Lean-omvandling. Därför är det viktigt att ledarna skapar utrymmen där de anställda kan känna sig bekväma med att diskutera sina perspektiv på förändringarna medan de sker - vad som fungerar, vad som inte fungerar, vad som känns rätt och vad som inte känns rätt.
Om anställda som till en början är motståndare till förändringen möts av kritik när de försöker uttrycka sina problem kan de bli ännu mer frustrerade och lämna företaget. Det ligger i både arbetsgivarens och arbetstagarens intresse att ha öppna och ärliga samtal under hela omvandlingen, så att eventuella problem kan lösas innan de får en oavsiktlig negativ inverkan på alla inblandade.
FRAMGÅNG MED LEAN-METODER
Att lyckas med Lean-metoder är mer än att bara minska slöseriet eller förbättra effektiviteten i arbetsflödet. I slutändan är det som skiljer Lean från andra affärsmetoder att den lägger tonvikten på människor och processer framför vinst.
Genom att institutionalisera begrepp som respekt för människor och ständiga förbättringar ger Lean-metoderna både individen och organisationen möjlighet att skapa en bättre värld, en arbetsplats i taget.
