Inom projektledning, liksom inom de flesta yrken, är det så att övning ger färdighet, men det är ofta de enklaste misstagen inom projektledning som kan fortsätta att orsaka problem. Detta kan lätt hända när man försöker hitta de stegvisa vinsterna som ger dig två procent extra produktivitet, men tappar bort det grundläggande som kostar dig 20 procent.
Dessa vanliga misstag i projektledning förekommer i alla sektorer och kan orsaka allvarliga problem och till och med misslyckas om de inte åtgärdas. Om du undrar vilka dessa problem är och hur du kan undvika dem, så är här några av de största bovarna.
De vanligaste misstagen inom projektledning (och hur man undviker dem)
- Oklarheter i fråga om målen.
Utan en klar uppfattning om vad de ska göra är det ganska svårt för alla grupper att arbeta mot det. Detta kan tyckas vara en enkel lösning, men tänk på en situation där en kund vill flytta till ett högre marknadssegment, målet för ditt team kan vara att utforma en marknadsföringskampanj för att locka in fler leads, så de naturligtvis riktar sig till de demografiska områden där kundens namn redan är känt och framgångsrikt. På så sätt kan de lyckas uppnå sitt mål (att locka till sig leads) men helt missa det övergripande målet. Lita på ditt team genom att hålla dem informerade om helheten.
- Att inte läsa rummet på rätt sätt
Grupperna kommer sannolikt att ändra sammansättning från ett projekt till ett annat. Detta innebär att dynamiken förändras och att det som fungerade för att motivera ett tidigare team inte kommer att fungera för detta team. Ett av de största misstagen inom projektledning är att försöka använda en enda metod som passar alla och inte lyckas anpassa sig till den aktuella situationen.
- Fastställa tidsgränser som gör att ditt team inte kan hålla ihop.
Tidsplaner för leveranser är viktiga indikatorer och milstolpar för både ditt team och kunden. Men om du gör dem för snäva kan du bränna ut ditt team eller riskera att få ett rykte om att missa deadlines, och om du gör dem för slappa kan kunden flytta över till någon som lovar snabbare leveranser. För att hitta en balans pratar du med båda parter för att förklara exakt hur lång tid något ska ta och få alla parter att köpa in det.
- Ignorera riskindikatorer (eller inte förstå dem från början).
Risker finns överallt, från leverantörsrelationer som bryts ner till bristande efterlevnad av regelverk och naturkatastrofer som stoppar arbetet. Risker kan inte undvikas, men de kan definitivt planeras och föregripas. Att inte bedöma och övervaka riskerna är som att segla på ett fartyg utan livbåtar - du kanske aldrig träffar ett isberg, men det är alltid bättre att hålla utkik efter dem och veta vad du ska göra om olyckan är framme.
- Vill göra allt själv
Mikrostyrning eller "helikopterstyrning" är slöseri med tid och energi för både dig och ditt team. Du kan inte göra allt, hur mycket du än vill, så det bästa du kan göra är att välja den person som du anser vara rätt lagmedlem för uppgiften och lita på deras förmåga, vilket kommer att stärka dem och ge dig tid att oroa dig för de otaliga andra frågorna i projektet.
- Att inte söka hjälp i tid
Av allt från stolthet till rädsla hatar de flesta projektledare att "ta upp saker och ting" och låta någon veta att de har problem med sitt projekt. Problemet är att när de tvingas göra det, har problemet eskalerat avsevärt. Detta frustrerar förståeligt nog den högre ledningen och äventyrar projektet. Sök upp en betrodd mentor eller projektsponsor och håll nära kontakt med dem om hur projektet fortskrider. Det kan vara så lite som 15 minuter i veckan, men det extra skyddsnätet kan vara ovärderligt.
Det finns många vanliga misstag inom projektledning som också kan undvikas genom att man helt enkelt har större öppenhet och snabbare tillgång till information. Detta minskar de kommunikationskedjor som krävs för att överföra projektinformation och minskar riskerna. Genom att använda en projektledningsplattform, som Planview AdaptiveWork, förbättras projektets synlighet och kommunikation avsevärt. Ta reda på hur Planview AdaptiveWork kan minska förekomsten av projektledningsfel genom att prova vår kostnadsfria testversion idag.
