Komplexitet är alltmer ett krav inom projektledning. För serviceorganisationer på företagsnivå kommer utmaningarna både inifrån och utifrån. Vissa projekt är komplexa till sin natur, samtidigt som projektledningens utveckling ständigt utökar de metoder, tekniker och verktyg som cheferna har till sitt förfogande.
Så hur kan projektledare hålla projekten på rätt spår samtidigt som de håller intressenterna informerade och fortsätter att betjäna kunderna? Låt oss ta en titt på några vanliga källor till företagets komplexitet och diskutera några lösningar för att hantera den.
Det (förväntade) oväntade
Det största hindret i dagens projekt är bristen på synlighet och förutsägbarhet. Utan en tydlig förståelse för de potentiella riskerna och motgångarna är det svårt att fatta välgrundade beslut om hur man ska agera för att hålla projektet på rätt spår.
Det är viktigt för PM att inse att en viss oförutsägbarhet är oundviklig. Även om riskhantering och resurshantering är utformade för att minska problemen så mycket som möjligt - och du bör använda bästa praxis på båda områdena - kan dessa metoder inte förutsäga framtiden.
Det bästa sättet att hantera osäkerhet är att ta emot den från början. När du fastställer förväntningar med intressenterna bör du vara så tydlig som möjligt när det gäller områden där det oväntade kan inträffa. Inse och kommunicera om teamets eller projektets begränsningar och integrera flexibilitet i dina processer.
Metodik är viktigt
Projektledning är ett växande område med ett antal metoder som fortsätter att förfinas. Några av de vanligaste metoderna är följande:
- Vattenfall - Vattenfallsmetoden, som är den äldsta projektledningsmetoden, består av en enda sekvens av uppgifter som var och en är beroende av det föregående steget. Vattenfallhantering fungerar bra för projekt med välkända steg, krav och lösningar.
- Agile - Till skillnad från vattenfallsmetoden avslutar agil ledning projekt i "sprintar" eller projektcykler, där en liten delmängd av leveranser produceras i varje cykel. Detta kan främja större flexibilitet och göra det möjligt för teamet att göra justeringar mitt i projektet.
- Kritisk väg och Critical Chain - Dessa två relaterade metoder fokuserar på den uppsättning eller sekvens av arbetsuppgifter som är viktigast för att projektet ska kunna slutföras i tid.
- Lean - Denna processbaserade metod är inriktad på att minska slöseri och förbättra effektiviteten.
Eftersom varje metod har sina styrkor, svagheter och prioriteringar är det inte ovanligt att ett företag använder olika metoder för olika projekt - eller till och med för ett enskilt projekt - baserat på projekttema, projektomfattning, intressenternas behov, resurser och chefens erfarenhet. Att navigera mellan olika metoder kan skapa stora operativa utmaningar för projektledare och projektgrupper.
Om du vill veta mer om hur du navigerar i de olika metoderna kan du läsa vår blogg på Hur man hanterar flera projektledningsmetoder.
Decentralisering ökar komplexiteten
Framgångsrik projektledning är beroende av effektivt samarbete. Gruppmedlemmarna måste kunna kommunicera med varandra, med intressenter och/eller med konsulter. Om arbetsstyrkan är utspridd eller avlägsen kan detta samarbete urholkas, vilket skapar förvirring och i slutändan förseningar i projekten. Men lösningen är inte nödvändigtvis att avskaffa distribuerade arbetsplatser. Istället kan organisationer använda projektledningsverktyg som underlättar samarbete, anpassningsförmåga och effektivitet.
Projektuppföljning och återkoppling
Även när hela teamet är samlat på ett ställe kan det vara svårt att följa projektets framsteg och feedback i dagens komplexa projektledningsklimat. Företagen måste skapa processer för att integrera delsystemen under hela projektets livscykel. Att välja metoder på ett klokt sätt kan hjälpa till med detta, liksom att använda teknik för att underlätta spårning av arbetsflöden.
På samma sätt bör företagen integrera insamling och genomförande av feedback i sina processer - annars kommer lärdomar från tidigare misslyckanden att gå förlorade.
Bekämpa komplexiteten med bra verktyg
Inget verktyg kan hjälpa dig att förutspå framtiden eller spola tillbaka tiden, men programvara kan hjälpa dig att klara av stormarna genom att standardisera processer och öka samarbetet. Programvara för projekthantering som Planview AdaptiveWork är utformad för att sammanföra teammedlemmar och intressenter på en plattform samtidigt som arbetsflöde och återkoppling spåras, vilket minskar komplexiteten genom ökad kommunikation och effektivitet. Om du vill veta mer kan du gå in på för att se en demo idag.
