Enligt PMI:s senaste undersökning Pulse of the Profession (PDF) har organisationer slösat bort upp till 12% av sina årliga projektinvesteringar på grund av dåliga resultat under de senaste fem åren. Även om projektledare strävar efter 100% framgång är det ingen hemlighet att projekt ibland misslyckas. Men ett misslyckat projekt behöver inte vara slutet på historien. Projektmisslyckanden kan ge värdefulla lärdomar för framtida projektplanering.
Så hur kan projektledare bättre införliva lärdomar från misslyckade projekt i framtida projekt? Först ska vi ta reda på varför projekt misslyckas och sedan utforska hur du kan dra lärdomar när problemen uppstår.
Några anledningar till att projekt misslyckas
Förlust av kunskap - Kunskap är makt när vi delar den. Projektledare bör använda sin egen erfarenhet, teamets kollektiva erfarenhet och dokumentation från tidigare projekt för att förutse risker och potentiella motgångar när de planerar nya projekt. Men när lärdomar inte dokumenteras vare sig under eller efter ett projekt med problem kan ingen lära sig av dem.
Kommunikationsproblem - Ibland kan den tid det tar att få en extern person att komma igång leda till kommunikations- och kunskapsluckor när projekten utvecklas i snabbare takt. På samma sätt kan det vara en utmaning att upprätthålla tydlig kommunikation och arbetsflöde mellan olika personligheter i teamet och intressenter om det inte finns system på plats.
Bristande engagemang från resurserna - Bristande investeringar i ett projekt är en av de viktigaste orsakerna till dåliga resultat. Främja engagemang genom att ge resurserna kontroll och ägarskap. Håll kommunikationslinjerna öppna så att resurserna inte överbelastar sig själva med arbete som de inte kan slutföra.
Brist på investeringar från intressenterna - När intressenterna inte är involverade från början kan det uppstå förväntningar som inte är heltäckande.
Brister i resursernas färdigheter - Projektets framgång beror på en bra blandning av färdigheter bland resurserna. Detta garanterar större anpassningsbarhet och lyhördhet om projektets omfattning eller projektledningskulturen förändras.
Problem med perspektiv/mätetal - Ett fokus på resultat snarare än på leveranser före kontraktet kan ge en snedvriden bild av projektets framgång, eftersom okända faktorer kan utvecklas i takt med att projektets omfattning förändras. På samma sätt kan projektets KPI:er avgöra om ett projekt är lyckat eller misslyckat. När projektets storlek varierar blir det till exempel mindre användbart att använda kostnaden som en indikator på framgång. Vad du mäter under hela projektet avgör hur du uppfattar projektets resultat.
Lösningar för att mäta framgång och misslyckande
Allt handlar om perspektiv. Så här kan du se till att du använder rätt mätvärden för ditt projekt och/eller din metodik:
- Under planeringsfasen bör du föra ärliga samtal om riskmigrering och förutse hur projekten kan förändras och utvecklas från fas 1 och framåt, samt utifrån kundernas krav.
- Överväg noga din metodik. Den metod som du använder för IT-projekt - som ofta tar längre tid än väntat - kanske inte fungerar lika bra för projekt där det är lättare att förutse riskerna. På samma sätt kan agil metodik öka riskerna, till exempel om det inte finns en tillräckligt kommersiell strategi för att hantera leverantörer.
- Värdera projektledningskulturen och investera i bra verktyg. Forskning visar att projektledare ser en påtaglig ökning av projektets framgång när de tillämpar beprövade projektledningsmetoder. Det innebär bland annat att prioritera de senaste tekniska verktygen, som Planview AdaptiveWork, en programvara för projektledning.
Att fånga upp lärdomar
Det viktigaste när det gäller att lära sig av misslyckanden är att skapa och hålla sig till ett system för att registrera lärdomar. Därefter måste PM:s och teamen bestämma vem lärdomarna ska riktas till (dvs. ska de delas internt, med kunden eller båda?) och uppmuntra till reflektion.
Registrera framsteg, problem och återkoppling under projektets olika faser. På agila metoder och scrummetoder kan ledarna spåra feedback dagligen och genomföra förändringar snabbare, vilket gör att de kan fånga upp feedback medan den är färskt i folks medvetande. Vissa experter rekommenderar att man samlar projektgruppen och går igenom de scenarier som projektet kan tänkas innebära, och sedan håller en workshop om hur man bäst planerar för de värsta fallen, med utgångspunkt i projekt med liknande omfattning och tema.
Tänk på följande när du ger och reflekterar över dina lärdomar. Både i inlednings- och slutfasen av projekt kan man diskutera lärdomar och förutse problem som bygger på dessa lärdomar. Under planeringsfasen kan grupperna diskutera förändringar utifrån intressenter, krav, budget och resultatindikatorer och sedan föra över dessa konsekvenser till designen. På så sätt blir lärdomarna gradvis en del av den framtida planeringen och styrningen.
Efter projektfasen är också en bra tidpunkt för att ta fram (och läsa) slutrapporter eller ge ut enkäter om projektets slut genom en e-posttjänst som Mail Chimp. Ledarna kan sedan hålla diskussionsmöten och överföra lärdomarna till planeringsfasen i framtida projekt.
Tänk på intressenter och kunder. Olika klienter kräver olika typer av bedömningar. Vissa intressenter begär en 360-gradig granskning av projekten, medan andra föredrar en bedömning från fall till fall. Gör ditt bästa för att involvera intressenterna tidigt för att minimera överraskande bakslag i slutändan.
Med bra system för återkoppling och reflektion är det möjligt att vända tidigare misslyckade projekt till framtida projektframgångar. Att införa programvara för projektledning är en bra början.
Titta på en live-demo på idag för att få veta mer.
