Att medvetet slösa bort tid på jobbet är faktiskt mycket ovanligt i de flesta yrkesmiljöer, trots vad ledningen kanske tror, men det finns många små och subtila sätt som både du och ditt team kan förlora tid i onödan, vilket kan bli en riktig projektförstörare. Det kan vara svårt att upptäcka de största tidsförstörarna, eftersom de ofta är dolda och inte går att skilja från vanlig kontorspraxis.
Om du är orolig för att ditt projekt kan leda till att tid slösas bort på jobbet, så här är några av de största tidsförstörarna att hålla utkik efter:
Påträngande ljud
Det kanske inte är avsiktligt, men faktum är att störande ljud distraherar hjärnan från de uppgifter som den borde koncentrera sig på. Det kan handla om allt från högljudda kollegor som pratar eller telefonsamtal som sätts på högtalare i ett öppet kontor. Även om andra problem som byggnadsarbete utomhus eller buller från gatan endast kan åtgärdas med ljudisolerade fönster, kan det vara ett effektivt sätt att minska onödiga ljudstörningar inne på kontoret genom att göra teammedlemmarna medvetna om hur deras handlingar påverkar omgivningen och i slutändan kostar tid för projektet.
Distraktioner på nätet
De sociala mediernas allestädes närvarande närvaro är en av de viktigaste samtalsämnena i vår tid och dess inverkan på yrkeslivet som en beroendeframkallande distraktion är ett stort problem på de flesta arbetsplatser. Sociala medier är dock inte den enda boven i dramat, med shopping på nätet, nyhetsmeddelanden, fantasiligor och nätdejting, som alla utgör en del av den "Åh, jag ska bara titta en stund" attityd som kan bryta någons koncentration i över 20 minuter. Alla på ditt kontor är vuxna och du behöver inte vara sträng och behandla dem som skolbarn, men om du informerar dem om fakta och hur mycket tid det kostar ditt projekt kan det vara en del av en viktig vädjan till deras yrkesmässighet.
Dåliga e-postrutiner
E-post är en av de största orsakerna till att man slösar bort tid på jobbet. De kan ta upp till 2.5 timmar av allas arbetsdag är en självklar plats att börja på när du vill förbättra teamets tidseffektivitet. Du kan förbättra arbetsrutinerna kring e-post genom att sätta upp tidsblock för att svara på e-post och försöka minska antalet interna e-postmeddelanden genom att be ditt team att skilja mellan e-postmeddelanden som måste skickas och sådana som bättre kan sparas för personliga diskussioner.
Att inte använda den bästa programvaran
Den tekniska utvecklingen och införandet av robotar och AI i projektledningsvärlden har öppnat enorma möjligheter att automatisera uppgifter som tidigare var tidskrävande, t.ex. att skapa och utfärda rapporter och uppdatera projektplaner och tidslinjer. Det betyder att en av de största tidsbristerna i ditt projekt kan vara att du inte använder den bästa tillgängliga tekniken som skulle kunna spara tid.
Om det verkar vara något som påverkar din tidsanvändning alltför mycket kan det vara dags att börja göra något åt det. Clarizens klassledande programvara för projektledning online gör det möjligt att observera och övervaka resursanvändning och effektivitet. Det stora utbudet av uppdelningar av data gör att du alltid vet hur ditt team bör använda sin tid och var de bör göra bättre ifrån sig.
