Du har säkert hört talas om att Kanban är ett utmärkt samarbetsverktyg. Men vilka är de verkliga fördelarna med Kanban, förutom att hantera uppgifter?
Det visar sig att det finns många sätt att förbättra arbetsförhållandena. Kanban erbjuder ett antal fördelar som gör att dina projekt löper smidigt, från att maximera effektiviteten till att minska arbetsrelaterad stress. Läs vidare för att få veta mer om fördelarna med Kanban. Men först ska vi titta på några av de utmaningar som den tar itu med.
4 Gemensamma utmaningar som organisationer står inför
Alla organisationer är olika. Ett företags mål och målsättningar kan skilja sig avsevärt från ett annat företags. Därför är det omöjligt att hitta en lösning för projektledning som passar alla och som tar itu med alla problem som ett företag kan ha.
Med det sagt finns det några gemensamma utmaningar som de flesta organisationer möter när de implementerar och genomför projekt. Dessa utmaningar rör ofta frågor som kommunikation och resurser, och hur teamet spårar uppgifter genom projektets arbetsflöde. Nedan följer fyra av de vanligaste utmaningarna som organisationer möter när de inte använder en effektiv projektledningsstrategi.
1. Tvetydighet i arbetsflödet
Utan ett visuellt system som spårar arbetsflödet är många projekt fulla av osynliga processer som leder till förvirring och tvetydighet. Detta hindrar gruppmedlemmarna från att visualisera sina processer. Med andra ord vet ingen vem som arbetar med vad. Detta skapar i sin tur ännu större osäkerhet kring kvaliteten och framstegen i uppgifterna i ett projekt.
I stora organisationer där flera avdelningar och team samarbetar kring ett enda projekt är tvetydighet särskilt farligt. Det gör det svårare att kommunicera mellan grupper, vilket hämmar produktiviteten och skapar onödiga förseningar - vilket i slutändan kostar organisationen ännu mer pengar.
2. Bristande öppenhet
Öppenhet i arbetsflödet är avgörande för att projektet ska bli framgångsrikt. Utan den har cheferna svårare att avgöra vilka uppgifter de arbetar med, om det finns några problem som måste lösas och om alla tidsfrister hålls. Detta leder till att projektledare gör mikromanagement av sina teammedlemmar, vilket skapar en obekväm arbetsmiljö som förhindrar ett gott samarbete.
3. Ingenting blir uträttat
När ditt projekt präglas av osäkerhet och brist på transparens är sannolikheten större att uppgifterna inte kommer att slutföras inom den överenskomna tidsramen - eller inte alls, i extrema fall. Det beror på att osäkerhet skapar förvirring.
- Utan insyn kan cheferna inte prioritera uppgifterna.
- Grupperna tappar bort sina projektmål och tar på sig för många uppgifter samtidigt.
- Antalet uppgifter i en kö fortsätter att öka, vilket gör det svårare att påbörja och slutföra uppgifter.
Detta skapar en känsla av panik bland teammedlemmarna, eftersom de kämpar för att hantera flera uppgifter samtidigt. Detta leder oss till den sista utmaningen.
4. Människor blir överväldigade
Dåligt hanterade projekt kostar inte bara pengar utan skapar också onödig stress för alla inblandade. De flesta arbetstagare blir överväldigade av tanken på att jonglera med flera uppgifter samtidigt. Detta gör det inte bara svårare att påbörja och slutföra uppgifter, utan är också en viktig källa till utbrändhet. Och det har en negativ inverkan på motivation och produktivitet.
Fördelarna med Kanban för att hantera dessa utmaningar
Den goda nyheten är att Kanban kan lösa många av dessa utmaningar och hjälpa grupper att lösa problem och samarbeta effektivare i processen. Allt detta tack vare Kanbans förmåga att presentera arbetsflödet visuellt, på ett sätt som är lättare för människor att se och förstå.
Kanbans visuella system tar bort alla tvetydigheter i arbetsflödet. Uppgifterna blir tydligare när de läggs upp på en Kanban-tavla så att alla kan se dem. Dessutom ger Kanban-tavlor teammedlemmarna en visuell representation av arbetsflödet. Och det bästa av allt är att denna representation uppdateras i realtid.
Detta gör det lättare för chefer att övervaka framstegen och se till att teamen arbetar med rätt processer, och de kan göra det utan att behöva detaljstyra sina anställda.
Men det är inte allt. Andra fördelar med Kanban är bland annat:
- Förbättrat informationsutbyte: Kanban gör det lättare för grupperna att diskutera all projektrelaterad information. Detta skapar en plattform där team kan lösa problem, hjälpa varandra och se över statusen för sina projekt.
- Mindre multitasking: Med Kanban kan du fastställa gränser för pågående arbete (WIP) så att teamet inte tar sig an för många uppgifter samtidigt. Detta leder till att teammedlemmarna tar sina uppgifter till slut innan de börjar med en ny uppgift. Detta garanterar att arbetet rör sig smidigt genom pipeline - och när flaskhalsar bildas är de lättare att identifiera och korrigera eftersom arbetsflödet inte är upptaget av pågående uppdrag.
- Större ansvarstagande: Det fina med Kanban är att det är tydligt för alla vem som är ansvarig för vilka uppgifter. Detta gör det inte bara lättare att följa upp hur olika uppdrag fortskrider, utan begränsar också fall av mikromanagement. Medarbetarna vet vad de ska göra, vilket ger dem mer självständighet och gör att de inte behöver övervakas av sina chefer. Detta skapar en bättre arbetsmiljö för alla, samtidigt som projektledarna får tid att fokusera på viktigare saker som prioritering av uppgifter och resurshantering.
- Möjligheter till kompetensutveckling: Syftet med Kanban är att minimera slöseri och förbättra effektiviteten - och ett av sätten att förbättra effektiviteten är att hjälpa gruppmedlemmarna att förbättra sig. Det beror på att Kanban gör det lättare att identifiera element som leder till friktion i arbetsflödet. Och en stor del av kompetensutvecklingen är att kunna identifiera och korrigera problem. Detta stärker arbetstagarna genom att lära dem hur de kan undvika liknande motgångar i framtiden.
I slutändan är Kanbans största värde att föra människor samman. Det ger teammedlemmarna en plattform där de kan diskutera hinder, gå igenom strategier och brainstorma för att identifiera och övervinna utmaningar så snart de dyker upp.
Vill du lära dig mer om Kanban och hur det kan förändra ditt sätt att ta itu med projekt? Ta en titt på vårt webbseminarium, "Benefits of using Kanban-boost efficiency, collaboration, and morale" (Fördelar med Kanban - ökar effektiviteten, samarbetet och moralen).
