Alla som har försökt att bli av med en dålig vana känner till hur svårt det är att bli beroende. Oavsett om det är koffein, Instagram eller rökning finns det alltid en del av din hjärna som vill gå tillbaka till det du vet bäst.
Det är samma sak med kalkylblad: de är billiga och lättillgängliga, du har förmodligen använt dem hela ditt arbetsliv och tanken på att behöva sluta använda dem och byta till något nytt fyller dig med skräck.
Alla saker vi blir beroende av är inte "dåliga" för oss när de används med måtta. Även kalkylblad kan ha sin plats i våra yrkesliv. Problemet är att se dem som ett universalmedel för de många utmaningar vi står inför. Det globala Excel-beroendet innebär att kalkylblad används för absolut allt som har med projektledning att göra, från projektmätning och datumhållning till det som de egentligen är avsedda för, dvs. lagring och beräkning av siffror och räkenskaper.
Även om det är bekvämt att använda Excel som ett verktyg med flera användningsområden, är det ett faktum att detta beroende av kalkylblad faktiskt ökar risken för projekt och organisation. Att använda kalkylblad i stället för speciellt utformad programvara för projekthantering kan tyckas ofarligt, men om du faktiskt ombads att integrera de operativa riskerna i dina arbetsprocesser skulle du inte hålla med om det.
Här är några av de sätt på vilka ditt beroende av kalkylblad ökar dina projektrisker och ditt organisatoriska ansvar.
Gör dig blind för konsekvenserna - Det första steget i ett missbruk är att erkänna att det finns ett problem. Kalkylatorer talar dock inte om för dig att de inte gör det du förväntar dig att de ska göra, till exempel när en formel är felaktig, utan ger dig bara fel svar. JP Morgan fick reda på detta och fick ut miljarder dollar när en portfölj som sköttes genom att kopiera och klistra in Excel-kalkylblad slutade med att riskerna underskattades med en faktor två, eftersom man delade med summan av två tal i stället för med genomsnittet.
Ökad tillsynsrisk - Finansiella tillsynsmyndigheter är förståeligt nog oroade över hur mycket man förlitar sig på kalkylblad. Två stora tillsynsorgan, BCBS i Schweiz och FSA i Storbritannien, har redan hänvisat till kalkylblad som en stor riskfaktor för företag och något som kräver ökad övervakning och kontroll.
Avsaknad av en integrerad överblick på makroplanet - För att få en effektiv tillsyn måste man kunna se alla projekt och verksamheter samtidigt, på en och samma plats. Men med kalkylblad är det helt enkelt inte möjligt. FSA har rapporterat att 9,000 ark-systemen finns på plats, staplade som ett korthus, så att dålig formatering kan infektera ett helt system och ändå vara näst intill omöjlig att hitta.
Påverkar din beslutsförmåga - På grund av mänskliga fel och grundläggande problem i samband med överanvändning av kalkylblad har ett team från University of Hawaii funnit att 90% av kalkylbladen innehåller fel. Om du inte har rätt information är det omöjligt att fatta välgrundade beslut om dina projekt.
Skapa osäkra situationer - Forskning från Dartmouth College har visat att mindre än tio rd av kalkylbladen använder cellskydd. I en tid då efterlevnad av data och sekretess är en viktig fråga för företag kan detta göra att din organisation kan bli föremål för rättsliga åtgärder. Om du inte skyddar dina data kan du också förlora viktig projekt- eller kundinformation, vilket kan kosta din organisation pengar.
Att hålla fast vid kalkylblad är förståeligt men inte förlåtligt. Det är ett beroende som kostar dig tid och möjligheter och som medför stora risker för din organisation. Som ett talesätt (typiskt) säger: "Den bästa tiden för att sluta använda kalkylblad var igår, den näst bästa tiden är nu".
