Hur ofta händer det inte att du på jobbet slänger dig mellan olika flikar och inte kan slutföra en tanke innan du går vidare till något annat? Du går från att svara på ett mejl till att kolla en Facebook-notis till att läsa en LinkedIn-artikel, och sedan - vad gjorde jag? Ja, att svara på e-postmeddelandet.
Det är den digitala motsvarigheten till att gå in i ett rum och glömma varför du behövde gå in där - och vi gör det hela tiden.
Under hela arbetsdagen fladdrar våra hjärnor från möten till e-postmeddelanden och samtal utan att få utrymme att andas. Under våra lunchpauser arbetar vi, tänker på arbete eller bläddrar i något på våra telefoner. Vi multitaskar när vi arbetar, äter och till och med går på toaletten.
I slutet av dagen är vi utmattade och har inte mycket energi över för hobbyer, motion eller för att tillbringa kvalitetstid med våra nära och kära.
Att ständigt försöka multitaska under alla vakna timmar gör oss oroliga, deprimerade och socialt isolerade - men det behöver inte vara så här. Kärnan i alla dessa problem är vår oförmåga att fokusera, vilket beror på bristande avsiktlighet. Om vi kan vara mer medvetna om vår tid och energi kan vi återfå det fokus vi behöver för att känna oss tillfredsställda med arbetet igen - och förhindra att det blöder in i andra delar av våra liv.
Men hur kan vi hitta avsiktlighet i vårt arbete när det finns så mycket att göra, hela tiden? Det är inte lätt - men det är möjligt. Kanban (uttalas kahn-bahn) är ett sätt att tänka på och hantera arbete som kan ge disciplin och fokus i din arbetsdag. Kanban ger denna klarhet genom detta enda koncept: Visualisera ditt arbetsflöde. Att visualisera ditt arbetsflöde låter som en alltför förenklad lösning, men det kan verkligen göra underverk för din förmåga att tänka och arbeta med klarhet och målmedvetenhet. Genom att uppmuntra dig att identifiera, prioritera och avsiktligt slutföra arbetsuppgifter en i taget kan Kanban hjälpa till att bekämpa de skadliga effekterna av multitasking i en överstimulerad värld.
VISUALISERING OCH VARFÖR DET SPELAR ROLL
Det finns två delar i detta koncept: För det första, visualisering. Vi bombarderas dagligen med textinformation - e-post, sms, artiklar, meddelanden osv. Det kan kännas omöjligt att hålla reda på all denna information - särskilt när du försöker bestämma vad du ska arbeta med eller hur du ska prioritera din tid. Detta beror på att vår hjärna inte är utformad för att bearbeta så mycket textinformation på en gång - i själva verket visar forskning att ju mer information vi försöker bearbeta, desto mindre effektivt kan vi filtrera informationen. Ju mer distraherade vi är av information, desto mindre kan vi fatta välgrundade beslut om vad som är viktigt eller inte - det låter som en idealisk inställning för att arbeta, eller hur?
Lyckligtvis är vår hjärna utformad för att effektivt ta emot visuell information - så ju mer vi visualiserar det som är viktigast för oss, desto mer sannolikt är det att vi kan hålla oss till våra uppgifter och få saker gjorda.
FÅ KONTROLL ÖVER DITT ARBETSFLÖDE (OCH VARFÖR DU BÖR BRY DIG)
Det andra elementet är arbetsflödet - Kanban handlar om att få kontroll över processen, och det börjar med att visualisera den på ett korrekt sätt. Ditt arbetsflöde är den mekanism genom vilken arbetet går från "att göra" till "gjort". Utan Kanban ser de flesta av våra arbetsflöden ut ungefär så här:
Ditt mål bör vara att förvandla den där skissen till en rak linje ... Det gör du genom att i förväg bestämma vilka steg som måste tas i ett arbete, och sedan göra dem i den ordningen. Låter enkelt, eller hur? Men de flesta av våra processer är långt ifrån linjära. Tänk på det senaste projektet du avslutade och hur det gick från "att göra" till "gjort" - var det linjärt? Gick det smidigt genom din process, eller stannade det upp och började det och gick tillbaka? Blev du klar i tid eller tog det längre tid än väntat?
KANBAN BASICS: BRÄDOR OCH KORT
Nu när du vet vad Kanban innebär, låt oss diskutera hur det går till. Kanban använder tavlor - Kanban-tavlor - för att representera din process och kort för att representera dina arbetsobjekt. Varje Kanban-tavla återspeglar någon version av detta grundläggande arbetsflöde: Att göra, Att göra och Gjort.
Att göra > Att göra >
Det första steget för att praktisera Kanban är att anpassa tavlan så att den återspeglar din unika process. Här är några exempel på olika Kanban-tavlor för ett marknadsföringsteam, ett programvaruutvecklingsteam och en person som hanterar personliga projekt.
Marknadsföring: Backlog > Planering/forskning > Testning > Genomförande > Analys > Färdig
Utveckling av programvara: Backlog > Samla in krav > Gör > QA > Distribuera > Klar
Enskilda personer: Att göra > Planering > Genomförande > Översyn >
Hur ser den processen ut för dig? Det kan vi inte säga - men vi har en övning som kan hjälpa dig att ta reda på det - ladda ner vår Kanban Roadmap för att lära dig hur du identifierar stegen i din process och utformar en Kanban-tavla som återspeglar dem.
VARFÖR DET FUNGERAR
Kanban utnyttjar hjärnans medfödda preferens för visuell information. Det hjälper oss att rensa ut mentalt virrvarr och hålla oss fokuserade på att uppnå våra större mål - något som vi inte kan eller vill göra när vi är utelämnade åt oss själva, eftersom det strider mot mycket av det som vi har lärt oss om produktivitet.
Vi känner alla människor som skryter om sin förmåga att utföra flera uppgifter samtidigt: De säger att det är möjligt att titta på och behålla information från ett webbseminarium, samtidigt som de hinner med e-post och beställer några hushållsartiklar på Amazon. Vid det här laget borde du känna igen ineffektiviteten i ett sådant beteende - du vet att personen förmodligen bara har behållit det grundläggande från webbseminariet, att han eller hon förmodligen har gjort några fel i sina svar på e-postmeddelanden och att han eller hon troligen har glömt några viktiga saker från sin Amazon-lista. Varför? Eftersom de inte använde hela sin hjärna för någon av dessa aktiviteter.
Multitasking är en tyst produktivitetsdödare, förklädd till "life hack". I boken Organize Your Mind, Organize Your Life , beskriver författarna Paul Hammerness och Margaret Moore hur multitasking ökar risken för att göra misstag och missa viktig information och signaler. Deras forskning visar att personer som multitaskar har sämre möjligheter att behålla information i arbetsminnet, vilket kan hindra problemlösning och kreativitet. Oj!
Motgiftet mot multitasking är naturligtvis single-tasking, eller som författarna kallar det, set shifting. Set shifting innebär att fokusera på att slutföra en uppgift i taget och sedan aktivt och avsiktligt flytta över fokus till nästa uppgift först när den första uppgiften är klar. Genom att öva på att flytta på dina inställningar kan du ägna hela hjärnans uppmärksamhet åt uppgiften - vilket gör att du klarar den bättre.
Att bryta mönstret med multitasking på jobbet kan naturligtvis inte ske över en natt. Vi måste aktivt träna våra hjärnor att sluta längta efter den stimulans som multitasking innebär, och i stället uppmuntra våra hjärnor att njuta av friheten och klarheten i att slutföra en sak i taget. Kanban kan hjälpa till att underlätta denna övergång. Med tiden kommer Kanban att hjälpa dig att behärska att hantera en enda uppgift - att fokusera på att slutföra en uppgift i taget. Det gör dig inte bara mer produktiv - det gör också din hjärna gladare och friskare.
Läs mer
För att komma igång med Kanban kan du ladda ner vår Kanban Roadmap och följa övningarna i den för att skapa din första Kanban-tavla. Du kan lära dig mer om Kanban genom att besöka kategorin Lean and Agile på Planview-bloggen.
