Nyligen fick vi chansen att få en inblick från fältet i en diskussion med vår partner på Lewis Fowler och en fantastisk chans att tala med Amy Fowler Stadler, chef på Lewis Fowler. I vårt senaste partnerwebinar, Project Portfolio Management in Action , tog Lewis Fowler upp vanliga användningsområden för PPM, bland annat tidsspårning av resurser, inventering och spårning av projekt, hantering av portföljer, rapportering och resurshantering, samtidigt som han delade med sig av sina egna erfarenheter av att arbeta med företag för att implementera vår PPM-lösning. Nedan följer några av frågorna och svaren från evenemanget. Svaren hjälper till att få en uppfattning om vad PPM kan göra för många organisationer och om bästa praxis för att få ut mesta möjliga värde av en PPM-lösning.
Om du vill se hela evenemanget på begäran kan du gå in på och få tillgång till inspelningen av webbseminariet.
Vilka råd kan du ge till alla som väljer ett PPM-verktyg och implementerar det?
Förstå din mognadsnivå, vilka viktiga affärsmöjligheter du försöker uppnå och samla in dina krav först (så att du vet vilka frågor du försöker ta itu med), för att sedan matcha kraven med verktygen. Se till att du utarbetar en färdplan som binder samman personalen, processen och lösningen.
Vilka är de rekommenderade kriterierna för att välja ut projekt för en specifik portfölj?
Även om kriterierna är specifika för din organisation har vi några allmänna principer som kan tillämpas. Vi rekommenderar att du låter affärsmålen styra ditt projektval, och portföljerna bör spegla organisationsstrukturen eller rapporteringen, så projekt som rör en avdelning kommer sannolikt att samlas i en enda portfölj.
Vi rekommenderar också att du gör projektpoäng för att hjälpa dig att avgöra vilka projekt som bäst stöder organisationens mål och för att du ska kunna rangordna projekten mot varandra, eftersom de i princip konkurrerar om samma resurser om det finns en begränsning. Vanliga poängsättningskriterier är bland annat avkastning på investerat kapital, affärsanpassning, tillgång till resurser och sponsring från ledningen.
Hur får Innotas tillgång till information om resurser, t.ex. tillgänglighet och kostnader?
Resurser tilldelas arbetsinsatser (kan vara projekt eller operativt stöd). Låt oss till exempel säga att Jim tillbringar 50% av sin tid med support. Det innebär att han har 50% av sin tid till förfogande för att arbeta med projekt. Om han bara har fått i uppdrag att arbeta 10timmar/vecka på ett projekt har han fortfarande tillgänglighet. Detta kan visas när du tittar på resurstillgänglighet på fliken Resurser i Innotas, och aggregeras över resursens kompetens, behov etc.
Rekommenderar du tidsuppföljning dagligen eller veckovis? Hur mycket tid bör läggas på tidsuppföljning?
Min erfarenhet är att tidsuppföljning bäst "lämnas in" varje vecka. Själv skriver jag in min tid varje dag och skickar bara in den i slutet av veckan. Det är lättare för mig att följa min tid dagligen än att försöka räkna ut vad jag har arbetat med i slutet av veckan. Om du gör det dagligen bör tidsuppföljningen inte ta mer än 5 minuter. Om du gör det varje vecka bör det inte ta längre tid än 30 minuter. Spårningstiden är väl värd 5 minuters tid varje dag för den information den ger.
Våra teknikgrupper byggs upp med hjälp av ett agilt team. Resurstillgängligheten bestäms av prioriteringar i en backlogg. Hur förändras användningsfallet för resurshantering med hjälp av denna teamstrategi för resurstillgänglighet?
Resurser är knutna till färdigheter i Innotas, så metoden påverkar inte flödet. I ett av de agila team jag arbetade med tilldelade PM den kompetens som behövdes inom ett visst fönster - resursförvaltaren tilldelade sedan den givna resursen baserat på tillgänglighet vid den önskade tidpunkten. Det finns ett inslag av samordning mellan resursförvaltaren och projektledaren, särskilt för agila team, men Innotas underlättar detta genom att visa tillgänglighet, utnyttjande och scenarier i systemet.
Kan PPM-verktyget implementeras i en hybridmiljö som stöder både Waterfall och Agile?
Ja, Innotas är metodoberoende och stöder agila, vattenfalls- och hybridmetoder. Vad som är viktigt är att rapporteringen är utformad så att den underlättar statusuppdateringar i den takt som du föredrar.
Erbjuder Innotas en styrningsmodell för att stödja genomförandet? Vilka är de typiska svårigheterna när det gäller att få kunderna att ansluta sig till styrningsprogrammen?
Det finns ingen etablerad styrningsmodell inom systemet. Om processerna inte följs kommer implementeringsteamet att få reda på det direkt, baserat på gapet i data. (Om människor inte matar in information eller underhåller den kan du se det direkt via rapporter.) Enligt min erfarenhet är den största utmaningen när kunden inte är utbildad i processförändringarna och PPM-systemet. Det är separata utbildningar - båda är lika viktiga.
Vilka är de logiska grupperingarna och bästa metoderna för användningsfall för Innotas?
Användningsfallen omfattar tidsspårning av resurser, inventering och spårning av projekt, hantering av portföljer, rapportering och resurshantering. Alla användningsområden vävs samman för att skapa en PPM-plattform. Enligt min erfarenhet börjar organisationer vanligtvis med antingen projekt eller tidsredovisning. Du kan växa i båda riktningarna beroende på var organisationen känner mest smärta. Utforma med målet i åtanke för att bygga din färdplan!
Jag arbetar på ett företag som inte har någon förståelse för detaljerad tidsuppföljning. Vi använder helt enkelt en procentuell andel av den tillgängliga tiden för projektarbete. Hanterar Innotas denna typ av användningsfall för resurshantering?
Ja. Jag rekommenderar faktiskt att man börjar med att spåra tiden på en mycket hög nivå och sedan "justerar" den allteftersom organisationen utvecklas och identifierar vilka förändringar den vill göra. Du måste börja visa värdet av de mätvärden och affärsmål som du kan lösa med hjälp av tidsuppföljningsdata. När du väl kan fastställa värdet av uppgifterna är det mycket lättare att ändra nivån på de uppgifter som behövs.
Vilken storlek är en lösning som Innotas lämplig för små och medelstora företag?
Innotas är flexibel och har flera modeller för att stödja stora och små kunder. Det beror på det specifika användningsfallet, men rekommenderas definitivt för organisationer som stöder flera projekt och resurser.
Hur praktiskt är det att ladda upp data från ett befintligt system till Innotas? Fungerar detta för integrering av finansiella eller agila system?
När vi arbetade med en kund laddade vi upp all projektinformation från ett stort kalkylblad i början av projektet. Detta var mycket lätt att göra. Innotas kan dessutom importera data via integrationsplattformen, som är mycket flexibel för att uppfylla de flesta kundbehov. Integrationsplattformen kan användas för att integrera med de flesta lokala och molnbaserade applikationer som tillhandahåller ett öppet API. Innotas integrerar ofta ServiceNow och JIRA, tillsammans med andra helpdesk-, agila och finansiella system.
Har ni ett separat verktyg för Project Portfolio Management, resurshantering och portföljförvaltning för tillämpningar?
Alla dessa är delar av Innotas. De är inte separata verktyg utan ingår i Innotas PPM-produkt. Separata eller "tilläggsmoduler" inkluderar systemintegration och modulen för förebyggande planering.
Specifik produktfråga: Hur mycket "out of the box"-rapportering ger Innotas i synnerhet?
Det finns många "konserverade" rapporter. Det är de typiska rapporter som de flesta organisationer letar efter. Beroende på hur mycket du konfigurerar/anpassar systemet behöver du sedan utveckla nya, mer omfattande rapporter - baserat på din organisations krav.
Har Innotas arbetsflöden som redan är konfigurerade?
Innotas stöder arbetsflöden från början. De måste konfigureras för att matcha din organisation eftersom alla organisationer är olika och har definierat sina arbetsflöden internt, men kräver minimal installation i Innotas.
Om författaren:
Amy Fowler Stadler is a Managing Partner at Lewis Fowler. Amy co-founded Lewis Fowler in 2002. Today, our clients benefit from her 25-plus years in the business and technology industry and her love of strategy, technology solutions, IT performance measurement and program recovery. In her words, “I intimately care about every aspect of these connections—from problem solving and supporting our customers’ career growth to overseeing our delivery.” Amy earned her B.S. in Computer Science from Illinois State University and has advanced studies in technology management. Prior to launching Lewis Fowler, she directed Qwest’s $100M E-Commerce Program Management Office and consulted with $3 billion Perot Systems (now Dell), helping develop their PMO practice, rebrand the firm, and implement PMOs for Fortune 500 companies. Beyond work, she invests her time in her family, fitness and service as a board member/supporter of several philanthropic organizations.
Om Lewis Fowler:
Lewis Fowler är ett konsultföretag i Colorado som fokuserar på att skapa IT-lösningar genom strategi, resultatstyrning, affärsprocesser och leverans av program och projektlösningar. Lewis Fowler är en pålitlig rådgivare, en källa till branschkunskap, expertis och en respekterad affärspartner.
