PMO-ledarskap handlar idag om mer än att vara en leverantör av styrning och leverera projekt i tid och inom budget. Den kunniga PMO:n främjar organisatorisk smidighet, odlar effektivitet och driver tillväxtstrategier. De uppfyller ledningens förväntningar på informerad rådgivning om viktiga affärsbeslut, t.ex. vilka projekt som ska prioriteras, var utgifterna ska koncentreras, hur man anpassar och omfördelar personalstyrkan som svar på förändringar och mycket mer.
Vissa PMO:er har svårt att utvecklas bortom ett fokus på att förbättra projektledningsmetoderna, vilket kan hämma smidighet och tillväxt. PMO-ledarskapets resa för att bli ett kunnigt PMO bygger på en samarbetsstrategi för att anpassa processer, stödja flera arbetsmetoder och se över sina verktyg.
Planview skapade Savvy PMO Guide Series för att ge organisationer praktisk vägledning om hur PMO-ledarskapet kan utvecklas. Ditt PMO kan bli en smidigare, strategisk rådgivare till verksamheten - oavsett om du nu är pressad att hjälpa till att göra affärskritiska val eller om du gradvis vill utveckla din PPM-kapacitet.
Börja med den här snabbstarten för att bli en kunnig PMO.
Resan till att bli en kunnig PMO
För att bli en kunnig PMO krävs att man först definierar och därefter fastställer nästa fokusområden för att öka mognadsgraden. I tabellen sammanfattas hur de olika aktörerna ser på sin roll.
| PMO:s inledande fokus | Det smarta PMO:s fokus |
|---|---|
| Slutföra projekt i tid och inom budget | Vägleda intressenterna att prioritera projekt med hänsyn till resurskapaciteten för att säkerställa att rätt projekt levereras i tid och enligt budget. |
| Dagligt genomförande, styrning av arbetsflöden | Vägledning, samarbete och planering |
| Styrning uppifrån och ner - Betoning på efterlevnad, standarder och processer. | "Precis tillräckligt" styrning för att påskynda genomförandet och se till att alla följer strategin. |
| En projektcentrerad metodik som passar alla | Flexibelt tillvägagångssätt: Stödjer traditionella projekt samt iterativa, agila arbetsmetoder. |
| Centralisera projektinformation, hantera resurser, spåra projektstatus | Utöka PPM-funktionerna inom efterfrågestyrning, prioritering och resursplanering. |
| Grundläggande PPM-verktyg, projektledningsverktyg och kalkylblad. | Centraliserat PPM-verktyg för att möjliggöra portföljhanteringskompetens och ge synlighet utöver projektstatus. |
Till en början fokuserar de flesta PMO:er mer på taktiskt genomförande och styrning. Dessa kompetenser utgör en viktig grund för att bli en kunnig PMO.
En del PMO:er håller för hårt fast vid sina förfaranden, metoder och verktyg. Detta skapar en rigiditet och ett utmärkt genomförande för varje projekt som kommer genom röret. PMO:er som inte utvecklas kan bli hänvisade till att hantera projekt som håller verksamheten igång snarare än strategiska projekt. Utan denna utveckling riskerar PMO att avvecklas eller omstruktureras.
Kännetecken för en kunnig PMO
En fördel med att arbeta som en kunnig PMO är förmågan att skapa och upprätthålla affärsvärde. Detta kräver att man släpper en del av kontrollen för att främja smidighet och innovation. Även om viss tillsyn är nödvändig är den kunniga PMO:n mer av en tjänande ledare och strategisk rådgivare till organisationen. Fokus ligger främst på samarbete och portföljbaserad förvaltning, framför strikt styrning och att leverera projekt i tid och inom budget.
Kloka PMO:er använder precis tillräckligt med styrning för att underlätta genomförandet samtidigt som de ser till att alla arbetar med det som har störst betydelse. För att uppnå detta måste de ha goda kunskaper om efterfrågestyrning, prioritering och resursplanering. Genom att centralisera och integrera dessa discipliner ger PMO-ledningen chefer och intressenter insyn och rapportering som leder till snabbare och mer välgrundade beslut.
De kunniga PMO-ledarna är inte längre en byråkratisk enhet utan blir pålitliga guider. Deras insikter från tillgång till de senaste uppgifterna stöder välgrundade rekommendationer. De kan till exempel prioritera de projekt som är mest värdefulla för verksamheten och sätta rätt resurser på dem vid rätt tidpunkt.
När fokus flyttas till att skapa affärsnytta måste PMO:s tillvägagångssätt för genomförande också ändras. Grupperna i ditt företag använder troligen redan olika metoder för hur de bäst kan utföra sitt arbete. Kloka PMO:er förespråkar rätt arbetsmetoder för att uppnå önskat resultat.
Fyra anpassningar för att utvecklas till ett smart PMO
Om du vill utöka ditt PMO-ledarskap för att utvecklas till ett kunnigt PMO är vår serie e-böcker något för dig. Ladda först ner Utveckla dig till en mångfacetterad strategisk partner, en e-bok som beskriver de fyra kompetenser som du måste behärska när du blir en kunnig PMO. Du får en översikt över var och en av dem: prioritering, resursplanering, efterfrågestyrning och synlighet och rapportering.
Därefter kan du läsa alla fyra e-böckerna, som ger detaljerad vägledning för att bygga upp varje kärnkompetens:
- Smart PMOs Guide to Prioritization eBook: Gör det arbete som räknas
- Savvy PMOs Guide to Resource Planning eBook: Fokusera rätt personer på rätt arbete
- Smart PMOs Guide to Demand Management eBook: Centralisera intag och kategorisera förfrågningar för att förbättra effektiviteten
- Savvy PMOs Guide to Visibility and Reporting eBook: Ge insikter och öka din PMO:s effekt
- Arbetsvärlden förändras: Kommer du att utvecklas eller bli lämnad efter?
