Det kan vara en utmaning för en projektledare att bedöma sin egen produktivitet under ett möte, men risken att undvika självreflektion kan vara kostsam. Varje månad spenderar människor i genomsnitt 31 timmar i improduktiva möten och USA spenderar 37 miljarder dollar på löner för bortkastad mötestid. Därför måste en projektledare granska sin egen produktivitet i ett kritiskt ljus.
Ärlighet är viktigt när du bedömer produktiviteten vid möten, men vem vill inte ge sig själv högsta betyg? Nedan följer några sätt att hålla sig på rätt spår och hålla effektiva möten som tar dig närmare ett 10/10.
Bedöm den nuvarande produktivitetsnivån
Om du är osäker på var du ska börja är det bästa stället att börja inte dig själv. Du kan skicka ut en allmän enkät till ditt team så att du har ett basantal i åtanke. Be dem bedöma sina känslor inför mötet med produktiviteten på en numrerad skala (tänk 1-10). Detta kan följas upp med en mer detaljerad undersökning efter mötet, men detta ger projektledaren en enkel utgångspunkt.
Ange dagordningen
Genom att skicka deltagarna en dagordning i förväg säkerställer du att mötet är i linje med målen. Att ange målet i de första 5 sekunderna av ett möte kan faktiskt spara cirka 17 minuter av bortkastad tid. Vänta inte till 15 minuter med att tillkännage mötets mål. Ju tidigare desto bättre. Ett gruppmejl dagen innan är en av de bästa metoderna som framgångsrika projektledare använder för att hålla effektiva möten.
Timing är allt
Mötenas start- och sluttider måste anges tydligt och hållas. Om en projektledare är medveten om att han eller hon ofta överskrider tiden, kanske det är bäst att ge någon i uppdrag att noggrant titta på klockan och påminna honom eller henne om när det är 2 minuter kvar. En del framgångsrika projektledare använder sig av en obskyr tidsram, som 23 eller 42 minuter, bara för att hålla folk på tårna.
Håll den liten
Alla behöver inte delta i mötena, och varje röst är faktiskt en distraktion om den inte bidrar till målet. Google begränsar sina möten till 10 deltagare och Amazon har en "två pizzoregel" som säger att ett möte aldrig bör vara större än vad 2 pizzor räcker till. Att bara bjuda in nödvändig personal är en bra taktik för att hålla sig produktiv.
Ban Technology
Pennor och papper är bra för anteckningar. Tekniken kan vara en av de största distraktionerna under ett möte. Därför är det bäst att om möjligt förbjuda bärbara datorer, surfplattor och smartphones för att underlätta produktiviteten vid möten. PowerPoint är också relativt passé i dag när det gäller att effektivisera möten.
Omprövning
När mötet är slut bör projektledaren ställa rätt frågor för att finslipa sin möteshantering. Fråga ditt team om de vill bedöma den totala mötesproduktiviteten igen och jämför anteckningarna med basnumret. Har den gått upp eller ner? Detta är en början till att förstå effektiviteten och hur man kan göra förändringar i enlighet med detta.
Några snabba frågor som en projektledare kan ställa till sitt team efter ett möte är:
- Kände du dig hörd? Hördes alla andra?
- Var alla ärliga och aktiva deltagare?
- Uppfyllde vi målet och gick vi till botten med frågan?
Om du får lägre produktivitetsbetyg än du skulle vilja, be om öppna och ärliga svar. En möjlighet till anonym återkoppling kan också uppmuntra människor att ge en svår åsikt. Att upprätthålla produktiviteten vid möten handlar om ledarskap, organisation och uppföljning. När en projektledare inte bedömer sin produktivitet ärligt gör han eller hon sig själv en otjänst. Framgångsrika projekt kan inte genomföras utan produktiva möten.
Med rätt verktyg för projekthantering är det möjligt att eliminera vissa möten helt och hållet. Med verktyg som gör det möjligt för projektledare att enkelt tilldela åtgärdsposter och samarbeta med andra samtidigt som de ger tillgång till information och rapportering i realtid, kan projektledare upptäcka att de inte längre behöver följa upp sitt team kontinuerligt.
