I tider av ekonomisk osäkerhet är PMO-värdet avgörande.
PMO:er ser inte bara till att det löpande arbetet och projekten slutförs, utan de operationaliserar också den strategiska planen. Maximalt PMO-värde säkerställer att det arbete som levereras är i linje med företagets strategi. Detta hjälper organisationen att uppnå sina önskade resultat och initiativ.
När organisationer börjar känna av stressen i det nuvarande ekonomiska klimatet tar företagsledare en ordentlig titt på sina utgifter. Även en gång så uppskattade avdelningar kan riskera att drabbas av budgetnedskärningar, övergivna projekt och uppsägningar.
PMO är inte heller immun mot detta. Därför måste organisationen förstå fördelarna med att ha ett effektivt och modernt PMO som kan leverera värde i svåra tider.
Ekonomisk nedgång betyder inte att det är dags att få panik. PMO är en värdefull tillgång när det gäller att planera och genomföra välgrundade beslut på en oförutsägbar marknad.
Vi kommer att visa dig varför tekniken är viktigare än någonsin för att hjälpa din organisation att klara av den ekonomiska osäkerheten - och hur du maximerar PMO-värdet och fördelarna med projektportföljhantering (PPM).
Ge PMO möjlighet att skapa större värde för organisationen
Det är inte alltid uppenbart, men det är i kristider som ditt PMO-värde blir tydligt.
Föreställ dig en framtid där PMO inte längre existerar. Konsekvenserna skulle vara ofattbara. Det beror på att PMO:s bästa punkt är att skapa en enda siktlinje och påskynda förverkligandet av fördelar.
Med andra ord hjälper moderna PMO:er till att navigera i turbulenta situationer där snabbt beslutsfattande är avgörande.
Beroende på hur ditt PMO fungerar kan du fortfarande vara fast i ett reaktivt tillstånd. Men med rätt PPM-lösning kan du bekvämt övergå till en mer proaktiv roll. Detta gör det möjligt för dig att förse företagsledare med aktuella insikter och scenarier som de behöver för att fatta välgrundade strategiska beslut som driver verksamheten framåt.
Nedan följer tre sätt att bevisa PMO-värdet, även när du står inför ekonomisk osäkerhet.
Och allt börjar med att du ändrar ditt tankesätt.
1. Anta ett modernt tankesätt
Det första steget för att bygga upp ditt rykte som en värdefull strategisk partner är att omfamna ett tänkesätt som bygger på flexibilitet och kontinuerlig utveckling.
Det kan kännas överväldigande - särskilt om du är van vid att arbeta på ett visst sätt som bygger på strikthet och styrning för att nå framgång.
Men genom att införa flexibilitet skapar du förutsättningar för ditt team att producera bättre arbete - och snabbare än tidigare.
Flytta dig från ledarstilen med kommando- och kontrollfunktion där gruppmedlemmarna ständigt söker godkännande för sina prestationer. Satsa i stället på att skapa "lagom" struktur och effektivisera styrningen så att team och "team av team" kan utföra sitt arbete effektivt.
Det är också viktigt att anpassa dina relationer utanför PMO. Se till att utveckla starka partnerskap med interna och externa intressenter. Nyckeln till dessa partnerskap är att bygga upp en djup förståelse för intressenternas mål och övergripande vision.
På så sätt kan du tryggt reagera i realtid på verksamhetens behov löpande - även när behoven och prioriteringarna förändras.
Denna anpassningsförmåga är nödvändig för att hålla jämna steg med affärsverksamheten, särskilt när branscherna känner av ekonomisk press.
2. Omfamna att vara ett agilt PMO (som i... Business Agility!)
Detta är viktigt för att maximera PMO-värdet. Genom att använda agila metoder för ökad anpassningsförmåga i portföljhanteringen (inte bara i arbetsleveransen) kan din organisation navigera i perioder av osäkerhet. Under dessa perioder förändras branschens och företagens krav ständigt.
- Släppa den årliga planeringen för kortare planerings- och genomförandecykler.
- Ompröva befintliga processer som är för rigida och ger lite utrymme för flexibilitet.
- Ge teamen frihet att arbeta på ett sätt som gör att de kan leverera resultat snabbt och konsekvent.
Ett PMO som har ett agilt tankesätt kommer att välja korta sprintar i stället för årlig planering. Dessa sprintar sträcker sig vanligtvis från två veckor till några månader.
Sprintar ger dig flexibiliteten att ändra dig och fatta snabba beslut för att anpassa dig till förändringar från leveransnivån, samt uppifrån och ner från strategiska ändringar.
Samma sak gäller för stöd till olika arbetsmetoder. Hybrida, agila och iterativa arbetsmetoder förhindrar att grupper fastnar i fasta planer.
Det agila tänkesättet blir särskilt viktigt i tider av ekonomisk osäkerhet när planerna måste ändras för att anpassas till den aktuella verkligheten.
3. Bli den strategiska rådgivaren för din organisation
Nästa steg för att maximera PMO-värdet är att bli organisationens strategiska drivkraft.
PMO bör spela en viktig roll för att säkerställa att organisationens förändringshantering lyckas. De levererar värde genom att utbilda, coacha och vägleda team så att de är bättre rustade för att anpassa sig till snabba förändringar i organisationen - särskilt när företaget reagerar på det ekonomiska landskapet.
När du har infört moderna och flexibla arbetsmetoder vill du koppla ditt pågående arbete till företagets övergripande vision och strategi. Gör detta genom att:
- Spåra alla dina program, projekt och arbeten i förhållande till företagets viktigaste mål. Mät sedan dina framsteg i förhållande till de resultat du hoppades uppnå.
- Användning av just-in-time-beslutsfattande genom att effektivisera metoderna för att samla in, bearbeta och kommunicera korrekta och uppdaterade data och insikter om dina portföljer.
- Hitta rätt PPM-lösning för att hjälpa dig att förstå hur arbetet fortskrider, samt vilka risker och beroenden som kan blockera framstegen i realtid.
Detta kommer att öka ditt PMO-värde genom att du får en bättre position för att förutse affärsledarnas behov. Om du förstår rapporteringen och analysen kan du skapa scenarier och insikter som behövs för att anpassa dig till ändrade planer och störningar. Detta kommer att hjälpa ledarna att fatta mer välgrundade beslut.
Det är där en effektiv PPM-lösning ökar ditt PMO-värde. Vägled ledningen genom en bedömning av dina projekt och portföljer, och prioritera pågående arbete baserat på det värde det ger organisationen.
Låt oss titta på PMO-värdet i verkligheten. Ett ledande företag inom molntjänster har gått ifrån oflexibla produktivitetsverktyg som kalkylblad och presentationsbilder för rapportering.
De optimerade användningen av Planviews marknadsledande PPM-lösning för att skapa en enda sanningskälla. Detta förbättrade ledningens beslutsfattande och hjälpte ledningen att identifiera och övervinna utmaningar som undergräver deras värdeskapande.
Nu är det dags att få det bästa PMO-värdet
Det är just i tider av osäkerhet som PMO:s värdeerbjudande bör vara tydligast.
Det kan verka som en bra idé att minska kostnaderna för att spara i dag, men det kan kosta dig på sikt. Att avveckla PMO eller skära ned på viktig teknik, t.ex. projektportföljhanteringslösningar, är en kortsiktig lösning. Ett problem som kan påverka din organisation negativt på ett sätt som du inte kan föreställa dig.
Det är nu som ditt PMO har störst möjlighet att ta ett steg framåt och bli den strategiska drivkraften för att skapa värde i din organisation. Genom att snabbt anpassa dig till förändringar och hålla projekten i linje med företagets vision och mål kan du bevisa PMO:s värde och hjälpa ditt företag att klara stormen.
Få tillgång till Planviews projektportföljhantering on-demand demo för dagens moderna PMO för att få veta mer. Upptäck hur Planviews PPM-lösning stärker din organisation i tider av ekonomisk osäkerhet genom att öka din reaktionsförmåga och anpassningsförmåga, så att din portfölj förblir i linje med företagets strategi.
