En framgångsrik projektledare strävar alltid efter en återkommande uppsättning arbetsflöden, verktyg och affärsrelationer, men de måste också vara tillräckligt skickliga för att hantera ad hoc-förfrågningar. Dessa snabba projekt med snabb omställning dyker vanligtvis upp helt plötsligt och kan innebära otroliga störningar i den dagliga arbetsprocessen.
Nyckeln till att hantera förfrågningar i farten är möjligheten att förbereda sig ännu snabbare. Att leverera stor avkastning på investeringar inom kortare tidsramar är en färdighet som man ofta lär sig genom försök och misstag. Den verkliga hemligheten ligger i det faktum att du inte behöver vara ett geni, du behöver bara lite struktur.
Att skapa en process för något som känns kaotiskt kan vara en av de största utmaningarna i projektledning. För att kunna organisera dig måste du därför först förstå vad som verkligen definierar en "ad hoc"-förfrågan.
Vad är en ad hoc-förfrågan?
En ad hoc-förfrågan i branschen projektledning är vanligtvis en uppgift eller ett jobb som var oväntat och därför till stor del oplanerat. Det är som en överraskning som dyker upp mitt i en hektisk arbetsvecka. Ad hoc-projekt är unika av följande skäl:
Tidsperiod
Projekt med snabb leverans har kortare tidsramar än vanliga arbeten. Därför är det mycket svårare att planera för dem. Om en PM tidigare har fastställt en standard för hur hanteringen av ad hoc-projekt ska gå till, har han redan ett försprång.
Lokaliserad påverkan
Lager-projekt har vanligtvis flera affärsenheter som är involverade i hanteringen av förfrågningar. De kan till och med ingå i en portfölj av inbördes beroende uppgifter. Ad hoc-projekt är dock vanligtvis inriktade på ett enda mål och/eller en specifik grupp människor.
Mindre resurskrävande
Eftersom dessa satsningar alltid sker i sista minuten kan det vara svårt att få tag på resurser . Ett ad hoc-projekt kräver omedelbar uppmärksamhet, vilket inte alltid ger gott om tid för nätverkande. "Ad hoc" innebär att PM:arna ska använda sig av minimala resurser i korta fall.
Hantering av ad hoc-förfrågningar
Trots behovet av att utveckla en egen unik plan finns det vissa universella metoder för att hantera ad hoc-förfrågningar. Här är några sätt att underlätta för en upptagen PM att utföra dessa uppgifter:
Prioritera riskerna
Många av de traditionella förfarandena för projektledning har förkortats av ad hoc-förfrågan. Det är viktigt att förutse svagheter och sårbarheter under planeringsfasen. Var försiktig med vilka risker som förbigås för att spara tid. I denna situation är det endast lämpligt att bedöma risker som är knutna till värdet. Annars kan du låta bli att göra det.
Flexibilitet
Att hantera allt i sista minuten kräver otroligt tålamod och flexibilitet. Förmågan att anpassa sig snabbare till förändringar och därmed uppnå målen snabbare är en gemensam egenskap hos framgångsrika PM:s. Detta kan enkelt uppnås genom kontinuerlig synlighet, intuitiva gränssnitt och noggrann delegering. Fullständig rapportering kommer också att underlätta ökad öppenhet.
Transparens
För att eliminera kaos i en kaotisk situation måste man få allt att komma fram i ljuset. Att skapa öppenhet i ett ad hoc-projekt garanterar 24/7 ansvarighet och är också ett snabbt sätt att skapa förtroende. Att koppla samman människor med hela sammanhanget för deras arbete kommer alltid att öka effektiviteten.
Arbeta smartare
Molnbaserad programvara för projekthantering är nyckeln till att ta på sig mer än du kan tugga. Det beror på att när uppgifterna automatiseras finns det mer tid att hantera projekten. Genom att automatisera enkelt administrativt arbete med hjälp av ett smart program blir det inte lika stressigt att ta itu med ad hoc-uppgifter som tidigare. Med andra ord, låt roboten göra de enkla men tidskrävande uppgifterna.
Det värsta du kan göra är att säga nej till fler affärer, så om du just har gått med på ännu ett ad hoc-projekt har du redan vunnit. Att kunna fånga upp allt som kastas mot en är vad som skapar framgångsrika projektledare. Ad hoc bör inte fruktas - det bör vördas. Och med rätt organisation och moderna verktyg är den öppna acceptansen en barnlek.
