I ett tidigare inlägg diskuterade vi hur man kan fatta bättre strategiska beslut genom att använda holistisk planering. Enkelt uttryckt: portföljplanering bör alltid börja med att först tänka på de önskade resultaten Detta innebär att alla beslut om att ta på sig nytt arbete eller omprioritera arbete styrs av organisationens slutmål (som illustreras i Figur 2 i december 2016 Forrester-rapporten "Eight Steps For Building Strategic Portfolio Management").
I slutändan säkerställer detta att rätt arbete utförs. Men hur ser det egentligen ut? Genom att fokusera på önskade resultat kan du föra mycket bättre samtal med intressenterna om avvägningar. Detta gör att du kan ta dig an det mest värdefulla arbetet för organisationen.
När det gäller att fatta beslut om avvägningar finns det några frågor att ställa:
- Finns det verkligen ett behov av detta initiativ?
- Finns det kvantifierbara resultat i samband med detta initiativ?
- Finns det någon osäkerhet om detta initiativ?
Enligt Forrester "måste ledare som planerar nya initiativ ta hänsyn till ett antal faktorer för att avgöra vilket initiativ som kommer att ge mest värde för organisationen. Dessa omfattar identifiering av behovet av initiativet, kvantifierbara resultat, alternativ och osäkerhetsområden. Genom att använda portföljen för att identifiera scenarier kan företagen hitta den bästa lösningen."
Låt oss också titta på varför det är viktigt att ha insyn i hela portföljen innan beslut om nya projekt fattas. Cheferna behöver till exempel denna information när de ska bedöma hur det nya arbetet påverkar dina resurser, till exempel:
- Har vi den kompetens som krävs för att genomföra nya initiativ?
- Har personerna med rätt blandning av färdigheter för närvarande bandbredd?
- Är det nödvändigt att lägga ut verksamheten på entreprenad i dagsläget?
- Kan initiativet vänta tills ditt folk har bandbredd?
Med detta i åtanke blir den stora bilden mycket tydligare och det är lättare att prioritera nya och befintliga projekt. Återigen handlar det om att välja det arbete som ger mest värde. Det är oundvikligt att denna process kommer att avslöja potentiellt oplanerat arbete som kan kräva att resurserna omfördelas till initiativ av mindre värde.
Lättare sagt än gjort? Visst, men ett sätt att åstadkomma detta är att skapa och experimentera med flera scenarier för dig och dina intressenter. Detta hjälper beslutsfattare på alla nivåer att göra bättre val - särskilt när det nya arbetet involverar tvärfunktionella team. Det ger också en tydligare bild av hur ett visst scenario påverkar resurser och ekonomi innan uppdaterar din handlingsplan.
Vill du veta mer om hur du kan fatta smartare avvägningsbeslut för att förbättra dina prioriteringsprocesser? Läs den nya Forrester-rapporten "Eight Steps for Building Strategic Portfolio Management ," för att se:
- Varför det är viktigt att ha rätt intressent i rummet för att förhindra att affärsresultat blir politiska.
- Hur du kan använda portföljhantering för utveckling av färdplaner och verklighetskontroller
- Vilka är de viktigaste KPI:erna som kommunicerar värde till din publik?
Hur hanterar du för närvarande avvägningsbeslut med intressenter och chefer? Vilka metoder använder ni för att prioritera de initiativ som kommer att ge mest värde för verksamheten? Jag vill gärna höra från dig - dela gärna med dig genom att lämna en kommentar nedan.
