I många företag sitter projektledare och resursansvariga varje vecka i ett möte för att irriterande Produktivt möte för att diskutera vilka resurser som behövs i olika projekt och komma överens om resursfördelningen. Detta görs vanligtvis på grundval av information som samlas in i kalkylblad som projektledare och resursförvaltare gör och delar med sig av. Om projektledarna har ett projektledningssystem matar de naturligtvis in all den information som de kommit överens om i systemet. Det är åtminstone teorin.
I den här modellen finns det dock många områden där misstag kan begås, och den är naturligtvis inte "styrbar" - det är mycket svårt att se till att affärsreglerna och policyn verkligen följs eftersom allting sker via kalkylblad, samtal och telefonsamtal, allt utanför systemet. Denna typ av styrning bygger på att resursförvaltarna litar på att projektledarna gör rätt saker.
Men när resursförvaltare behöver veta var deras resurser är fördelade, av budget-, effektivitets- eller smidighetsskäl, måste de titta in i varje projekt för att se tilldelningarna. Om du är resursförvaltare är det ganska lätt att tappa kontrollen över vad dina resurser arbetar med. Vi får faktiskt ofta höra detta från våra kunder. Projektledarna behöver resurser för att genomföra sina projekt, men resurserna arbetar för andra personer som inte behöver känna till alla detaljer i projekten, utan bara veta vad deras medarbetare arbetar med.
Vi är glada att kunna presentera en reviderad resursarbetsbänk som gör att resursförvaltare inte bara kan se vad deras resurser arbetar med, utan också hur väl utnyttjade de är. På så sätt kan alla projektintressenter - projektledare, resursförvaltare och ledning - se och kommunicera information baserad på samma data. Detta ger också resursförvaltare direkt möjlighet att hjälpa till med att bemanna projekt baserat på de resurser de har tillgängliga, och utnyttja projektledarnas förfrågningar för att tilldela resurser i enlighet med detta. Alla vinner på det.
I slutändan innebär detta inte bara färre av de välkända veckomötena där projektledare och resursförvaltare måste träffas och jämföra kalkylblad, utan allt är tillgängligt i verktyget - i vårt fall Innotas projektledningssystem - så risken för fel minskar avsevärt och nivån på transparens och styrning är mycket högre.
