Finansieringspraxis - det sätt på vilket företag fördelar budgetar internt - är ganska viktigt: Det avgör till stor del vilka projekt som prioriteras, hur teamen är strukturerade och hur avkastningen mäts. Om din organisation försöker implementera smidighet i stor skala kommer du snabbt att upptäcka att det finns begränsningar för traditionella, projektbaserade budgetar och tillhörande finansieringsmetoder som måste åtgärdas. Det är inte möjligt att verkligen uppnå organisatorisk smidighet utan att utveckla dessa metoder.
Nyckeln till en framgångsrik skalning av Agile är att anpassa budget- och finansieringsmetoderna till de affärsresultat som organisationen försöker uppnå. Ange: Lean budgeting.
Lean-Agile-budgeteringsmetoder bidrar till att minska finansieringens omkostnader och friktion, samtidigt som den finansiella styrningen bibehålls och budgeteringsmetoderna anpassas till Lean-Agile-målen. I det här inlägget berättar vi om begränsningarna med årliga, projektbaserade budgetar och hur Lean-budgeteringsmetoder hjälper organisationer att övervinna dem.
Begränsningarna med årliga, projektbaserade budgetar
Om du tänker på de viktigaste idéerna bakom Lean och Agile är det inte svårt att se hur en årlig, projektbaserad planering kanske inte stämmer överens med organisationens mål.
Årlig planering hindrar flexibilitet.
Årlig budgetering kräver att affärsenheterna presenterar sina idéer för PMO i en 12-18-månadscykel för att planera nästa års arbete. Dessa idéer granskas och prioriteras utifrån det värde som de uppfattas leverera. Sedan bildas grupper för varje projekt och slutligen börjar de arbeta, vanligtvis månader (ibland till och med år) efter att idéerna har slagit rot.
Att budgetera på årsbasis på det här sättet gör det otroligt svårt för organisationer att verkligen uppnå organisatorisk smidighet: Du kan inte anpassa dig för att möta kundernas behov i realtid om det tar ett år att få projekt finansierade. Det är också svårt att fatta riktigt lägliga, datadrivna beslut när man måste fatta dem 12-18 månader framåt i tiden.
Det är också mycket tid och energi som går åt till att utveckla, kommunicera, granska och godkänna idéer varje år - tid och energi som skulle kunna användas till att kontinuerligt leverera värde.
Skillnaden mellan Lean Budgeting och Lean Budgeting: Kontinuerlig leverans
Lean och Agile har sina rötter i idén om kontinuerlig leverans: Planering, genomförande och leverans av arbete på ett effektivt sätt, så att du snabbt kan samla in feedback och sedan upprepa cykeln. Grupperna använder de uppgifter de samlar in för att bestämma hur arbetet ska prioriteras på kort sikt.
Tillfälliga team uppnår sällan en hög prestationsnivå.
En annan begränsning med årlig, projektbaserad budgetering? Projektbaserad budgetering gör det svårt att uppnå högre nivåer av lagarbete och samarbete. Detta beror på att den bygger på kortvariga arbetsrelationer: När en idé prioriteras sätts ett tillfälligt team samman för att förverkliga den. En person kan ingå i flera sådana tillfälliga team, som alla kan bestå av helt unika personer, vilket gör det svårt att skapa nära arbetsrelationer. När projektet är avslutat upplöses teamet.
Tuckmans grupputvecklingsstadier är ett ramverk som kan förklara hur detta kan ha en negativ inverkan på moralen. Enligt ramverket måste grupper gå igenom vart och ett av dessa stadier för att kunna uppnå högre nivåer av prestanda och problemlösning. Etapperna är:
- Bildar
- Storming (konflikt)
- Normering (lära sig hur man löser konflikten).
- Prestationer (att arbeta tillsammans mot ett gemensamt mål)
Eftersom projektbaserade team är tillfälliga kan de bara bilda och storma - och aldrig uppleva de mer glädjande erfarenheterna av att normerar och utför. Du vet säkert av egen erfarenhet hur det är att kämpa för att arbeta med någon tills du får en djupare förståelse för vem de är, hur de arbetar och vilka specifika färdigheter de erbjuder. Efter att ha arbetat tillsammans inser man att de saker som gör er olika, faktiskt gör er starkare som team.
Ibland kommer grupperna inte ens till stormningsstadiet innan projektet avslutas - det är mindre sannolikt att människor föreslår stora förändringar eller kritiskt analyserar arbetet hos personer (eller själva projektresultatet) som de inte känner väl. Detta är olyckligt för alla, eftersom det innebär att teamet aldrig får uppleva några av fördelarna med samarbete, som alla är beroende av en viss grad av (sund) konflikt.
Skillnaden mellan Lean Budgeting och Lean Budgeting: Stabila team av team
Ett värdeflöde (eller affärsområde) definieras som en genomgående affärsprocess och de tillhörande åtgärder som en organisation vidtar för att leverera kundvärde, eller så kan det hänvisa till ett affärsområde som levererar värde, vanligtvis en produkt eller lösning, till en kund.
Oavsett hur en organisation för närvarande definierar ett värdeflöde är syftet med att organisera värdeflödet generellt sett detsamma: att leverera produkter och lösningar som inte bara kan vara projektbaserade och osammanhängande. Genom att anpassa arbete och finansiering till leveranserna skapas och förvaltas värde på ett effektivare sätt.
I stället för att försöka finansiera enskilda projekt tilldelar Lean-metoden budgetar till värdeflöden, med riktlinjer för att definiera utgiftspolicy, riktlinjer och praxis för portföljen. Detta möjliggör flexibilitet, självständighet och snabbhet inom varje värdeflöde, samtidigt som sammanhållningen i hela portföljen bibehålls.
Beslut om budgetering fattas inom varje värdeflöde av de team som ingår i dem. Lean-Agile-team är långlivade och självorganiserande, vilket innebär att:
- Grupper når framgångsrikt grupputvecklingsstadierna normering och utförande och får högre nivåer av samarbete.
- Grupperna skapar starkare arbetsrelationer, vilket resulterar i högre arbetskvalitet och bättre arbetsmoral.
Ta itu med projektbaserade budgeteringsutmaningar med Lean budgeting
Som du kan se är traditionella kostnadsredovisningsmetoder feljusterade och kontraintuitiva för Lean-Agile-leveranser. Lyckligtvis finns det ett sätt att upprätthålla finansiell och lämplig styrning samtidigt som man minimerar den traditionella projektbaserade finansieringen och kostnadsredovisningen: Lean budgeting.
Med Lean budgeting kan företag få det bästa av två världar: en process för värdeskapande som är mycket mer dynamisk och lyhörd för marknadens behov, samt tydlig insyn och ansvar för utgifterna. Om du vill veta mer kan du ladda ner hela e-boken, "7 Stages to Lean Budgeting Success."
Läs del två av denna serie här.
